נווט אל סרגל הכלים העליון במערכת פינבוט ולחץ על האפשרות "ייצוא/ייבוא". מתפריט האפשרויות שייפתח, בחר באפשרות "ייבוא קבצים" כדי להתחיל בתהליך.

 

לאחר הכניסה למסך ייבוא הקבצים, תוצג בפניך רשימת אפשרויות ייבוא. בחר באפשרות "ייבוא קובץ אחיד" מתוך האפשרויות המוצגות. המערכת תציג את מסך ייבוא קובץ אחיד עם האפשרויות הרלוונטיות.

במסך ייבוא קובץ אחיד, תוכל לראות אזור להעלאת קבצים. יש שתי דרכים להעלות את הקובץ:

לאחר העלאת הקובץ, המערכת תבצע בדיקה ראשונית של תקינות הקובץ. אם הקובץ תקין, תוכל להגדיר פרמטרים נוספים לייבוא, כגון:

יבוא קודי מיון : יש למלא את השדה הרלוונטי של קודי מיון וללחוץ על הכפתור “יצירה ושמירת מסומנים” 

לאחר שהמערכת תשמור את קודי מיון שסימנתם יש ללחוץ על “ המשך” 
במידה הצורך ניתן להקים סעיף חשבונאי מתוך המסך

יבוא כרטיסי חשבון : יש לעדכן את כל הנתונים ליבוא כרטיסי חשבון ולעדכן לאיזה כרטיס לשייך ומה קוד מיון, ניתן גם לשייך לכרטיס קיים במערכת.
 

במסך האישור, תוצג בפניך סקירה של הנתונים שעומדים להיות מיובאים. בדוק את הפרטים המוצגים וודא שהם תואמים את ציפיותיך. אם הכל תקין, לחץ על כפתור "אישור" או “ביטול ”

לאחר השלמת תהליך הייבוא, תוצג הודעת סיכום המפרטת את תוצאות הייבוא: כמה רשומות יובאו בהצלחה, האם היו שגיאות, וסיכום כללי של התהליך. 

התהליך הושלם בהצלחה כאשר הנתונים מהקובץ האחיד נקלטו במערכת ומופיעים במקומות הרלוונטיים (כרטיסי חשבון, תנועות, פריטים וכו'). מומלץ לבדוק מדגמית מספר רשומות כדי לוודא שהייבוא בוצע כהלכה.

המבנה האחיד תלוי בסוג הנתונים שאתה מייבא. באופן כללי, הקובץ צריך להיות בפורמט טקסט (TXT) או DAT עם שדות מופרדים בתו מיוחד (כגון פסיק או טאב). המערכת מספקת תבניות דוגמה שניתן להוריד מהמסך "ייבוא קובץ אחיד" כדי להבין את המבנה הנדרש.

אם המערכת מזהה שגיאות בקובץ הייבוא, היא תציג הודעת שגיאה עם פירוט הבעיות. יש לנסות לעלות את הקובץ שוב או לפנות לתמיכה טכנית.

אין אפשרות לבטל באופן אוטומטי ייבוא שכבר הושלם. לכן, חשוב מאוד לגבות את הנתונים לפני ביצוע ייבוא. במקרה של טעות, תצטרך לפנות למנהל המערכת או לשחזר את הגיבוי האחרון.

כן, במסך הגדרת הפרמטרים לייבוא, תוכל לבחור אילו שדות לייבא ואילו להתעלם מהם. 

משך הייבוא תלוי בגודל הקובץ ובכמות הנתונים. קבצים קטנים (עד מאות רשומות) יכולים להיות מיובאים תוך שניות או דקות בודדות. קבצים גדולים (אלפי רשומות ומעלה) עשויים להימשך זמן רב יותר. המערכת תציג מד התקדמות במהלך הייבוא.