בשלב זה יהיו כבר שדות ממולאים מראש שנתתם במעמד פתיחת המערכת. כעת ניתן לסקור את הפרטים, להוסיף ולערוך פרטים וכן לשמור ולעדכן את פרטי המשרד.

האדמין (מנהל המערכת) מגדיר את התפקידים וההרשאות במערכת. זהו שלב קריטי שמשפיע על אבטחת המידע ועל יכולת העבודה של כל עובד במשרד. מומלץ להכין מראש רשימה מסודרת של כל העובדים במשרד ולהגדיר בבירור מה ההרשאות הנדרשות לכל אחד מהם.

באמצעות אינדקס העובדים במערכת, ניתן להקים עובדים חדשים ולנהל את המבנה הארגוני של המשרד. בשלב זה ניתן גם להגדיר סניפים שונים, במידה והמשרד פועל במספר מיקומים. אינדקס העובדים מאפשר ניהול מרכזי ויעיל של כוח האדם במשרד, תוך שמירה על מבנה ארגוני ברור ומסודר.

בשלב זה מקימים ועורכים את ההירככיה החשבונאית של סוגי לקוחות (עסקים) שונים במערכת. הגדרה נכונה של סעיפים חשבוניים חיונית לניהול פיננסי תקין ולדיווח מדויק. אינדקס הכרטיסים מאפשר התאמה של המערכת לסוגי העסקים השונים של לקוחות המשרד.

השלב זה בתהליך האונבורדינג הוא ייבוא הנתונים למערכת. לפני ביצוע שלב זה, חשוב להכין את כל הקבצים הרלוונטיים מראש. ייבוא נתונים מסודר יבטיח שכל המידע ההיסטורי והנוכחי יהיה זמין במערכת החדשה, ויאפשר רציפות בעבודה השוטפת של המשרד.

שלב סופי זה הינו חשוב בכדי לייצר את יכולת לשדר ישירות ב-API לשע"מ את דיווחי המס השוטפים, תהליך שיחסוך זמן יקר. הגדרה נכונה של החיבור לרשות המיסים תאפשר עבודה יעילה ומהירה בהמשך.

לאחר השלמת כל השלבים הקודמים, תהליך האונבורדינג הושלם בהצלחה והמשרד מוכן לעבודה שוטפת במערכת פינבוט. כעת ניתן להתחיל בניהול לקוחות, הפקת דוחות, ניהול משימות ושימוש בכל הפונקציות המתקדמות שהמערכת מציעה ותועברו למסך הבית

לפני תחילת התהליך, מומלץ להכין רשימה מסודרת של כל העובדים במשרד והרשאותיהם, מבנה ארגוני הכולל סניפים (אם יש), רשימת סיפים חשבוניים ואינדקס כרטיסים לפי סוגי עסקים, וכן את כל הקבצים הרלוונטיים לייבוא נתונים.

האדמין (מנהל המערכת) הוא האחראי על הגדרת התפקידים וההרשאות במערכת. חשוב שהאדמין יהיה בעל הבנה מעמיקה של צרכי המשרד ושל מדיניות אבטחת המידע, כמו כן אדמין ראשי יכול לתת סמכויות אדמין לעובדים / שותפים נוספים במערכת.

לא, המערכת מאפשרת לדלג על שלבים מסוימים ולחזור אליהם מאוחר יותר. עם זאת, מומלץ להשלים את כל תהליך הזנת הנתונים לפני תחילת העבודה השוטפת, כדי להבטיח עבודה יעילה ומסודרת.

המערכת תומכת בייבוא מגוון סוגי קבצים, כולל קבצי אקסל, CSV, ייצוא מתוכנות הנהלת חשבונות אחרות ועוד. מומלץ להכין את הקבצים בפורמט המתאים לפני תחילת תהליך הייבוא.

נציגי התמיכה הטכנית וכן מנהל תיק הלקוח שלך זמינים לך בכל שעות הפעילות. תוכלו ליצור קשר במייל support@finbot.co.il, בטלפון *6453, או בוואטסאפ - 054-665-5212. בנוסף, ניתן להשתמש בכפתור העזרה בצד ימין מסרגל הכלים שיפתח את מאגר העזרה הכולל קישורים לסרטונים, אפשרות לפתיחת פניה לתמיכה, הרשמה לוובינרים ועוד.