מסך סיווג / טיפול במסמכים
סיווג המסמך לטיפול
תוכן עניינים
דגשים חשובים
- ✓ המסמכים עוברים עיבוד ראשוני באמצעות טכנולוגית OCR, בינה מלאכותית וצוות אנושי לוודא איכות דיוק פענוח
- ✓ המסך מחולק ל-3 חלקים: צד ימין מסמכים נוספים של אותו לקוח, צד ימין מרכזי - פירוט שדות הפקודה לסיווג ועריכה וצד שמאל תמונת המסמך
- ✓ ניתן לבחור אם המסמך עיקלט כפקודה זמנית או קבועה
- ✓ ניתן לבחור פקודה מורכבת אשר מאפשרת פיצול למספר שורות פקודות במסמך אחד
פונקציונאליות מסך סיווג מסמכים
חידוד תהליך קליטת המסמכים
לקוח קצה/העסק (לעיתים גם צד המשרד בשם העסק) מעלה מסמכים (דרך וואטסאפ, מייל הוצאות אישי, צילום/העלאה דרך האפליקציה)
המסמכים מתקבלים ומועברים לעיבוד ראשוני (סטטוס מסמכים בעיבוד), ניתן לראות את המסמכים שהתקבלו במסך מסמכים לטיפול
המערכת מעבדת את המסמכים ע"י טכנולגית OCR ובינה מלאכותית, כמו כן ישנו צוות אנושי שמוודא את איכות הקריאה ופענוח המסמכים (ולכן רמת הדיוק הגבוהה בשוק)
לאחר סריקת המסמך, סטטוס המסמך משתנה ל-"ממתין לטיפול" במסך במסמכים לטיפול ובלחיצה על המסמך יפתח מסך הסיווג כאשר שדות עיקריים כבר יהיו ממולאים אוטומטית כמו: מספר אסמכתא, חפ ספק, שם הספק וכו.
נותר רק למלא פרטים חסרים, לבחור אם לסווג כפקודה זמנית או קבועה, ופקודת היומן תיווצר ע"פ הגדרתכם.
שימו לב!
ניתן להחליט שלא להכניס את המסמך לספרים אלא לבחור תיקייה, לשלוח לארכיון הלקוח או להעביר לבירור אל מול הלקוח על המסמך
ניווט למסך זה
בכדי להיכנס לסיווג המסמך ישנם מספר דרכים:
דרך Dashboard
דרך מסך מסמכים לטיפול ע"י לחיצה על המסמך
מהטבלה נבחר מסמך וכעת יפתח לנו עמוד הסיווג המרכזי
שימו לב:
ניתן לבחור אם זה פקודת יומן רגילה או מורכבת בבחירה מעל פרטי המסמך
בחירת סוג מסמך ותיעוד
בחלק העליון של טופס הסיווג תוכלו להגדיר:
- • סוג התנועה (הכנסה/הוצאה)
- • סוג המסמך (חשבונית מס/קבלה/חשבונית מס קבלה)
- • מספר מסמך (מספר האסמכתא)
- • האם זו פקודת יומן רגילה או מורכבת (מעל פרטי המסמך)
הגדרת תאריכים
במסך הסיווג עליכם להגדיר שלושה תאריכים חשובים:
תאריך אסמכתא
התאריך המופיע על המסמך המקורי
תאריך ערך
התאריך שבו התבצעה הפעולה החשבונאית בפועל
תאריך למע"מ
התאריך הרלוונטי לדיווח המע"מ
הזנת נתונים כספיים
הזינו את הנתונים הכספיים הרלוונטיים:
סכום לרוה"ס
סכום המע"מ
סכום כולל
סוג מטבע
המערכת מבצעת חישובים אוטומטיים בהתאם לאחוזי המע"מ, ומציגה התראות במקרה של אי התאמה.
פעולות אפשריות
בחלק התחתון של המסך:
פעולות נוספות
תפריט פעולות מורחב
ניתן לבחור פקודה זמנית/קבועה
טיפול באמצעי תשלום
לחצו על "הוספת אמצעי תשלום" כדי להגדיר תנאי תשלום למסמך. תוכלו להגדיר:
תאריך תשלום
אמצעי תשלום
סכום התשלום
אחוז מהסכום הכולל
ניתן להוסיף מספר אמצעי תשלום למסמך אחד במקרה של פריסת תשלומים או תשלום ביותר ממקור אחד.
