מסמכים נלווים ודרישת תשלום
מסמכים נלווים במערכת פינבוט הם מסמכים עסקיים שמשמשים בשלבים שונים של תהליך המכירה, החל מהצעת מחיר ועד לתיעוד משלוח סחורה.
הבנת התפקיד של כל מסמך ואופן הקישור ביניהם מאפשרת ניהול יעיל של תהליכי המכירה והתיעוד הפיננסי בעסק.
דגשים חשובים
- ✓ מסמכים נלווים מאפשרים לתעד את כל שלבי העסקה מהצעת המחיר ועד לתשלום הסופי
- ✓ קישור מסמכים נכון מבטיח מעקב מסודר אחר התקדמות העסקה
- ✓ יש לשמור על רצף הגיוני בקישור המסמכים (למשל, לא ניתן לקשר תעודת משלוח להצעת מחיר)
- ✓ ניתן להגדיר את שמות המסמכים בהתאם לצרכי העסק (למשל, דרישת תשלום או חשבון עסקה)
-
✓ מסמכים נלווים נמצאים בתפריט "הכנסות" > "מסמכים נלווים", למעט דרישת תשלום שנמצאת ב"הכנסות" > “מסמכי הכנסות”
סוגי המסמכים ואפשרויות הקישור
1. הצעת מחיר
הצעת מחיר היא המסמך הראשוני בתהליך המכירה, המפרט את המוצרים או השירותים המוצעים ללקוח ואת מחיריהם.
מיקום במערכת : "הכנסות" > "מסמכים נלווים > יצירת מסמך חדש
ניתן להפיק ממנה:
- → הזמנה
- → דרישת תשלום
- → חשבונית מס
- → חשבונית מס-קבלה
- → קבלה
- → סגירת מסמך (ללא המשך טיפול)
טיפ: הצעת מחיר מאפשרת לך לתת ללקוח אינדיקציה מחיר מבלי להתחייב, ולעקוב אחר הצעות שהוגשו ללקוחות.
2. הזמנה
הזמנה היא מסמך המתעד את הסכמת הלקוח לרכוש את המוצרים או השירותים שהוצעו, ומשמש כאישור להמשך התהליך.
מיקום במערכת : "הכנסות" > "מסמכים נלווים> יצירת מסמך חדש
ניתן להפיק ממנה:
- → תעודת משלוח
- → דרישת תשלום
- → חשבונית מס
- → חשבונית מס-קבלה
- → קבלה
- → סגירת מסמך (ללא המשך טיפול)
שים לב: הזמנה מהווה התחייבות של הלקוח לרכישה, ולכן היא שלב חשוב בתהליך המכירה שכדאי לתעד.
3. תעודת משלוח
תעודת משלוח היא מסמך המתעד את משלוח הסחורה ללקוח, ומשמש כאישור קבלה עבור הלקוח.
מיקום במערכת : "הכנסות" > "מסמכים נלווים> יצירת מסמך חדש
ניתן להפיק ממנה:
- → דרישת תשלום
- → חשבונית מס
- → חשבונית מס-קבלה
- → סגירת מסמך (ללא המשך טיפול)
חשוב: תעודת משלוח היא מסמך חשוב מבחינה משפטית ומיסוית, המעיד על העברת הסחורה ללקוח לפני הפקת החשבונית.
4. דרישת תשלום / חשבון עסקה
דרישת תשלום (או חשבון עסקה לעוסק פטור) היא מסמך המפרט את הסכום שעל הלקוח לשלם, אך אינו מהווה חשבונית מס רשמית.
מיקום במערכת : "הכנסות" > “מסמכי הכנסות> יצירת מסמך חדש”
ניתן להפיק ממנה:
- → חשבונית מס
- → חשבונית מס-קבלה
- → קבלה
- → תעודת משלוח
- → סגירת מסמך (ללא המשך טיפול)
טיפ: ניתן לשנות את שם המסמך מ"דרישת תשלום" ל"חשבון עסקה" בהגדרות העסק, בהתאם לצרכי העסק והטרמינולוגיה המקובלת בענף.
שלבי התהליך להפקת מסמכים נלווים
1. גישה למסך הפקת המסמך
בהתאם לסוג המסמך שברצונך להפיק:
עבור הצעת מחיר, הזמנה או תעודת משלוח:
- נווט אל "הכנסות" > "מסמכים נלווים > יצירת מסמך חדש או דרך 3 נקודות בדשבורד
- לחץ על כפתור "יצירת מסמך חדש" בחלק העליון של המסך
- בחר את סוג המסמך הרצוי מהתפריט הנפתח
עבור דרישת תשלום / חשבון עסקה:
- נווט אל "הכנסות" > "מסמכי הכנסות> יצירת מסמך חדש או דרך 3 נקודות מהדשבורד
- לחץ על כפתור "יצירת מסמך חדש" בחלק העליון של המסך
- בחר באפשרות "דרישת תשלום" מהתפריט הנפתח
טיפ: ניתן גם להפיק מסמכים נלווים מדף הבית (דשבורד) באמצעות הפעולות המהירות.
