שלב 2 - פרופילים והרשאות
שלב 2 - ניהול פרופילים והרשאות במערכת - אונבורדינג
שלב 2 - פרופילים והרשאות
הגדרת פרופילים והרשאות היא שלב קריטי בתהליך האונבורדינג של משרד רואי חשבון במערכת פינבוט. תהליך זה מאפשר לך להתאים את רמות הגישה של כל משתמש בהתאם למבנה המשרד ולהגדיר בדיוק מי יכול לראות ולבצע פעולות בכל חלק במערכת.
סקירה כללית
מתי להשתמש
- בעת הקמת משרד חדש במערכת פינבוט כחלק מתהליך האונבורדינג הראשוני
- כאשר מתבצע שינוי במבנה הארגוני של המשרד ויש צורך להתאים את ההרשאות (דרך מסך פרופילים והרשאות באזור אישי)
- בעת קליטת עובדים חדשים וצורך בהגדרת הרשאות מתאימות לתפקידם
דרישות מקדימות
- הרשאות אדמין או בעלים (Super Admin) במערכת פינבוט
- הבנה של המבנה הארגוני של המשרד והתפקידים השונים
- מיפוי מקדים של צרכי הגישה למערכת עבור כל בעל תפקיד במשרד
דגשים חשובים
- ✓ המערכת מציעה מבנה היררכי מובנה של תפקידים המותאם למשרדי רואי חשבון והנהלת חשבונות
- ✓ ההרשאות במערכת פינבוט מוגדרות לפי מודולים ולא לפי פעולות בודדות
- ✓ כל שינוי ברמת התפקיד משפיע אוטומטית על כל העובדים המשויכים לתפקיד זה
- ✓ כל עובד יכול להיות משויך לתפקיד אחד בלבד - במידה ונדרשות הרשאות מורכבות, יש ליצור תפקיד חדש המשלב את ההרשאות הנדרשות
שלבי התהליך
1 כניסה לשלב 2 - ניהול פרופילים והרשאות
התקדם שלב לאחר אישור פרטי משרד למסך פרופילים והרשאות
2 סקירת התפקידים המובנים במערכת
במסך שנפתח, בצד ימין תוכלו לראות את רשימת התפקידים המוגדרים במערכת. במעמד האונבורדינג, המערכת מציעה תפקידים מובנים כגון:
- בעלים (Owner/Super Admin)
- מנהל מערכת (Admin)
- רואה חשבון (Accountant)
- יועץ מס (Tax Advisor)
- מנהל חשבונות בכיר
- מנהל חשבונות
- מנהל חשבונות חיצוני
- מנהל משרד
דוגמה: במשרד רואי חשבון טיפוסי, השותפים יוגדרו כבעלים, מנהלי צוותים כמנהלי מערכת, רואי חשבון מוסמכים כרואי חשבון, ומנהלי חשבונות בדרגות שונות בהתאם לניסיונם והכשרתם.
3 הבנת מבנה ההרשאות והגדרתן לכל תפקיד
בחרו תפקיד מהרשימה בצד ימין כדי לצפות ולערוך את ההרשאות שלו. לכל תפקיד ניתן להגדיר הרשאות בתחומים הבאים:
- הנהלת חשבונות
- שידורים (לרשויות המס)
- חיובי לקוחות
- מערכת ניהול
- ניהול משרד
סמנו או בטלו את הסימון בתיבות הבחירה ליד כל הרשאה בהתאם לצרכי התפקיד במשרדכם.
שים לב: אם ברצונכם לאפשר למשתמש לבצע שידורים מתוך מערכת הניהול, עליכם לסמן הן את הרשאת "מערכת ניהול" והן את הרשאת "שידורים". אם תסמנו רק "שידורים" ללא "מערכת ניהול", המשתמש יוכל לבצע שידורים רק מתוך השוברים עצמם.
