התחבר למערכת פינבוט ונווט להגדרות העסק ובחרו פרטי העסק, ובחלק האמצעי של עמוד אתרו את האזור המיועד להגדרת מייל אישי לשליחת הוצאות

כאן יש להוסיף תמונה: [מסך ניווט להגדרות העסק ולשונית פרטי עסק]

יצירת כתובת המייל האישית שלך:

1. הזן את החלק הראשון של כתובת המייל הרצויה בשדה המתאים
   (לדוגמה: אם תזין "expenses", כתובת המייל המלאה תהיה expenses@finbot-docs.co.il)
2. לחץ על כפתור "בדיקת זמינות" כדי לוודא שהכתובת שבחרת פנויה
3. אם הכתובת זמינה, לחץ על "שמור" כדי לאשר את הבחירה

 

לאחר שמירת כתובת המייל האישית:

1. תקבל הודעת אישור שהכתובת נשמרה בהצלחה
2. כתובת המייל האישית תופיע כעת באזור "מייל אישי לשליחת הוצאות"
3. לצד הכתובת יופיעו מספר כפתורים לניהול:
   • כפתור העתקה: להעתקת הכתובת ללוח
   • כפתור עריכה: לשינוי הכתובת
   • כפתור מחיקה: למחיקת הכתובת

כל הוצאה שתישלח לכתובת המייל האישית תועבר אוטומטית למערכת פינבוט וגם לכתובת המייל הרגילה שלך:

1. בדוק את תיבת המייל הרגילה שלך לקבלת העתקים של ההוצאות שנשלחו
2. היכנס למערכת פינבוט ובדוק ברשימת ההוצאות או בטבלת ההוצאות שההוצאות אכן נקלטו
3. עקוב אחר סטטוס הטיפול בהוצאות במערכת

כן, בכל עת תוכל לחזור להגדרות העסק > פרטי עסק, וללחוץ על כפתור העריכה ליד כתובת המייל האישית הקיימת. תוכל להזין כתובת חדשה ולבדוק את זמינותה. אם תשנה את הכתובת, זכור לעדכן את כל הספקים שלך בכתובת החדשה.

המערכת תומכת בפורמטים PDF, JPG ו-PNG. אם ספק שולח חשבונית בפורמט אחר או כלינק, היא לא תיקלט אוטומטית במערכת. עם זאת, מכיוון שהמייל מועבר גם לכתובת המייל הרגילה שלך, תוכל לראות את החשבונית ולהעלות אותה ידנית למערכת.

אין הגבלה על כמות ההוצאות שניתן לשלוח לכתובת המייל האישית, אך יש הגבלה על גודל הקבצים. המערכת מקבלת קבצים בגודל של עד 50 מגה בייט. אם ספק שולח קובץ גדול יותר, הוא לא ייקלט במערכת.

לא, כתובת המייל האישית מיועדת אך ורק לקבלת הוצאות. לא ניתן להשתמש בה לשליחת מיילים או לתקשורת דו-כיוונית. זוהי כתובת ייעודית לקבלת חשבוניות וקבלות בלבד.

אם תמחק את כתובת המייל האישית, היא תפסיק לקבל הוצאות באופן מיידי. כל ניסיון לשלוח הוצאות לכתובת זו יכשל והשולח יקבל הודעת שגיאה. אם תרצה להשתמש שוב בכתובת מייל אישית, תצטרך ליצור כתובת חדשה ולעדכן את הספקים שלך.