הפקת קבלה
הפקת קבלה ממסמך קיים במערכת פינבוט היא פעולה נפוצה המאפשרת לך לתעד תשלומים שהתקבלו עבור חשבוניות מס, דרישות תשלום או חשבוניות עסקה.
תהליך זה מייעל את העבודה השוטפת ומבטיח תיעוד מדויק של כל העסקאות הפיננסיות בעסק שלך.

דגשים חשובים
- ✓ ניתן לקשר רק מסמכים בסטטוס "פתוח" - מסמכים שכבר נסגרו אינם ניתנים לקישור
- ✓ מסמך שהופק ממנו מסמך מקשור אחר עם סכום זהה ייסגר אוטומטית במערכת
- ✓ אם הקבלה מופקת על סכום חלקי, המסמך המקורי יישאר פתוח עם היתרה לתשלום
- ✓ ניתן לקשר מספר מסמכים לקבלה אחת (קישור מולטי) או לקשר מסמכים בדיעבד
- ✓ בקבלה ניתן להגדיר ניכוי מס במקור ולבצע סליקת אשראי ישירות מהמסמך

שלבי ביצוע הפקת קבלה מחשבונית מס או דרישת תשלום
1. גישה למסך הפקת קבלה
ישנן מספר דרכים להתחיל את תהליך הפקת הקבלה במערכת פינבוט:
① אפשרות א: מדף הבית (דשבורד)
לחץ על כפתור מרובע "קבלה" בפעולות מהירות בדף הבית של המערכת. זוהי הדרך המהירה ביותר להפיק קבלה חדשה.

② אפשרות ב: מתוך מסמך קיים
נווט אל "הכנסות" > "מסמכי הכנסות", אתר את המסמך הרצוי (חשבונית מס, דרישת תשלום וכו'), לחץ על סימן ה-"+" בעמודת הפעולות ובחר באפשרות הפקת מסמך מקושר "קבלה".

③ אפשרות ג: ישירות ממודול ההכנסות
נווט אל "הכנסות" > "מסמכי הכנסות" ולחץ על כפתור
"הוספת מסמך חדש " בחלק העליון של המסך, ואז בחר "קבלה".

טיפ: השתמש באפשרות א' כאשר אתה מפיק קבלה ללא קישור למסמך קיים, ובאפשרויות ב' או ג' כאשר אתה רוצה לקשר את הקבלה למסמך קיים.
2. בחירת לקוח וקישור מסמכים
לאחר בחירת האפשרות להפקת קבלה, המערכת תבקש ממך לבחור לקוח. אם הפקת את הקבלה ממסמך קיים, פרטי הלקוח יועתקו אוטומטית.
תהליך בחירת לקוח וקישור מסמכים:
- בחר את הלקוח הרצוי מרשימת הלקוחות
- המערכת תציג רשימה של מסמכים פתוחים של אותו לקוח
- סמן את המסמכים שברצונך לקשר לקבלה ולחץ על "שייך מסמך"
שים לב: ניתן לקשר מספר מסמכים לקבלה אחת (קישור מולטי) כל עוד הם שייכים לאותו לקוח.

3. מילוי פרטי הקבלה
לאחר בחירת הלקוח וקישור המסמכים (אם בחרת לקשר), המערכת תציג את מסך הפקת הקבלה. כעת עליך למלא את פרטי התשלום:

1 תאריך הקבלה
בדוק את תאריך הקבלה ושנה במידת הצורך
2 אמצעי תשלום
בחר את אמצעי התשלום מהרשימה הנפתחת (מזומן, כרטיס אשראי, העברה בנקאית, צ'ק וכו')
3 סכום התשלום
הזן את סכום התשלום (אם התשלום חלקי, הזן את הסכום שהתקבל בפועל)
4 פרטים נוספים
במידת הצורך, הוסף פרטים נוספים כמו מספר אסמכתא או פרטי צ'ק
טיפ: אם מדובר בתשלום עם ניכוי מס במקור, בחר באפשרות "ניכויים אחרים" באמצעי התשלום והזן את סכום הניכוי.

