בדיקה של חיובים מחזורים שבוצעו
מעקב אחר חיובים מחזוריים שכבר בוצעו הוא חלק חשוב בניהול הפיננסי של העסק.
מערכת פינבוט מאפשרת לך לצפות, לנהל ולבדוק את כל החיובים המחזוריים שהופקו באופן אוטומטי או ידני. תהליך זה מסביר כיצד לגשת למסך החיובים המחזוריים שבוצעו, לנתח את המידע המוצג, ולבצע פעולות המשך על החיובים הקיימים.
דגשים חשובים
- ✓ מסך החיובים המחזוריים שבוצעו מציג רק מסמכים שהופקו במסגרת חיוב מחזורי
- ✓ ניתן לסנן ולמיין את החיובים לפי מגוון פרמטרים לאיתור מהיר של חיובים ספציפיים
- ✓ שים לב לסטטוס החיובים המוצגים - האם הם בוצעו, נשלחו ללקוח ושולמו
- ✓ בדיקה תקופתית של החיובים שבוצעו מסייעת לזהות בעיות בתהליך החיוב האוטומטי
שלבי ביצוע בדיקה וניהול חיובים מחזוריים שבוצעו
1. גישה למסך החיובים המחזוריים שבוצעו
כדי להתחיל את התהליך, התחבר למערכת פינבוט ונווט אל תפריט "הכנסות" בסרגל העליון. מתוך התפריט הנפתח, בחר באפשרות "חיובים מחזוריים שבוצעו".
2. הבנת עמודות המידע
טבלת החיובים כוללת מספר עמודות מידע חשובות:
| עמודה | תיאור |
|---|---|
| סטטוס | מציג את סטטוס החיוב (בוצע, נשלח, שולם, וכו') |
| צפייה | אייקון המאפשר צפייה מהירה במסמך |
| מספר סידורי | מספר ייחודי של החיוב במערכת |
| סוג מסמך | סוג המסמך שהופק (חשבונית מס, חשבונית מס קבלה וכו') |
| מספר מסמך | מספר המסמך שהופק |
| תאריך מסמך | התאריך שבו הופק המסמך |
| לקוח | שם הלקוח שחויב |
| סוג חיוב | סוג החיוב המחזורי (חודשי, רבעוני, שנתי וכו') |
| סכום בשקלים | הסכום הכולל של החיוב |
| פעולות | אפשרויות פעולה על החיוב (הצגת מסמך מחזורי, וכו') |
טיפ: לחץ על כותרת העמודה כדי למיין את הטבלה לפי אותה עמודה בסדר עולה או יורד.
3. צפייה בחיוב ספציפי
כדי לצפות בחיוב ספציפי, לחץ על אייקון הצפייה (סמל PDF) בשורת החיוב או על מספר המסמך. המערכת תפתח את המסמך המלא בחלון חדש, שם תוכל לראות את כל פרטי החיוב.
4. ביצוע פעולות על חיובים
לאחר איתור החיוב הרצוי, תוכל לבצע מגוון פעולות:
הדפסה
לחץ על אייקון המדפסת כדי להדפיס את החיוב
ייצוא לאקסל
לחץ על אייקון האקסל כדי לייצא את החיוב או את רשימת החיובים
הצגת מסמך מחזורי
לחץ על אייקון "הצגת מסמך מחזורי" לראות את הגדרות החיוב המחזורי
5. בדיקת סטטוס תשלום וסיום תהליך
חלק חשוב בבדיקת החיובים המחזוריים שבוצעו הוא מעקב אחר סטטוס התשלום:
- בדוק את עמודת הסטטוס כדי לראות אילו חיובים שולמו ואילו עדיין פתוחים, כלומר לא חוייבו או עקב סירוב בסליקת אשראי
- סנן את הרשימה לפי "חיובים פתוחים" כדי לראות רק חיובים שטרם שולמו
התהליך הושלם בהצלחה כאשר בדקת את כל החיובים המחזוריים הרלוונטיים, זיהית חיובים שדורשים טיפול נוסף, וביצעת את הפעולות הנדרשות.
טיפ: שימו לב, במידה ויש סירוב חיוב אשראי מחזורי, ולא הופק מסמך , מומלץ להיכנס לעסקאות אשראי לוודא שלא בוצע ניסיון סליקה נוסף ( תהליך אוטומטי שקורה במערכות סליקה). במידה ואכן בוצע סליקה ולא הופק מסמך חשבונית מס קבלה, יש לפנות לתמיכה טכנית ולהפיק את המסמך הרלוונטי.
קישורים לתהליכים נוספים
שאלות נפוצות
האם ניתן לשנות את פרטי החיוב לאחר שכבר בוצע?
לא ניתן לשנות את פרטי החיוב לאחר שכבר בוצע. אם יש צורך בשינוי, יש לבטל את המסמך שהופק ולהפיק מסמך חדש עם הפרטים המעודכנים. לחלופין, ניתן להפיק מסמך תיקון (כמו חשבונית זיכוי) אם מדובר בשינוי בסכום החיוב.
כיצד ניתן לעקוב אחר תשלומים של חיובים מחזוריים?
ניתן לעקוב אחר תשלומים של חיובים מחזוריים באמצעות מסך "חיובים מחזוריים שבוצעו" ובדיקת עמודת הסטטוס. בנוסף, ניתן להשתמש במודול
תוכן עניינים
מאמרים קשורים
-
הפקת חיובים מחזוריים
המשך למאמר -
הפקת מסמך מחזורי
המשך למאמר -
ביטול של מסמך וחיוב מחזורי
המשך למאמר