לפני שמתחילים, יש לנווט למסך מסמכים לטיפול, לאחר מכן החליטו איזו שיטה מתאימה לצרכיכם: 

העברה מרובה באמצעות צ'קבוקסים, 

העברה מתוך פקודה ספציפית (בזמן סיווג הפקודה),  

שימוש בתפריט פעולות נוספות. 

השיטה תלויה במספר הפקודות שברצונך להעביר ובהעדפותיך האישיות.

אם ברצונך להעביר מספר פקודות בו-זמנית, במסך מסמכים לטיפול, סמן את הצ'קבוקסים ליד כל פקודה שברצונך להעביר. לאחר הסימון, בחר באפשרות "העבר לארכיון" או "העבר לתיקייה אחרת" מהתפריט שמופיע מעל הטבלה בצד שמאל.

אם אתה עובד עם פקודה ספציפית ורוצה להעבירה, פתח את הפקודה ואתר את האפשרויות "העבר לארכיון" או "העבר לתיקייה" בתפריט הפקודה. בחר באפשרות המתאימה ובמקרה של העברה לתיקייה, בחר את התיקייה הרצויה.

אתר את כפתור "פעולות נוספות" בצד הטבלה, כפתור 3 הנקודות ליד הפקודה בטבלת מסמכים לטיפול. מהתפריט הנפתח, בחר "העבר לארכיון" או "העבר לתיקייה אחרת" והשלם את הפעולה בהתאם להנחיות המערכת.

אם בחרת להעביר לארכיון יש ללחוץ על ארכיון, במידה ומדובר במעבר לתיקייה אחרת, תופיע רשימת התיקיות הקיימות. בחר את התיקייה המתאימה או צור תיקייה חדשה על ידי לחיצה על "צור תיקייה חדשה" והזנת שם לתיקייה.

לאחר בחירת היעד, לחץ על "אישור" או "העבר" כדי להשלים את הפעולה. המערכת תעביר את הפקודות ליעד שבחרת ותוכל.

כן, פקודות בארכיון אינן נמחקות וניתן לשחזרן בכל עת. נווט לתצוגת הארכיון, אתר את הפקודה הרצויה, ובחר באפשרות "שחזר" או "העבר לתיקייה" כדי להחזירה למיקום הרצוי.

העברה לארכיון מיועדת לפקודות שאינן בשימוש שוטף אך יש לשמור עליהן למטרות תיעוד והיסטוריה. העברה לתיקייה אחרת מיועדת לשמירת מסמכים רלוונטים אך לא לדיווח שוטף בהתאם לשיטת העבודה שלך.

מערכת פינבוט אינה מגבילה את מספר התיקיות שניתן ליצור, אך מומלץ לשמור על מבנה הגיוני ולא ליצור יותר מדי תיקיות שעלולות לגרום לבלבול. תכנן את מבנה התיקיות שלך בהתאם לצרכי העבודה שלך.

כן, ניתן להעביר פקודות בין תיקיות בכל עת באמצעות אותן שיטות שמשמשות להעברה הראשונית. נווט לתיקייה המקורית, בחר את הפקודות שברצונך להעביר, ובצע את תהליך ההעברה לתיקייה החדשה.

כן, העברת פקודות לארכיון היא פעולה ארגונית בלבד אך מוציאה את המסמך מהספרים ובכך משפיעה על הנתונים הפיננסיים או על הדוחות.