4. הגדרת ניכוי מס במקור (אופציונלי)
אם הלקוח מנכה מס במקור, תוכל להגדיר זאת בקבלה:
- בחר באמצעי התשלום "ניכויים אחרים"
- הזן את סכום הניכוי
דוגמה לניכוי מס במקור:
אם סכום החשבונית הוא 1,000 ₪ והלקוח מנכה 30% מס במקור, תוכל לתעד קבלה על סך 1,000 ₪ עם ניכוי של 300 ₪, כך שהתקבול בפועל הוא 700 ₪ באשראי או אמצעי תשלום אחר.

5. ביצוע סליקת אשראי (אופציונלי)
אם ברצונך לבצע סליקת אשראי ישירות מהקבלה:
- בחר באמצעי תשלום "כרטיס אשראי"
- לחץ על כפתור "חיוב באשראי"

- הזן את פרטי כרטיס האשראי בחלון שייפתח או השתמש בפרטים שמורים
- אשר את העסקה

שים לב: לביצוע סליקה נדרש חיבור לחברת סליקה ואישורים מתאימים במערכת.
6. הוספת פרטים נוספים והערות
במידת הצורך, הוסף הערות או פרטים נוספים בשדות המתאימים:
הערות למסמך
הערות שיופיעו על גבי המסמך

אפשרויות שליחה
הגדרת אפשרויות שליחה כמו צירוף כמה מיילים עם הפרדה של פסיק בין כל מייל

טיפ: באזור "פרטים נוספים" תוכל להוסיף מידע שיסייע לך בהתנהלות הפנימית או בתקשורת עם הלקוח.
7. הפקת הקבלה וסיום התהליך
לאחר שמילאת את כל הפרטים הנדרשים, לחץ על כפתור "הפקת מסמך" בתחתית המסך. המערכת תפיק את הקבלה ותציג אותה על המסך. כעת תוכל:
- ✓ לשלוח את הקבלה ללקוח בדוא"ל או בווטסאפ
- ✓ להדפיס את הקבלה
- ✓ לשמור את הקבלה כקובץ PDF
- ✓ לבצע פעולות נוספות כמו הוספת תזכורת או שיוך תגיות
שים לב: התהליך הושלם בהצלחה כאשר הקבלה הופקה והמסמכים המקושרים עודכנו בהתאם (נסגרו אם התשלום מלא, או נשארו פתוחים עם יתרה אם התשלום חלקי).

קישורים לתהליכים נוספים

שאלות נפוצות
האם ניתן להפיק קבלה על סכום חלקי מתוך חשבונית?
כן, בהחלט. בעת הפקת הקבלה, הזן את הסכום שהתקבל בפועל. אם הסכום נמוך מהסכום המקורי בחשבונית, המערכת תשאיר את החשבונית במצב "פתוח" עם היתרה לתשלום.
מה קורה אם הפקתי קבלה בטעות?
אם הפקת קבלה בטעות, תוכל "לבטל" אותה באמצעות הפקת קבלה שלילית.
האם ניתן לקשר קבלה למסמכים שכבר הופקו בעבר?
כן, ניתן לקשר קבלה למסמכים קיימים בדיעבד. לאחר הפקת הקבלה, נווט אל מסך הקבלה, לחץ על אייקון הקישור בתפריט הפעולות ובחר את המסמכים שברצונך לקשר אליה.
איך אפשר להפיק קבלה אחת עבור מספר חשבוניות?
בעת הפקת קבלה חדשה, לאחר בחירת הלקוח, המערכת תציג את כל המסמכים הפתוחים של אותו לקוח. סמן את כל החשבוניות שברצונך לכלול בקבלה ולחץ על "שייך מסמך". הקבלה תכלול את הסכום הכולל של כל המסמכים שנבחרו.
האם אפשר לבצע סליקת אשראי ישירות מהקבלה?
כן, ניתן לבצע סליקת אשראי ישירות מהקבלה. בחר באמצעי תשלום "כרטיס אשראי", לחץ על "חיוב באשראי" והזן את פרטי הכרטיס. המערכת תבצע את הסליקה ותעדכן את הקבלה בהתאם.
תוכן עניינים