כדי להתחיל את התהליך, התחבר למערכת פינבוט ונווט אל תפריט "הכנסות" בסרגל בצד ימני. מתוך התפריט הנפתח, בחר באפשרות חיובים מחזוריים > הפקת מסמך מחזורי.

לאחר בחירת מסמך חשבונית מס קבלה , מלא את פרטי המסמך המחזורי בטופס:

פרטי לקוח והוספת פריטים למסמך:

• סוג  מסמך: בחרו מסמך מחזורי להפקה - חשבונית מס, חשבונית מס קבלה, דרישת תשלום והזמנה.
• שם: בחר את הלקוח מהרשימה הנפתחת או הקלד את שמו
• תאריך המסמך: הגדר את תאריך ההתחלה של המסמך המחזורי
• תדירות הפקה: בחר את התדירות (חודשי, דו-חודשי, רבעוני, חצי שנתי, שנתי)
• מספר הפקות: הגדר כמה פעמים יופק המסמך (השאר ריק להפקה ללא הגבלת זמן)
• בחירת פריטים למסמך: לבחור פריטים מהרשימה או להקים פריטים חדשים

 

אם בחרת להפיק חשבונית מס קבלה או קבלה, תצטרך להגדיר את פרטי התשלום:

1. בחר את סוג אמצעי התשלום מהרשימה הנפתחת (העברה בנקאית, כרטיס אשראי, המחאה וכו')
2. הזן את פרטי התשלום הרלוונטיים בהתאם לאמצעי התשלום שנבחר

לאחר שמילאת את כל הפרטים הנדרשים, לחץ על כפתור "הפקת מסמך מחזורי" בתחתית הטופס. המערכת תשמור את הגדרות המסמך המחזורי ותציג הודעת אישור.

המסמך המחזורי יופיע כעת ברשימת המסמכים המחזוריים, ויופק אוטומטית בהתאם לתדירות שהגדרת.

לאחר הגדרת המסמכים המחזוריים, המערכת תטפל בהפקתם באופן אוטומטי בהתאם להגדרות שקבעת. תוכל לעקוב אחר המסמכים שהופקו דרך מודול "מסמכי הכנסות" או "מסמכים נלווים", בהתאם לסוג המסמך.

חיוב מחזורי מתמקד בהיבט הכספי ומיועד בעיקר לחשבוניות וקבלות שכוללות תשלום. מסמך מחזורי הוא מונח רחב יותר שכולל גם מסמכים שאינם בהכרח כספיים, כמו הזמנות, תעודות משלוח, או חשבוניות עסקה. המסמך המחזורי מאפשר גמישות רבה יותר בסוגי המסמכים שניתן להפיק באופן אוטומטי.

כן, ניתן להגדיר מספר מסמכים מחזוריים שונים לאותו לקוח. למשל, ניתן להגדיר הזמנה חודשית למוצרים מתכלים, וחשבונית רבעונית לשירותי תחזוקה. המערכת תנהל כל מסמך מחזורי בנפרד לפי ההגדרות שלו.

אם יש שינוי במחיר או בפרטי השירות, יש לבטל את המסמך מחזורי הקיים ולהקים חדש.