כיצד יוצרים פקודת יומן ידנית חדשה
הסבר מקיף על יצירת פקודת יומן ידנית במערכת
יצירת פקודת יומן ידנית חדשה במערכת פינבוט
יצירת פקודת יומן ידנית במערכת פינבוט היא תהליך חיוני לרואי חשבון ומנהלי חשבונות המאפשר תיעוד מדויק של פעולות פיננסיות. התהליך המובנה במערכת מבטיח רישום חשבונאי תקין.
סקירה כללית
מתי להשתמש
- כאשר נדרש לתעד פעולה פיננסית שאינה מתבצעת באופן אוטומטי במערכת
- בעת הצורך לרשום הוצאות או הכנסות חריגות שדורשות תיעוד מיוחד
- כאשר יש לבצע תיקונים או התאמות בספרי החשבונות
דרישות מקדימות
- גישה למערכת פינבוט עם הרשאות מתאימות
- פרטי העסקה הפיננסית שיש לתעד (תאריך, סכומים, חשבונות רלוונטיים)
- מסמכים תומכים כגון חשבוניות או אסמכתאות (אם רלוונטי)
- בחירת הלקוח (עסק) הרלוונטי לעבודה
דגשים חשובים
- ✓ כל פקודה חדשה נוצרת במצב "זמני" כברירת מחדל ויש להעבירה למצב "קבוע" באופן יזום
- ✓ הקפידו על איזון בין סכומי החובה והזכות בפקודה לפני אישורה הסופי
- ✓ נצלו את אפשרויות התיעוד (הערות וצירוף מסמכים) ליצירת רשומה מלאה ומדויקת
- ✓ בחרו בתבנית המתאימה (רגילה או מורכבת) בהתאם למורכבות הפקודה
- ✓ שמירת פקודה כזמנית מאפשרת עריכה והתאמות בעתיד, בעוד פקודה קבועה מאושרת באופן סופי
שלבי התהליך
1 כניסה למסך פקודות יומן זמניות
היכנסו למערכת פינבוט ונווטו אל מסך " פקודות יומן " > "פקודות זמניות". זהו המסך ליצירת פקודות יומן חדשות במערכת.
2 בחירת סוג תנועה
בחרו את סוג התנועה הרלוונטי מהאפשרויות המוצגות בחלק העליון של המסך. בחירה זו תקבע את אופי הפקודה ואת השדות שיוצגו להמשך התהליך.
3 מילוי נתוני הפקודה
מלאו את כל הנתונים הבסיסיים של הפקודה:
- תאריך (שדה חובה)
- סכומי חובה וזכות
- סכום בשקלים
- פרטים נוספים לפי הצורך
שים לב: הקפידו על דיוק בנתונים אלה, שכן הם מהווים את ליבת הרישום החשבונאי. המערכת תתריע אם סכומי החובה והזכות אינם מאוזנים.
4 בחירת סוג המסמך
בחרו את סוג המסמך המתאים לפקודה בטבלה מהאפשרויות הבאות:
- חשבונית מס/קבלה
- חשבונית זיכוי
- מסמך לא להוצאות
- מסמך ללא מע"מ
טיפ: בחירת סוג המסמך המדויק תסייע בארגון ובסיווג נכון של הפקודות במערכת, ותקל על חיפוש ואיתור בעתיד.
5 הוספת הערות ותיעוד נוסף
הוסיפו הערות רלוונטיות לפקודה בשדה ההערות. הערות אלו יסייעו בתיעוד מדויק יותר ובהבנת הרקע והסיבה ליצירת הפקודה.
6 צירוף מסמכים ותמונות
צרפו קבצים ותמונות רלוונטיים לפקודת היומן באמצעות לחיצה על הכפתור של אייקון 
. ניתן להעלות מסמכים כגון חשבוניות סרוקות, אסמכתאות או כל מסמך אחר התומך בפקודה.
שים לב: צירוף המסמכים המקוריים מייצר תיעוד מקיף ומאורגן שמקל על עבודת הביקורת והמעקב, ומפחית את הצורך בשמירת מסמכים פיזיים.