2. בחירת לקוח ומילוי פרטי המסמך
לאחר בחירת סוג המסמך:
- בחר את הלקוח הרצוי מרשימת הלקוחות או צור לקוח חדש
- הזן את תאריך המסמך
- הוסף את פרטי המוצרים או השירותים:
- תיאור המוצר/שירות
- כמות
- מחיר ליחידה
שים לב: אם אתה מפיק מסמך מתוך מסמך קיים (למשל, דרישת תשלום מתוך הזמנה), הפרטים יועתקו אוטומטית מהמסמך המקורי.
3. הפקת מסמך מקושר ממסמך קיים
כדי להפיק מסמך חדש מתוך מסמך קיים:
- נווט אל המסמך המקורי במסך "מסמכים נלווים" או "מסמכי הכנסות"
- לחץ על העיגול הכחול עם סימן הפלוס "+" בעמודת "פעולות" או לחץ על שם המסמך והמערכת תכניס אותך לפרטי המסמך ובחלק התחתון ניתן לבחור "מסמכים מקושרים" ולבחור הפקת מסמך מקושר רלוונטי
- בחר את סוג המסמך שברצונך להפיק מהתפריט שייפתח
- המערכת תפתח מסך חדש עם הפרטים מהמסמך המקורי
- ערוך את הפרטים במידת הצורך ולחץ על "הפקת מסמך"
4. סגירת מסמך ללא המשך טיפול
אם ברצונך לסגור מסמך מבלי להמשיך בתהליך (למשל, הצעת מחיר שנדחתה):
- נווט אל המסמך במסך "מסמכים נלווים" או "מסמכי הכנסות"
- לחץ שם של המסמך והמערכת תכניס אותכם לפרטי המסמך עצמו
- בחר באפשרות "מסמכים מקושרים" בחלק התחתון של המסמך > "סגירת מסמך" מהתפריט שייפתח
טיפ: סגירת מסמך מאפשרת לך לשמור על ניקיון המערכת ולהבחין בקלות בין מסמכים פעילים למסמכים שאינם דורשים המשך טיפול.
5. רצף הגיוני של מסמכים עסקיים
המערכת מאפשרת קישור מסמכים לפי רצף הגיוני של תהליך המכירה. להלן הרצף המקובל:
שים לב: ניתן לדלג על שלבים בהתאם לצרכי העסק. למשל, ניתן להפיק חשבונית מס ישירות מהצעת מחיר, ללא צורך בהזמנה או תעודת משלוח.
קישורים לתהליכים נוספים
שאלות נפוצות
האם ניתן לשנות את שם המסמך מ"דרישת תשלום" ל"חשבון עסקה"?
כן, ניתן לשנות את שם המסמך בהגדרות העסק. נווט אל "הגדרות" > "הגדרות עסק" > "הגדרות מסמכים" ושנה את השם המוצג עבור דרישת תשלום.
האם ניתן להפיק מסמך נלווה ללא קישור למסמך קודם?
כן, ניתן להפיק כל מסמך נלווה באופן עצמאי, ללא קישור למסמך קודם. פשוט בחר את סוג המסמך הרצוי מתפריט "הוספת מסמך".
מה קורה אם אני מפיק חשבונית מס מתוך דרישת תשלום?
כאשר אתה מפיק חשבונית מס מתוך דרישת תשלום, המערכת תעתיק את כל פרטי דרישת התשלום לחשבונית המס. אם הסכום זהה, דרישת התשלום תיסגר אוטומטית. אם הסכום שונה, דרישת התשלום תישאר פתוחה עם היתרה.
האם ניתן לקשר מספר מסמכים נלווים למסמך אחד?
כן, ניתן לקשר מספר מסמכים נלווים למסמך אחד. למשל, ניתן לקשר מספר תעודות משלוח לחשבונית מס אחת, או מספר הזמנות לדרישת תשלום אחת.
האם חובה להשתמש במסמכים נלווים?
לא, השימוש במסמכים נלווים הוא אופציונלי ותלוי בצרכי העסק. עסקים קטנים עשויים להסתפק בחשבוניות מס וקבלות, בעוד שעסקים גדולים יותר עשויים להשתמש בכל סוגי המסמכים לניהול תהליך המכירה.
תוכן עניינים
מאמרים קשורים
-
הפקת חשבונית מס
המשך למאמר -
הפקת קבלה
המשך למאמר -
הפקת חשבונית מס קבלה
המשך למאמר -
הפקת חשבונית זיכוי וקבלה במינוס
המשך למאמר