יבוא קובץ במבנה אחיד
יבוא קובץ במבנה אחיד הוא תהליך המאפשר העברת נתונים חשבונאיים מתוכנות הנהלת חשבונות אחרות למערכת פינבוט.
התהליך כולל יבוא קודי מיון, כרטיסי חשבון ופקודות יומן, תוך שמירה על מבנה הנתונים ויצירת התאמות נדרשות למערכת פינבוט. תהליך זה חוסך זמן רב בהזנת נתונים ידנית ומבטיח דיוק בהעברת המידע למערכת.
דגשים חשובים
- ✓ המערכת מבצעת בדיקה אוטומטית האם כבר בוצע יבוא בתאריכים המבוקשים ולח.פ. העסק
- ✓ יבוא קודי מיון הוא שלב אופציונלי אך מומלץ לביצוע לפני יבוא כרטיסי חשבון
- ✓ ניתן לבחור אילו קודי מיון לייבא ולשנות את המספרים והשמות שלהם
- ✓ בעת יבוא כרטיסי חשבון, ניתן לשייך כרטיסים חדשים לכרטיסים קיימים או להקים כרטיסים חדשים
- ✓ המערכת תתריע על כרטיסים כפולים או שגיאות אחרות במהלך היבוא
- ✓ כל הפקודות מיובאות כפי שהן בקובץ המקורי, כולל טעויות אפשריות
- ✓ כרטיסי מערכת מקבלים קודי מיון 998 ו-999 על מנת לאזן את הנתונים
- ✓ לאחר היבוא יש לבצע התאמות והגדרות נוספות כגון עדכון אחוזי מע"מ
שלבי ביצוע יבוא קובץ במבנה אחיד
1. כניסה למודול יבוא/יצוא
נווט אל סרגל הכלים העליון במערכת פינבוט ולחץ על האפשרות "יצוא/יבוא". מתפריט האפשרויות שייפתח, בחר באפשרות "יבוא קבצים" כדי להתחיל בתהליך.
.png)
2. בחירת סוג היבוא והעלאת הקובץ למערכת
לאחר הכניסה למסך יבוא הקבצים, תוצג בפניך רשימת אפשרויות יבוא. בחר באפשרות "יבוא קובץ אחיד" מתוך האפשרויות המוצגות. המערכת תציג את מסך יבוא קובץ אחיד עם האפשרויות הרלוונטיות.
במסך יבוא קובץ אחיד, תוכל לראות אזור להעלאת קבצים. יש שתי דרכים להעלות את הקובץ:
- לחץ על האזור המסומן "לחצו כאן להעלאה" ובחר את הקובץ מהמחשב שלך.
- גרור את הקובץ ישירות מהמחשב שלך אל האזור המסומן "או גרור קובץ לכאן".
הערה: שים לב שקיימים סוגי יבוא שונים במערכת. ודא שאתה בוחר באפשרות המתאימה לסוג הקובץ שברשותך.
.png)
לאחר העלאת הקובץ, המערכת מבצעת בדיקות אוטומטיות לוודא שלא בוצע כבר יבוא לאותו ח.פ. ולאותה תקופה. אם כבר בוצע יבוא, תוצג הודעת אזהרה.
שים לב: יבוא כפול עלול ליצור כפילויות בנתונים ולגרום לבעיות בדוחות הכספיים.
3. יבוא קודי מיון (שלב אופציונלי)
בשלב הראשון, ניתן לייבא את קודי המיון מהקובץ האחיד. קודי המיון במערכת פינבוט מקבילים לקודי מאזן בתוכנות אחרות ומשמשים לסיווג כרטיסי החשבון.
טיפ: מומלץ לייבא את קודי המיון כדי לשמור על מבנה הנתונים המקורי ולהקל על תהליך המעבר.
