רשימת הוצאות
מערכת פינבוט מאפשרת לך לנהל ולעקוב אחר כל ההוצאות שהועלו למערכת באמצעות רשימת הוצאות מרכזית.
כלי זה מספק תצוגה מקיפה של סטטוס כל הוצאה, מספרי סימוכין, תאריכים וסכומים, ומאפשר לך לאתר במהירות מידע חיוני לצורך התנהלות פיננסית יעילה.
דגשים חשובים
- ✓ רשימת ההוצאות מציגה את כל ההוצאות שהועלו למערכת, כולל אלו שנקלטו, ממתינות לקליטה או נשלחו לארכיון
- ✓ לכל הוצאה מוקצה מספר סידורי ייחודי המאפשר מעקב הן בצד הלקוח והן בצד רואה החשבון
- ✓ ניתן לסנן ולחפש הוצאות לפי מגוון פרמטרים כגון תאריך, סכום, סטטוס או מספר סידורי
שלבי ביצוע ניהול וצפייה ברשימת הוצאות במערכת פינבוט
1. גישה לרשימת ההוצאות
כדי לצפות ברשימת ההוצאות, התחבר למערכת פינבוט ונווט לתפריט "הוצאות" בסרגל הניווט הימני . לאחר מכן, בחר באפשרות "רשימת הוצאות" מהתפריט הנפתח.
2. הבנת מבנה רשימת ההוצאות
לאחר כניסה לרשימת ההוצאות, תוצג בפניך רשימה של כל ההוצאות במערכת. לכל הוצאה מוצגים הפרטים הבאים:
- סטטוס ההוצאה (מסומן בצבע): נקלטה (ירוק), ממתין לקליטה (כתום), נשלח לארכיון (אפור), חשוד ככפול (אדום)
- סכום ההוצאה
- תיאור ההוצאה או שם הספק
- תאריך ההוצאה
- מספר סידורי
- מספר מסמך/חשבונית
- תמונה מוקטנת של ההוצאה (אם זמינה)
חשוב להבין את משמעות הסטטוסים השונים כדי לנהל את ההוצאות ביעילות:
נקלטה (ירוק)
ההוצאה אושרה ונקלטה במערכת הנהלת החשבונות
ממתין לקליטה (כתום)
ההוצאה נשלחה אך טרם נקלטה במערכת הנהלת החשבונות
נשלח לארכיון (אפור)
ההוצאה הועברה לארכיון ואינה פעילה
חשוד ככפול (אדום)
המערכת זיהתה שהוצאה דומה כבר קיימת במערכת
3. סינון וחיפוש הוצאות וצפיה בפרטי ההוצאה
כדי למצוא הוצאה ספציפית או קבוצת הוצאות, השתמש באפשרות של חיפוש חופשי.
💡 טיפ: לחיפוש הוצאה לפי מספר סידורי, הקלד את המספר בשדה החיפוש. זו הדרך המהירה ביותר לאתר הוצאה ספציפית.
לצפייה בפרטים מלאים של הוצאה מסוימת, לחץ על שורת ההוצאה ברשימה. יפתח חלון המציג את התמונה של ההוצאה .
📝 הערה: בחלון פרטי ההוצאה תוכל גם לראות את המספר הסידורי המלא, שמשמש לתיאום עם רואה החשבון.
קישורים לתהליכים נוספים
שאלות נפוצות
כיצד אוכל לאתר הוצאה לפי מספר סידורי?
הקלד את המספר הסידורי בשדה החיפוש בחלק העליון של רשימת ההוצאות. המערכת תציג את ההוצאה המתאימה למספר זה. המספר הסידורי משמש גם את רואה החשבון, כך שניתן לתאם בקלות בין שני הצדדים.
מה עושים כאשר הוצאה מסומנת כ"חשוד ככפול"?
כאשר הוצאה מסומנת כ"חשוד ככפול", זה רק עבור המידע עבורך, רואה חשבון מבצע בדיקה מהצד שלו במערכת, במידה ואכן מדובר בכפילות.
כיצד אוכל לדעת אם רואה החשבון כבר טיפל בהוצאה מסוימת?
הוצאה שטופלה על ידי רואה החשבון תופיע בסטטוס "נקלטה" (מסומנת בירוק). בנוסף, בחלון פרטי ההוצאה תוכל לראות את היסטוריית הטיפול בהוצאה, כולל תאריך ושעת הקליטה ושם המשתמש שטיפל בה.
תוכן עניינים
מאמרים קשורים
-
העלת הוצאה בודדת מהאפלקציה
המשך למאמר -
עבודה נכונה עם דוחות (רוה"ס ומאזן)
הסברים על עבודה נכונה עם דוח רווח הפסד או מאזן במערכת
המשך למאמר -
שליחת הכנסה בווטצאפ או במייל לאחר ההפקה
המשך למאמר