היכנס למערכת פינבוט והתחבר עם פרטי המשתמש שלך. לאחר הכניסה, נווט אל האזור המרכזי "המשרד שלי" בתפריט הראשי > פילוח מסמכים.

במסך פילוח המסמכים, בחר את סוג התצוגה הרצוי:

• תצוגה חודשית מפורטת - לניתוח מעמיק של חודש ספציפי
• תצוגה שנתית - לראייה רחבה יותר ולזיהוי מגמות לאורך זמן

לאחר בחירת סוג התצוגה, בחר את התקופה הספציפית לניתוח:

• בתצוגה החודשית - בחר את החודש הרצוי (למשל, אפריל)
• בתצוגה השנתית - בחר את השנה הרלוונטית

לאחר טעינת הנתונים, המערכת תציג מידע מפורט על כל הלקוחות. בחן את הנתונים המוצגים:

• רשימת כל הלקוחות וסוג העסק שלהם
• כמות המסמכים הכוללת שהועברה במערכת עבור כל לקוח
• פילוח לפי מקור המסמכים (אפליקציה, מייל, וואטסאפ, הועלה ע"י המשרד)
• נתוני הכנסות והוצאות שנשלחו דרך המערכת
• סכום שכר הטרחה פר לקוח אל מול כמות העבודה

נתח את המידע המוצג כדי לזהות מגמות ולקבל החלטות מושכלות:

• זהה לקוחות שמעבירים כמות גדולה של מסמכים והקצה משאבים בהתאם
• אתר לקוחות שטרם העבירו מסמכים וצור עמם קשר
• בחן אילו ערוצי תקשורת (אפליקציה, מייל, וואטסאפ) מועדפים על לקוחות שונים
• זהה תשלום שכר טרחה אל מול כמות המסמכים (העבודה) שהעסק מייצר

המערכת שומרת נתונים היסטוריים לתקופה ארוכה. בתצוגה השנתית, תוכל לבחור שנים קודמות מהרשימה הנפתחת. עם זאת, זמינות הנתונים תלויה במועד שבו התחלת להשתמש במערכת פינבוט ובהגדרות השמירה של המשרד שלך.

אם זיהית לקוח שאינו מעביר מסמכים באופן סדיר, מומלץ ליצור עמו קשר באופן יזום. המערכת מאפשרת לשלוח תזכורות אוטומטיות ללקוחות. נווט אל כרטיס הלקוח, בחר באפשרות "שליחת תזכורת" והגדר את תוכן ההודעה ואת תדירות התזכורות.