כיצד לבצע בדיקה שההוצאות שנשלחו נקלטו במערכת
מערכת פינבוט מאפשרת שליחת הוצאות במגוון דרכים, אך חשוב לוודא שההוצאות אכן נקלטו במערכת כראוי.
מאמר זה יסביר כיצד לשלוח הוצאות בצורה אופטימלית, לעקוב אחר קליטתן במערכת ולפתור בעיות נפוצות בתהליך העלאת ההוצאות.
דגשים חשובים
- ✓ המערכת שולחת מספר סידורי עבור כל הוצאה אשר נשלחה במייל או בווטצאפ אשר נקלטה בהצלחה - זהו המפתח לוודא קליטה תקינה
- ✓ מומלץ לא לשלוח יותר מ-10 הוצאות בו-זמנית בווטסאפ או במייל, כדי להקל על המעקב
- ✓ אם לא התקבל מספר סידורי להוצאה, סביר להניח שההוצאה לא נקלטה במערכת
- ✓ בעיות נפוצות בקליטת הוצאות קשורות לרישום כפול של משתמשים או פרטי התקשרות שגויים
- ✓ ניתן להקים כתובת מייל אישי לקבלת חשבוניות ישירות מספקים
שלבי ביצוע כיצד לוודא שההוצאות הועלו בהצלחה למערכת פינבוט
1. שליחת הוצאות למערכת
קיימות מספר דרכים לשליחה או העלאת הוצאות למערכת פינבוט:
א. דרך האפליקציה:
- פתח את אפליקציית פינבוט
- לחץ על "העלאת הוצאה" או "שליחת הוצאות"
- בחר את סוג ההוצאה (בודדת או מרובה)
- העלה את המסמך או צלם את ההוצאה
ב. דרך ווטסאפ: 0546850133
- יש לשמור את המספר באנשי הקשר
- שלחו את תמונת ההוצאה או קובץ PDF למספר הווטסאפ
- שלח עד 10 הוצאות בכל פעם לנוחות המעקב
- המתן לקבלת אישור עם מספר סידורי לכל הוצאה
ג. דרך מייל: Finbot.Expenses@gmail.com
- שלח את קבצי ההוצאות (תמונות או PDF) לכתובת המייל הייעודית של המערכת
- הגבל את כמות ההוצאות ל-10 בכל מייל
- המתן לקבלת מייל אישור עם מספרים סידוריים
ד. כתובת מייל ייעודית לספקים:
- הקם כתובת מייל אישית לקבלת חשבוניות ישירות מספקים למייל שלכם בפינבוט
- הנחה את הספקים לשלוח חשבוניות לכתובת מייל שהוקם בפינבוט
2. אימות קליטת ההוצאות
לאחר שליחת ההוצאות, חשוב לוודא שהן אכן נקלטו במערכת:
1. בדיקת אישורי קליטה:
- חשוב לקבל אישור עם מספר סידורי שההוצאה נקלטה.
- אם לא התקבל מספר סידורי, ההוצאה כנראה לא נקלטה ויש לפנות לתמיכה טכנית
2. בדיקה בטבלת הוצאות או רשימת הוצאות:
- היכנס למערכת פינבוט
- נווט ל"הוצאות" > "טבלת הוצאות" או "רשימת הוצאות"
- חפש את ההוצאות לפי תאריך, סכום או מספר סידורי
- ודא שכל ההוצאות ששלחת מופיעות ברשימה
📝 הערה: הוצאות שנקלטו יופיעו ברשימה גם אם טרם סווגו על ידי רואה החשבון.
3. טיפול בהוצאות שלא נקלטו
אם גילית שהוצאה לא נקלטה במערכת (לא התקבל מספר סידורי או ההוצאה לא מופיעה בטבלה):
1. נסה לשלוח שוב:
- שלח את ההוצאה שוב, רצוי בדרך אחרת (אם שלחת במייל, נסה דרך האפליקציה)
- ודא שהקובץ בפורמט נתמך (PDF, JPG, PNG) ובגודל סביר
2. פנה לתמיכה הטכנית:
- אם ההוצאה עדיין לא נקלטת, פנה לתמיכה הטכנית של פינבוט
- ספק פרטים מדויקים: מתי נשלחה ההוצאה, באיזו דרך, ואיזה הודעות קיבלת
6. הקמת כתובת מייל ייעודית לספקים
להקלת תהליך קליטת ההוצאות, שקול להקים כתובת מייל ייעודית לקבלת חשבוניות ישירות מספקים:
הגדרת העסק > פרטי העסק
- הקם את הכתובת במערכת פינבוט
- עדכן את הספקים הקבועים שלך לשלוח חשבוניות לכתובת זו
- המערכת תקלוט אוטומטית את החשבוניות שנשלחות לכתובת זו
קישורים לתהליכים נוספים
שאלות נפוצות
מה עושים אם חלק מההוצאות ששלחתי במייל לא נקלטו?
כאשר שולחים הוצאות במייל, המערכת בדרך כלל מציינת אילו קבצים לא נקלטו. בדוק את מייל האישור שקיבלת לאיתור הודעות שגיאה ספציפיות. שלח שוב רק את הקבצים שלא נקלטו, רצוי בפורמט אחר או בגודל קובץ קטן יותר. אם הבעיה נמשכת, פנה לתמיכה הטכנית.
כמה זמן לוקח עד שהוצאה מופיעה במערכת לאחר שליחתה?
בדרך כלל, הוצאות אמורות להופיע במערכת באותו רגע שקיבלת אישור ומספר סידורי. אם עברו יותר מ-30 דקות וההוצאה עדיין לא מופיעה, ולא קיבלת מספר סידורי, סביר להניח שיש בעיה בקליטה. במקרה כזה, נסה לשלוח שוב או פנה לתמיכה.
האם יש הגבלה על גודל הקבצים שניתן לשלוח?
כן, ישנה הגבלה על גודל הקבצים. בדרך כלל, המערכת מאפשרת העלאת קבצים בגודל של עד 50 מגה בייט. אם הקובץ גדול יותר, נסה לדחוס אותו או לחלק אותו למספר קבצים קטנים יותר.
מה קורה אם שלחתי את אותה הוצאה פעמיים בטעות?
המערכת מזהה הוצאות כפולות ומסמנת אותן בסטטוס "חשוד ככפול". אם שלחת הוצאה פעמיים בטעות, אחת מהן תסומן ככפולה. אין מה לדאוג זה סימון שגם הרואה חשבון שלכם יראה ויטפל בכפילויות.
תוכן עניינים
מאמרים קשורים
-
העלת הוצאה בודדת מהאפלקציה
המשך למאמר -
העלאת הוצאות כמקבץ באפלקציה
המשך למאמר -
רשימת הוצאות
המשך למאמר