היכנס למערכת פינבוט ונווט אל מודול פקודות היומן > מסמכים לטיפול זהו המקום בו מרוכזות כל פקודות היומן הממתינות לטיפול. ודא שאתה נמצא בתצוגת הפקודות הממתינות לטיפול.

סמן את הפקודות שברצונך לעבד באמצעות הקליטה המהירה. המערכת מאפשרת שתי שיטות סימון: סימון מרובה (מולטי) של מספר פקודות בו-זמנית באמצעות תיבות הסימון שלצד כל פקודה, או בחירה בפקודה בודדת לטיפול.

לאחר סימון הפקודות הרצויות, לחץ על כפתור "קליטה מהירה" המופיע בסרגל הכלים העליון. אם בחרת בפקודה בודדת, תוכל גם ללחוץ על תפריט שלוש הנקודות (⋮) שמופיע בצד הפקודה ולבחור באפשרות "קליטה מהירה" מהתפריט הנפתח.

אשר את פעולת הקליטה המהירה בחלון האישור שיופיע. המערכת תציג את מספר הפקודות שנבחרו לקליטה מהירה ותבקש את אישורך להמשך התהליך. לחץ על "אישור" כדי להמשיך.

המערכת תעבד את הפקודות שסומנו ותעביר אותן אוטומטית לסטטוס "פקודה זמנית". תוצג הודעת אישור המציינת את מספר הפקודות שהועברו בהצלחה. כעת הפקודות נקלטו במערכת אך עדיין ניתן לערוך אותן במידת הצורך.

לאחר העברת הפקודות לסטטוס זמני, תוכל לבחור לצפות בפקודות הזמניות, להמשיך לעבד פקודות נוספות, או לסיים את התהליך. אם ברצונך לבדוק את הפקודות שהועברו, לחץ על הקישור "צפה בפקודות זמניות" בהודעת האישור.

כדאי להשתמש בכפתור זה כאשר אתה בטוח שהפקודות תקינות ומלאות, למשל פקודות חוזרות או פקודות שכבר נבדקו בעבר. הפיצ'ר מתאים במיוחד לפקודות יומן שגרתיות וחוזרות שמופיעות באופן קבוע, כמו הוצאות שכר דירה, תשלומי ביטוח או הוצאות קבועות אחרות.

אמנם לא חובה, אך מומלץ מאוד. המערכת אינה מבצעת בדיקת תקינות לפני הקליטה המהירה, ולכן האחריות לוודא שהפקודות תקינות היא על המשתמש. בדיקה מקדימה תמנע טעויות שעלולות להיות קשות לאיתור בהמשך.

לאחר השימוש בכפתור הקליטה המהירה, הפקודות מועברות לסטטוס "פקודה זמנית". במצב זה, הפקודות כבר נקלטו במערכת אך עדיין ניתן לערוך אותן או לבצע בהן שינויים לפני אישור סופי.

כן, מאחר שהפקודות מועברות לסטטוס זמני, ניתן לחזור אליהן ולבטל את הקליטה או לערוך אותן במידת הצורך. כדי לבטל פקודה זמנית, פתח את הפקודה ולחץ על כפתור "בטל פקודה" או החזר אותה לסטטוס "ממתינה" באמצעות שינוי הסטטוס.

כן, ניתן להשתמש בקליטה מהירה על כל סוגי פקודות היומן במערכת. עם זאת, מומלץ להשתמש בפיצ'ר זה בעיקר עבור פקודות פשוטות וחוזרות. פקודות מורכבות או חדשות מומלץ לבדוק באופן מעמיק יותר לפני קליטתן.