במסך הראשי של מערכת פינבוט יש לנווט בסרגל הכלים למודול “תיקיות וארכיון”, ניתן לצפות בכל התיקיות הקיימות במערכת. התיקיות מאורגנות בצורה היררכית, מה שמאפשר ניווט קל ומהיר בין קטגוריות שונות של מסמכים.

המערכת מאפשרת לבחור מסמכים ספציפיים באמצעות סימון פשוט. ניתן לסמן מסמך בודד או מספר מסמכים בו-זמנית, בהתאם לצורך.

לאחר בחירת המסמכים, ניתן להחזירם לטיפול באמצעות לחיצה על אפשרות "אחזור למסמכים לטיפול" מתפריט שלוש הנקודות או ע"י סימון ולחיצה על הכפתורים מעל הטבלה בצד שמאל. פעולה זו תעביר את המסמכים מהארכיון חזרה לרשימת המשימות לטיפול.

ניתן להעביר מסמכים מתיקייה אחת לאחרת בקלות. לאחר סימון המסמכים הרצויים, בחרו באפשרות "העבר לתיקייה" מהתפריט ובחרו את התיקייה היעד מהרשימה.

אחד היתרונות המשמעותיים של המערכת הוא היכולת לטפל במספר מסמכים בו-זמנית. כאשר יש צורך להחזיר מספר מסמכים לטיפול או להעביר קבוצת מסמכים לתיקייה ספציפית, ניתן לסמן את כל המסמכים הרלוונטיים ולבצע את הפעולה הרצויה בלחיצה אחת.

כן, המערכת מאפשרת סימון של מספר מסמכים בו-זמנית ולבצע עליהם פעולות קבוצתיות כמו העברה לתיקייה או החזרה לטיפול. פשוט סמנו את תיבות הסימון של כל המסמכים הרצויים, או השתמשו בכפתור "בחר הכל" כדי לסמן את כל המסמכים בתיקייה הנוכחית.

יש לסמן את המסמך הרצוי ולבחור באפשרות "החזר לטיפול" מתפריט הפעולות (שלוש נקודות). לאחר אישור הפעולה, המסמך יועבר מהארכיון חזרה לרשימת המשימות לטיפול של המשתמש שביצע את הפעולה.

סמנו את המסמך, בחרו באפשרות "העבר לתיקייה" מתפריט הפעולות ובחרו את התיקייה היעד מהרשימה. לאחר אישור הפעולה, המסמך יועבר לתיקייה החדשה. ניתן להעביר גם מספר מסמכים בו-זמנית באותה דרך.

לא, אין מגבלה מעשית על כמות המסמכים שניתן לאחסן בתיקייה במערכת פינבוט. עם זאת, לצורך התמצאות נוחה וניהול יעיל, מומלץ לארגן את המסמכים בצורה היררכית ולוגית, ולהשתמש בתיקיות משנה כאשר כמות המסמכים גדלה.

ניתן ליצור תיקייה חדשה באמצעות לחיצה על כפתור "צור תיקייה חדשה" ומתן שם לתיקייה. בתהליך היצירה ניתן גם לבחור תיקיית אב (אם רוצים ליצור תיקיית משנה) ולהגדיר הרשאות גישה למשתמשים שונים במערכת.