7 בחירת סוג תבנית
בחרו את סוג התבנית המתאים לפקודה:
- תבנית רגילה - לפקודות פשוטות יחסית
- תבנית מורכבת - לפקודות הכוללות מספר רב של פרטים או חשבונות
טיפ: ניתן לעבור בין סוגי התבניות בכל שלב של התהליך, בהתאם לצורך ולמורכבות הפקודה.
8 אפשרות צפיה ועריכת הפקודה במסך ייעודי
במידה ותרצו ולאחר שמילאתם את הנתונים הבסיסיים של הפקודה החדשה, ניתן ללחוץ על תפריט 3 הנקודות בצד שמאל בטבלה, ולבחור בצפייה, המערכת תפתח לכם את מסך הפקודה בדומה למסך הסיווג מסמכים ותוכלו לערוך או לצפות בפקודה בדומה לתהליך הסיווג מסמכים - לבחירתכם
✓ קביעת סטטוס הפקודה ושמירה
בשלב האחרון, בחרו האם להפוך את הפקודה זמנית לפקודה קבועה:
- פקודה זמנית - מאפשרת עריכה והתאמות נוספות בעתיד
- פקודה קבועה - מאשרת את הפקודה באופן סופי
הצלחה: הפקודה נשמרה בהצלחה כאשר מופיעה הודעת אישור במערכת והפקודה מופיעה ברשימת הפקודות הזמניות או הקבועות, בהתאם לבחירתכם.
שאלות נפוצות
מה ההבדל בין פקודה זמנית לפקודה קבועה?
פקודה זמנית ניתנת לעריכה ושינוי, ומשמשת בדרך כלל לטיוטות או פקודות שטרם אושרו סופית. פקודה קבועה היא פקודה שאושרה סופית ונכללת בדוחות הפיננסיים הרשמיים. לאחר שפקודה הופכת לקבועה.
איך מצרפים מסמכים לפקודת יומן?
בתהליך יצירת הפקודה, לחצו על כפתור "אטב משרדי" ובחרו את הקובץ הרלוונטי מהמחשב. המערכת תומכת במגוון פורמטים כגון PDF, JPEG, PNG. לאחר העלאת הקובץ, הוא יהיה מקושר ישירות לפקודה ונגיש לצפייה בכל עת.
מתי כדאי להשתמש בתבנית מורכבת לעומת תבנית רגילה?
תבנית מורכבת מתאימה לפקודות הכוללות מספר רב של פרטים. תבנית רגילה מתאימה לפקודות פשוטות יותר, כמו רישום הוצאה בודדת.
האם ניתן לערוך פקודה לאחר שהפכה לקבועה?
ככלל, פקודות קבועות אינן ניתנות לעריכה ישירה. במקרה שנדרש תיקון, יש ליצור פקודת תיקון חדשה. בפקודה קבועה ניתן רק לבצע עריכה במספר אסמכתא, תאריך אסמכתא. זוהי אחת הסיבות שמומלץ לבדוק היטב את הפקודה כשהיא במצב "זמני" לפני העברתה למצב "קבוע".
תהליכים קשורים
תוכן עניינים
מאמרים קשורים
-
עריכת פקודות יומן קבועות במערכת פינבוט
מדריך מפורט לעריכת פקודות יומן קבועות במערכת פינבוט, כולל שלבי תהליך, דגשים חשובים ושאלות נפוצות
המשך למאמר -
מסך סיווג / טיפול במסמכים
סיווג המסמך לטיפול
המשך למאמר -
איך עושים סטורנו
מדריך מפורט לביצוע סטורנו (ביטול) לפקודות יומן במערכת פינבוט. המאמר מסביר את התהליך צעד אחר צעד, כולל דגשים חשובים ושאלות נפוצות.
המשך למאמר -
מסך פקודת יומן זמנית
עריכה וניהול פקודות יומן זמניות
המשך למאמר