כדי להתחיל בתהליך העברת מסמכים, ראשית עליך לבחור את התיקייה שבה נמצאים המסמכים שברצונך להעביר. נווט אל בסרגל הכלים למודול "תיקיות וארכיון"

לאחר בחירת התיקייה, יוצגו בפניך כל המסמכים הנמצאים בה. כעת עליך לבחור את המסמכים שברצונך להעביר, המערכת מאפשרת לבחור מסמכים ספציפיים באמצעות סימון פשוט. ניתן לסמן מסמך בודד או מספר מסמכים בו-זמנית, בהתאם לצורך.

לאחר שבחרת את המסמכים, עליך לבחור את פעולת ההעברה הרצויה:

1. להעברה לתיקייה אחרת: יש ללחוץ על אפשרות "העברה לתיקייה" (או מתפריט 3 הנקודות בצד שמאל בטבלה או בכפתור העבר לתיקייה מעל הטבלה) ובחרו את תיקיית היעד מהרשימה שתופיע.
2. להחזרת מסמכים למצב "לטיפול": לחץ על אפשרות "איחזור מסמכים לטיפול".

לאחר העברת המסמכים, תוכל לגשת אליהם בתיקייה שאלייה הועברו המסמכים. נווט אל התיקייה שאליה העברת את המסמכים ותוכל לראות אותם ברשימה.

לאיתור מהיר של מסמכים במערכת, ישנם 2 אפשרויות חיפוש וסינון:

חיפוש חופשי
ניתן לרשום בשפה חופשית קריטריונים שונים במסמך
חיפוש ע"י לחיצה על שדה "סינון"

1. לחץ על אפשרות "סינון" בחלק העליון של רשימת המסמכים
2. בחר בסינון לפי תאריך יצירה של המסמך
3. הגדר את טווח התאריכים הרצוי
4. לחץ על "סנן" כדי לראות את התוצאות המסוננות

לאחר שהעברת את המסמכים לתיקייה הרצויה וביצעת את כל הפעולות הנדרשות, התהליך הושלם. המסמכים נמצאים כעת במיקומם החדש ומאורגנים לפי הצורך.

במערכת פינבוט, מסמך יכול להימצא בתיקייה אחת בלבד בכל רגע נתון. עם זאת, ניתן להשתמש בתגיות כדי לסווג מסמכים לפי מספר קטגוריות במקביל, מה שמאפשר איתור קל גם ללא שכפול המסמך.

ניתן לבטל העברה על ידי בחירת המסמך בתיקייה החדשה והעברתו בחזרה לתיקייה המקורית באותו תהליך. פשוט בחר את המסמך, לחץ על "העברה לתיקייה" ובחר את התיקייה המקורית.

לא, העברת מסמך בין תיקיות משנה רק את מיקומו במערכת ולא את תוכנו. כל המידע, ההערות והשינויים שבוצעו במסמך נשמרים גם לאחר העברתו.

כן, מערכת פינבוט מאפשרת חיפוש וסינון מסמכים לפי מגוון קריטריונים, כולל שם המסמך, תוכן, סוג המסמך, תגיות ועוד. השתמש באפשרויות החיפוש החופשי כדי למצוא מסמכים לפי הקריטריונים הספציפיים שלך.

אין הגבלה מעשית על כמות המסמכים שניתן להעביר בפעולה אחת.