התחבר למערכת פינבוט ונווט אל מסך "מסמכים לטיפול" בתפריט הראשי. מסך זה מציג את כל המסמכים במערכת לפי הסטטוסים השונים שלהם, ומאפשר לך לסנן ולמיין אותם לפי צרכיך.

טיפ: השתמש בתצוגת הדשבורד לקבלת סקירה מהירה של כמות המסמכים בכל סטטוס, כדי לתכנן את העבודה היומית שלך.

בחנו את רשימת המסמכים בסטטוס אלו הם מסמכים שהועלו למערכת וכעת נמצאים בתהליך עיבוד ראשוני אוטומטי. אין צורך בהתערבות שלכם בשלב זה, אך חשוב להיות מודע לכמות המסמכים בעיבוד כדי לצפות את עומס העבודה הצפוי, 

ישנו גם סטטוס שהינו גם סטטוס בתהליך עיבוד - זה מסמך שנדרש לפצלו ושלחתם אותו לפיצול וכעת המערכת מעבדת אותו מחדש.

עבורו לרשימת המסמכים בסטטוס "ממתינים לטיפול". אלו הם מסמכים שעברו את העיבוד הראשוני ודורשים כעת את התערבותכם. לחצו על כל סטטוס מסמך בטבלה בכדי לפתוח אותו, בחנו את תוכנו, ובצעו את הפעולות הנדרשות: רישום פקודת יומן, שיוך לחשבון הנכון, או כל פעולה אחרת הנדרשת לטיפול במסמך.

בדקו את המסמכים בסטטוס אלו הם מסמכים שסומנו על ידכם כלא תקינים או חסרים ודורשים בירור נוסף מול הלקוח. לחץ על כל מסמך כדי לבחון את הסיבה לסימונו כ"לבירור". קבע אם נדרשת פנייה נוספות ללקוח לקבלת מסמך חדש או מידע נוסף, או אם ניתן לפתור את הבעיה באמצעים אחרים.

 בחנו את המסמכים המסומנים כ. המערכת מזהה באופן אוטומטי מסמכים דומים שעשויים להיות כפולים. השווה בין המסמכים החשודים וקבע אם אכן מדובר באותו מסמך שהועלה פעמיים. אם כן, השאר את אחד המסמכים ומחק את השני. אם מדובר במסמכים שונים שנראים דומים, סמן אותם בהתאם כדי שהמערכת לא תתריע עליהם שוב.

לאחר שטיפלתם בכל המסמכים בסטטוסים השונים, בדוק שוב את מסך "מסמכים לטיפול" כדי לוודא שלא נשארו מסמכים דחופים שדורשים את טיפולך. עדכן את הלקוחות הרלוונטיים לגבי סטטוס המסמכים שהיו בבירור, אם נדרש.

מסמך "בעיבוד" נמצא בתהליך עיבוד ראשוני אוטומטי על ידי המערכת, ואין צורך בהתערבות המשתמש בשלב זה. מסמך "ממתין לטיפול" כבר עבר את העיבוד הראשוני ודורש כעת פעולה מצד המשתמש, כמו רישום פקודה או שיוך לחשבון.

ראשית, בדוק את הסיבה לסימון המסמך כ"לבירור". אם המסמך לא תקין או חסר מידע, צור קשר עם הלקוח ובקש ממנו להעלות מסמך חדש או להוסיף מסמך נלווה. אם מדובר בבעיה אחרת, טפל בה בהתאם לנסיבות. לאחר פתרון הבעיה, ניתן להעביר את המסמך לסטטוס "ממתין לטיפול" ולהמשיך בתהליך הרגיל.

בדוק את המסמכים החשודים ככפולים והשווה ביניהם. אם אכן מדובר באותו מסמך שהועלה פעמיים, השאר את אחד המסמכים ומחק את השני. אם מדובר במסמכים שונים שנראים דומים, סמן אותם בהתאם כדי שהמערכת לא תתריע עליהם שוב. חשוב לתעד את ההחלטה שלך במערכת למקרה שיעלו שאלות בעתיד.

בדרך כלל, מסמך נשאר בסטטוס "בעיבוד" למשך מספר דקות עד שעה, תלוי בעומס על המערכת ובמורכבות המסמך. אם מסמך נשאר בסטטוס "בעיבוד" למשך יותר מיום עבודה, ייתכן שיש בעיה טכנית שדורשת התערבות של התמיכה הטכנית.