ניתוח סטטוס מסמכים בעמוד הבית
הסבר ניתוח סטטוס מסמכים בעמוד הבית
סטטוס המסמכים במערכת פינבוט מאפשר לך לקבל תמונת מצב מיידית של כל המסמכים במערכת. תוכלו לעקוב אחר מסמכים שהועברו על ידי לקוחות, לזהות מסמכים הדורשים טיפול, ולנהל את תהליך העבודה שלך ביעילות מרבית. מדריך זה יסביר כיצד להבין את הנתונים המוצגים בדשבורד ואיך להשתמש בו כדי לשפר את ניהול המסמכים במשרדך.
סקירה כללית
מתי להשתמש
- בתחילת יום העבודה כדי לקבל תמונת מצב עדכנית של המסמכים במערכת
- כאשר אתה מחפש מסמכים ספציפיים לפי סטטוס (לטיפול, בירור, עיבוד)
- כשאתה רוצה לדעת אילו לקוחות סיימו להעביר את כל המסמכים שלהם
דרישות מקדימות
- חשבון פעיל במערכת פינבוט עם הרשאות גישה מתאימות
- גישה לדשבורד הראשי של המערכת
דגשים חשובים
- ✓ סטטוס המסמכים מתעדכן בזמן אמת, כך שהנתונים המוצגים בו משקפים את המצב העדכני ביותר במערכת, ניתן גן ללחוץ על החץ המעוגל לריענון הנתונים
- ✓ לחיצה על כל אחד מהאזורים בסטטוס תוביל אותך ישירות לרשימת המסמכים הרלוונטית עם הסינון המתאים
- ✓ מומלץ לבדוק את הסטטוסים באופן יומי כדי לזהות מסמכים חדשים שהגיעו למערכת ודורשים את טיפולך
- ✓ שים לב במיוחד למסמכים בסטטוס "בירור", שכן אלה עלולים לעכב את התהליך כולו
- ✓ כאשר לקוח מאשר שסיים להעביר את כל המסמכים, זה הזמן האידיאלי להתחיל בטיפול בתיק שלו
שלבי התהליך
1 סטטוס המסמכים
כדי להתחיל בתהליך, התחבר למערכת פינבוט והיכנס לדשבורד הראשי. סטטוס המסמכים ממוקם בחלק האמצעי של הדשבורד ומציג מידע מרוכז על מצב המסמכים במערכת.
בחן את האזור המציג את מספר המסמכים הממתינים לטיפול. מספר זה מייצג את סך כל המסמכים שהועלו למערכת וממתינים לפעולה שלך. לחץ על אזור זה כדי לעבור לרשימה מסוננת של כל המסמכים הממתינים לטיפול.
2 הבנת אישור העברת מסמכים
זהה את הריבוע בצבע אפור כהה, המציג את מספר הלקוחות שאישרו כי סיימו להעביר את כל המסמכים שלהם. הריבוע מציג יחס - כמה לקוחות מתוך הסך הכולל ביצעו אישור (לדוגמה: "1 מתוך 167").
3 הבנת סטטוס "מסמכים בבירור"
בחן את האזור המציג את מספר המסמכים בסטטוס בירור. אלו הם מסמכים שדורשים מידע נוסף או הבהרה לפני שניתן להמשיך בטיפול בהם. לחץ על אזור זה כדי לעבור לרשימה מסוננת של כל המסמכים הנמצאים בסטטוס בירור.
4 הבנת סטטוס "מסמכים בעיבוד"
בחן את האזור המציג את מספר המסמכים בסטטוס עיבוד. אלו הם מסמכים שהמערכת מעבדת באופן אוטומטי לפני שהם מוכנים לטיפול שלך. לחץ על אזור זה כדי לעבור לרשימה מסוננת של כל המסמכים הנמצאים בתהליך עיבוד.
שים לב: מסמכים בסטטוס "עיבוד" יעברו אוטומטית לסטטוס "ממתינים לטיפול" לאחר שהמערכת תסיים לעבד אותם, אלא אם כן נדרשת התערבות נוספת.
✓ סיום והשלמת התהליך
לאחר שהבנת את כל סטטוסי המסמכים במערכת, תוכל לנהל את עבודתך ביעילות רבה יותר. בדוק את סטטוס המסמכים באופן יומי כדי לזהות מסמכים חדשים שהגיעו למערכת, לטפל במסמכים הממתינים לטיפול, ולפתור בעיות במסמכים שנמצאים בסטטוס בירור.
הצלחה: התהליך הושלם בהצלחה כאשר אתה מבין את משמעות כל אחד מהסטטוסים במערכת ויודע כיצד לנווט ביניהם כדי לנהל את המסמכים ביעילות. כעת תוכל לעקוב אחר מצב המסמכים במערכת בקלות ולהבטיח שכל המסמכים מטופלים בזמן.
שאלות נפוצות
מה ההבדל בין מסמכים בסטטוס "בירור" לבין מסמכים בסטטוס "עיבוד"?
מסמכים בסטטוס "בירור" דורשים התערבות אנושית לפתרון בעיה או הבהרה, בעוד שמסמכים בסטטוס "עיבוד" נמצאים בתהליך אוטומטי של המערכת (OCR ועיניים אנושיות) לפני שיהיו מוכנים לטיפול.
האם אני יכול לראות את כל המסמכים שבטיפול בבת אחת?
כן, לחיצה על אזור "מסמכים לטיפול", תציג את כל המסמכים הממתינים לטיפול. במסך זה תוכל גם לסנן ולמיין את המסמכים לפי קריטריונים שונים כמו תאריך, לקוח, או סוג מסמך.
מה קורה כאשר לקוח מאשר שסיים להעביר מסמכים?
כאשר לקוח לוחץ על כפתור "סיימתי להעביר את כל המסמכים", האישור מתועד במערכת ומוצג בסטטוס "ממתינים לטיפול". זה מאפשר לך לדעת שהלקוח סיים את חלקו בתהליך ואתה יכול להתחיל בטיפול בתיק שלו.
איך אני מטפל במסמכים שנמצאים בסטטוס בירור?
לחץ על אזור "מסמכים בבירור" כדי לראות את רשימת המסמכים. לרוב, תצטרך ליצור קשר עם הלקוח לקבלת מידע נוסף או הבהרות.
תהליכים קשורים
תוכן עניינים
מאמרים קשורים
-
העברת פקודות יומן לארכיון או לתיקיות ייעודיות
מדריך המסביר על העברת מסמכים לתיקיות שונות או ארכיון
המשך למאמר -
העברת מסמכים בין תיקיות, חיפוש וסינון
איך מעבירים מסמך בין תיקיות ואיך לחפש ולסנן בתיקיות
המשך למאמר -
עריכת פקודה מהארכיון/תיקיות והחזרתה לטיפול
הסבר מקיף על עבודה פקודות מהארכיון/תיקיות
המשך למאמר