במסך היבוא, תוכל:
- לבחור אילו קודי מיון לייבא
- לשנות מספרים ושמות של קודי מיון
- להוסיף סעיף חשבונאי מתוך החלון
שים לב: אם קוד מיון כבר קיים במערכת, תוצג הודעת אזהרה. לא ניתן להשתמש באותיות בקודי המיון, רק במספרים.
לאחר בחירת קודי המיון הרצויים, לחץ על "יצירה ושמירת מסומנים" ואז "המשך" למעבר לשלב הבא.
.png)
4. יבוא כרטיסי חשבון
בשלב השני, המערכת מציגה את כל כרטיסי החשבון מהקובץ האחיד, מקובצים לפי קודי המיון. עבור כל כרטיס, ניתן:
- לשייך לכרטיס קיים במערכת - כל הפקודות ישויכו לכרטיס הקיים
-
להקים כרטיס חדש - יש להגדיר:
- סוג כרטיס (לקוח, ספק, הוצאה, הכנסה וכו')
- רשות כרטיס משני (רלוונטי במוסדות)
- קוד מיון
שים לב: לא ניתן להשתמש באותיות במספרי הכרטיסים, רק במספרים. אם מספר כרטיס כבר קיים, תוצג הודעת אזהרה.
טיפ: המערכת מציגה עד 50 כרטיסים בכל מקטע. אם יש יותר מ-50 כרטיסים לאותו קוד מיון, הם יחולקו למספר מקטעים.
.png)
5. עדכון הגדרות מרוכז
ניתן לבצע עדכון הגדרות מרוכז לקבוצת כרטיסים באמצעות בחירה מולטית:
- סמן מספר כרטיסים ברשימה
- לחץ על "עדכון הגדרות עבור הנבחרים"
- הגדר את הפרמטרים הרצויים (סוג כרטיס, קוד מיון, שיוך לכרטיס קיים)
- כל הכרטיסים המסומנים יעודכנו בהתאם להגדרות שנבחרו
טיפ: כאשר משייכים כרטיס לכרטיס קיים, המערכת תמלא אוטומטית את סוג הכרטיס וקוד המיון בהתאם לכרטיס הקיים.
6. בדיקת שגיאות והשלמת נתונים
לפני המשך התהליך, המערכת בודקת אם כל הכרטיסים הוגדרו כראוי. אם ישנם כרטיסים שטרם שויכו או שחסרים בהם נתונים חיוניים, תוצג הודעת שגיאה עם פירוט הכרטיסים הבעייתיים.
חשוב: יש להשלים את כל הנתונים הנדרשים לכל הכרטיסים לפני המשך התהליך. אם אפילו כרטיס אחד לא מוגדר כראוי, התהליך לא יושלם.
לאחר שכל כרטיסי החשבון הוגדרו כראוי, המערכת מייבאת את פקודות היומן מהקובץ האחיד. הפקודות מיובאות כפי שהן בקובץ המקורי, כולל:
- תאריכים
- אסמכתאות
- סכומים
- תיאורים
שים לב:
- כל הפקודות נפתחות כפקודות קבועות
- במקרה של פקודות לא מאוזנות, המערכת משתמשת בכרטיס איזון אוטומטי תחת קוד מיון כרטיס מאזני
- תאריך מע"מ נקבע לפי תאריך האסמכתא
- המערכת מסמנת את הפקודות כמיובאות מקובץ אחיד עם מזהה ייחודי
7. יבוא פקודות יומן
לאחר שכל כרטיסי החשבון הוגדרו כראוי, המערכת מייבאת את פקודות היומן מהקובץ האחיד. הפקודות מיובאות כפי שהן בקובץ המקורי, כולל:
- תאריכים
- אסמכתאות
- סכומים
- תיאורים
שים לב:
- כל הפקודות נפתחות כפקודות קבועות
- במקרה של פקודות לא מאוזנות, המערכת משתמשת בכרטיס איזון אוטומטי תחת קוד מיון כרטיס מאזני
- תאריך מע"מ נקבע לפי תאריך האסמכתא
- המערכת מסמנת את הפקודות כמיובאות מקובץ אחיד עם מזהה ייחודי
8. סיכום וסיום התהליך
בסיום התהליך, המערכת מציגה סיכום של הפעולות שבוצעו:
- מספר קודי המיון שיובאו
- מספר כרטיסי החשבון שנוצרו
- מספר כרטיסי החשבון ששויכו לכרטיסים קיימים
- מספר פקודות היומן שיובאו
המשתמש מקבל גם הודעת דוא"ל עם סיכום התהליך.