4 יצירת תפקיד חדש (אופציונלי)
אם התפקידים המובנים אינם מספקים את צרכי המשרד, ניתן ליצור תפקידים חדשים:
- לחצו על כפתור "הוסף תפקיד חדש" בחלק העליון של המסך
- הזינו שם לתפקיד החדש (למשל: "אחראי שכר", "מנהל לקוחות VIP")
- סמנו את ההרשאות הרלוונטיות לתפקיד החדש
- השינויים יישמרו אוטומטית
דוגמה: אם במשרדכם יש עובד האחראי הן על הנהלת חשבונות והן על תחום השכר, ניתן ליצור תפקיד ייעודי בשם "אחראי הנה"ח ושכר" עם ההרשאות המתאימות לשני התחומים.
5 שיוך תפקידים למשתמשים
לאחר הגדרת התפקידים וההרשאות, יש לשייך את התפקידים למשתמשים במערכת (במסך הבא - אינדקס עובדים):
- נווטו למסך "אינדקס עובדים" דרך תפריט הניהול
- בחרו עובד קיים או הוסיפו עובד חדש
- בשדה "תפקיד", בחרו את התפקיד המתאים מהרשימה הנפתחת
- שמרו את השינויים
טיפ: בעת קליטת עובדים חדשים במשרד, מומלץ להגדיר מראש את התפקיד המתאים להם במערכת כדי שיקבלו את ההרשאות הנכונות מהרגע הראשון.
✓ סיום והשלמת התהליך
לאחר הגדרת כל התפקידים וההרשאות ושיוך המשתמשים לתפקידים המתאימים, תהליך הגדרת הפרופילים וההרשאות הושלם. המשתמשים יוכלו כעת להתחבר למערכת ולראות רק את המסכים והפונקציות שהוגדרו עבורם.
הצלחה: התהליך הושלם בהצלחה כאשר:
- כל התפקידים הנדרשים במשרד הוגדרו במערכת
- לכל תפקיד הוגדרו ההרשאות המתאימות
- כל המשתמשים שויכו לתפקידים המתאימים להם
- המשתמשים מצליחים להתחבר למערכת ולראות את המסכים הרלוונטיים לתפקידם
שאלות נפוצות
האם ניתן לתת לעובד יותר מתפקיד אחד?
לא, כל עובד יכול להיות משויך לתפקיד אחד בלבד במערכת. אם עובד ממלא מספר תפקידים במשרד, מומלץ ליצור תפקיד חדש המשלב את כל ההרשאות הנדרשות לביצוע כל התפקידים.
מה ההבדל בין הרשאות מערכת ניהול והרשאות שידורים?
הרשאות מערכת ניהול מאפשרות לבצע פעולות במערכת עצמה (צפייה ועריכת נתונים), בעוד הרשאות שידורים מאפשרות לבצע שידורים לרשויות המס. כדי לאפשר שידורים מתוך מערכת הניהול, יש לסמן את שתי ההרשאות.
האם שינוי הרשאות לתפקיד ישפיע על כל העובדים בעלי אותו תפקיד?
כן, שינוי הרשאות הינו רוחבי. כל שינוי ברמת התפקיד ישפיע באופן אוטומטי על כל העובדים המשויכים לתפקיד זה. לכן, יש לשקול היטב את השינויים בהרשאות תפקידים קיימים.
האם ניתן למחוק תפקיד קיים?
ניתן למחוק תפקיד רק אם אין משתמשים המשויכים אליו. יש לשייך תחילה את כל המשתמשים לתפקידים אחרים ורק אז למחוק את התפקיד הלא נדרש.
מי יכול לשנות הרשאות במערכת?
רק משתמשים בעלי הרשאות אדמין או בעלים (Super Admin) יכולים לגשת למסך ניהול ההרשאות ולבצע שינויים. זאת כדי לשמור על אבטחת המידע ולמנוע שינויים לא מורשים.
תהליכים קשורים
תוכן עניינים
מאמרים קשורים
-
מסך פרופיל הרשאות
צפייה ועריכת הרשאות ותפקידים במשרד
המשך למאמר -
הקמת כרטיס חשבון ברמת הגדרות המשרד
הסברים על הקמת כרטיסי חשבון ברמה רוחבית משרדית
המשך למאמר -
מסך חיבור מייצג לרשות המיסים
חיבור משרד מייצג לשע"מ לצורך דיווחים
המשך למאמר