עבודה עם המסמך המקורי
בצד שמאל של המסך מוצג המסמך המקורי. כאן תוכלו:
- • להגדיל/להקטין את התצוגה
- • להוריד את המסמך למחשב
- • להעלות מסמך חדש או נוסף
- • ליצור קשר עם הלקוח בנוגע למסמך זה - בקרוב
יצירת פקודה מורכבת
אם נדרשת פקודת יומן מורכבת (כמו פיצול הוצאה למספר סעיפים):
בחרו באפשרות "פקודה מורכבת" בחלק העליון של המסך
הוסיפו שורות פקודה נוספות באמצעות כפתור "+"
הגדירו בכל שורה את החשבון, הסכום והפרטים הרלוונטיים
ודאו שסך כל הסכומים בחובה וזכות מאוזנים
צפייה במסמכים נוספים של הלקוח
מהסרגל הצדדי בצד ימין תוכלו:
- • לעבור בין מסמכים נוספים של אותו לקוח
- • לסנן ולהציג רק סוגים מסוימים של מסמכים
- • לראות את סטטוס הטיפול בכל מסמך
- • לזהות במהירות מסמכים שטרם טופלו
קישורים לתהליכים נוספים
שאלות נפוצות
מהי מטרת מסך סיווג המסמכים במערכת?
מסך סיווג המסמכים משמש כממשק המרכזי לעיבוד וקיטלוג מסמכים חשבונאיים. המטרה העיקרית היא לאפשר למשתמש לנהל את המסמכים שהתקבלו מהלקוחות, לפענח את המידע בהם, ולהפוך אותם לפקודות יומן זמנית או קבועה מדויקות באופן יעיל ונוח.
כיצד בנוי מסך סיווג המסמכים?
המסך מחולק לשני חלקים עיקריים עם חלק נוסף קטן מצד ימין של מסמכים נוספים לאותו לקוח:
בצד שמאל מוצג המסמך המקורי (כגון חשבונית או קבלה),
ובצד ימין נמצאים שדות הסיווג והעריכה לפרטי המסמך. מבנה זה מאפשר עבודה יעילה תוך השוואה מתמדת בין פקודת היומן למסמך המקורי.
מהו תהליך העובר על המסמך מרגע העלאתו ועד סיווגו הסופי?
התהליך מתחיל כאשר לקוח קצה (או רואה חשבון בשמו) מעלה מסמכים דרך אחד מערוצי השליחה (וואטסאפ, מייל, אפליקציה וכו'). המסמך נסרק באמצעות טכנולוגיית OCR ובינה מלאכותית, ולעיתים גם נבדק ידנית להבטחת דיוק. בתחילה המסמך נמצא בסטטוס "ממתין לעיבוד", ולאחר עיבוד ראשוני הסטטוס משתנה ל"ממתין לטיפול". בשלב זה מנהל החשבונות יכול לסווג את המסמך ולהפוך אותו לפקודה זמנית או קבועה.
מה ההבדל בין פקודה זמנית לפקודה קבועה?
פקודה זמנית ניתנת לעריכה מלאה ואינה משפיעה על הדוחות הכספיים. היא משמשת כטיוטה שמאפשרת שינויים ובדיקות לפני אישור סופי.
פקודה קבועה, לעומת זאת, משולבת באופן סופי בספרי החשבונות ומשפיעה על הדוחות הכספיים. לא ניתן לערוך פקודה קבועה, אלא רק לבטל אותה באמצעות פקודת סטורנו או פקודה נגדית.
האם ניתן לסווג עם מטבע זר?
במסך סיווג של המסמך ניתן לבחור סוג מטבע לחיצה על הקורדיון של בחירת סוג המטבע, בחירת סכום המרה ושער המטבע
תוכן עניינים
מאמרים קשורים
-
מסך מסמכים לטיפול
מסמכים לטיפול ופונקציונאליות מסך
המשך למאמר -
מסך פקודת יומן זמנית
עריכה וניהול פקודות יומן זמניות
המשך למאמר -
מסך יומן פקודות קבועות
הסברים על פקודות יומן קבועות
המשך למאמר