במקרה של כישלון: אם התהליך נכשל בשל שגיאות, תוצג רשימה מפורטת של השגיאות. חשוב לציין שאם יש אפילו שגיאה אחת, כל התהליך נעצר ולא נקלטות פקודות במערכת.
.png)
קישורים לתהליכים נוספים
שאלות נפוצות
מה קורה כאשר מקימים עסק חדש ומייבאים קובץ במבנה אחיד?
כאשר מקימים עסק חדש, המערכת מייבאת תחילה את הרשומות המקוריות ולאחר מכן את הקובץ במבנה אחיד. חשוב לציין שמערכת פינבוט מחוברת לאפליקציה המאפשרת תשלומים במגוון אמצעים, ולכן חייבים להיות כרטיסי מערכת מעודכנים כברירת מחדל בהתאם לקופות שיש באפליקציה. ביבוא קובץ אחיד, כרטיסי מערכת מוקמים על קודי מיון 998 (כרטיסים מאזניים לא משויכים) ו-999 (כרטיסים תוצאתיים לא משויכים), ולאחר מכן יש לעדכן את קודי המיון בהגדרות.
מהו המבנה האחיד הנדרש לקובץ היבוא?
המבנה האחיד תלוי בסוג הנתונים שאתה מייבא. באופן כללי, הקובץ צריך להיות בפורמט טקסט (TXT) או DAT עם שדות מופרדים בתו מיוחד (כגון פסיק או טאב). המערכת מספקת תבניות דוגמה שניתן להוריד מהמסך "יבוא קובץ אחיד" כדי להבין את המבנה הנדרש.
האם ניתן לייבא מסמכים מהקובץ האחיד?
לא, תהליך היבוא מייבא רק פקודות יומן ולא מסמכים כגון חשבוניות, קבלות וכו'. המסמכים צריכים להיות מוזנים בנפרד למערכת.
האם יש צורך בהגדרות נוספות לאחר היבוא?
כן, לאחר יבוא הקובץ האחיד יש לבצע מספר הגדרות נוספות:
- עדכון אחוזי מע"מ בסוגי הוצאות (כגון חשמל), מכיוון שבקובץ האחיד אין נתונים אלה
- שיוך כרטיסי מערכת לקודי מיון מתאימים (במקום 998 ו-999)
- עדכון פרטי ספקים כגון כתובות ומידע ל-6111 (אם נדרש)
האם ניתן לבטל יבוא לאחר שהושלם?
אין אפשרות לבטל באופן אוטומטי יבוא שכבר הושלם. לכן, חשוב מאוד לגבות את הנתונים לפני ביצוע יבוא. במקרה של טעות, תצטרך לפנות לתמיכה טכנית.
כמה זמן אורך תהליך היבוא?
משך היבוא תלוי בגודל הקובץ ובכמות הנתונים. קבצים קטנים (עד מאות רשומות) יכולים להיות מיובאים תוך שניות או דקות בודדות. קבצים גדולים (אלפי רשומות ומעלה) עשויים להימשך זמן רב יותר. המערכת תציג מד התקדמות במהלך היבוא.
תוכן עניינים
מאמרים קשורים
-
כיצד לייצא קובץ במבנה אחיד
הסבר על יצוא קובץ אחיד במערכת
המשך למאמר -
העלת קבצי הכנסה ממערכת חיצונית
המשך למאמר -
כיצד לבצע בדיקה שההוצאות שנשלחו נקלטו במערכת
המשך למאמר