יבוא ויצוא רשימת פריטים
ניהול יעיל של מסד נתוני הפריטים והשירותים הוא מרכיב חיוני בתפעול עסק מסודר.
מערכת פינבוט מאפשרת לך לייבא ולייצא נתוני פריטים בקלות, בין אם מדובר בהעברת קטלוג מוצרים ממערכת אחרת, עדכון מרוכז של מחירים, או גיבוי מידע. מאמר זה יסביר את התהליכים המדויקים לייבוא וייצוא נתוני פריטים במערכת פינבוט.
דגשים חשובים
- ✓ שים לב שקובץ הייבוא חייב להיות בפורמט מדויק - הורד תמיד את קובץ הדוגמה מהמערכת
- ✓ קובץ הייבוא שונה מקובץ הייצוא - אל תנסה להשתמש בקובץ שייצאת לצורך ייבוא חוזר ללא התאמות
- ✓ הקפד על הזנת מחירים בפורמט הנכון (עם או בלי מע"מ) בהתאם להגדרות המערכת
שלבי ביצוע ייבוא וייצוא נתוני פריטים
1. ייצוא נתוני פריטים
א. כניסה למודול פריטים
היכנס למערכת פינבוט ונווט אל תפריט "הכנסות" בסרגל הניווט הראשי. מתוך התפריט הנפתח, בחר באפשרות "פריטים" כדי להציג את מסך ניהול הפריטים.
ב. ייצוא הנתונים
לחץ על סמל האקסל (Excel) בסרגל הכלים העליון של מסך הפריטים. המערכת תתחיל בהכנת קובץ הייצוא ותציע לך להוריד אותו כאשר יהיה מוכן.
טיפ: בהתאם להגדרות הדפדפן שלך, הקובץ יורד אוטומטית לתיקיית ההורדות או שתתבקש לבחור מיקום לשמירת הקובץ.
ג. עבודה עם קובץ הייצוא
פתח את קובץ האקסל שהורדת. הקובץ יכיל את כל נתוני הפריטים שסוננו, כולל:
- מספר סידורי או קוד פריט
- שם הפריט
- מחיר ללא מע"מ
- מחיר כולל מע"מ
- תאריך יצירה/עדכון
שים לב: קובץ הייצוא מיועד בעיקר לצפייה, ניתוח וגיבוי. אם ברצונך לערוך נתונים ולייבא אותם חזרה למערכת, עליך להשתמש בתבנית הייבוא הייעודית.
2. ייבוא נתוני פריטים
א. הורדת קובץ תבנית לדוגמה
לחץ על התמונה עם סמל “ הורדה ” כדי להוריד את תבנית הייבוא הייעודית.
אזהרה: חשוב להשתמש בקובץ התבנית הייעודי ולא בקובץ שייצאת מהמערכת, שכן מבנה הקבצים שונה.
ב. מילוי קובץ התבנית
פתח את קובץ התבנית שהורדת והזן את נתוני הפריטים בהתאם להנחיות:
- מילוי שם פריט
- מילוי עלות הפריט
טיפ: בקובץ התבנית יש בדרך כלל שורה לדוגמה המראה את הפורמט הנכון. תוכל להשאיר אותה או למחוק אותה לפני הייבוא.
שימו לב: לא לשנות ולא להוסיף עמודות לקובץ שברצונכם לעלות למערכת
ג. שמירת קובץ התבנית
לאחר שמילאת את כל הנתונים, שמור את הקובץ בפורמט Excel במיקום נגיש במחשב שלך.
שים לב: אל תשנה את סיומת הקובץ ואל תשמור אותו בפורמטים אחרים כמו CSV או PDF.
ד. העלאת קובץ הייבוא למערכת ואישור ייבוא
חזור למסך ייבוא הפריטים במערכת פינבוט. לחץ על כפתור "העלאת קובץ אקסל" ובחר את קובץ התבנית הממולא שהכנת.
המערכת תציג מסך אישור המפרט את מספר הרשומות שנמצאו בקובץ ואת הפעולות שיתבצעו .
3. בדיקה ואימות לאחר הייבוא
לאחר השלמת הייבוא, חשוב לבדוק שהנתונים נקלטו כראוי:
רשימת בדיקות לאחר ייבוא:
- חזור למסך רשימת הפריטים
- חפש מספר פריטים מייצגים שייבאת ובדוק את פרטיהם
- ודא שהמחירים נקלטו נכון (עם או בלי מע"מ, בהתאם להגדרות)
- ודא שאין כפילויות של פריטים במערכת
טיפ: אם זיהית בעיות בנתונים שיובאו, תוכל לערוך את פרטי הפריט באופן ידני או לתקן את קובץ הייבוא ולבצע את תהליך הייבוא מחדש.
התהליך הושלם בהצלחה כאשר כל הפריטים שייבאת מופיעים במערכת עם כל הפרטים הנכונים, ואתה יכול להשתמש בהם בעת יצירת מסמכים חדשים.
קישורים לתהליכים נוספים
שאלות נפוצות
האם ייבוא פריטים חדשים ידרוס פריטים קיימים?
לא, המערכת תקים את כל הפריטים ללא בדיקה של כפילויות.
כמה פריטים ניתן לייבא בבת אחת?
מערכת פינבוט מאפשרת ייבוא של מאות ואף אלפי פריטים בפעולה אחת. עם זאת, קבצים גדולים מאוד (מעל 5,000 רשומות) עלולים לגרום לעיכובים בתהליך הייבוא. במקרה של קטלוג גדול במיוחד, מומלץ לפצל את הייבוא למספר קבצים קטנים יותר.
האם ניתן לייבא תמונות של פריטים?
לא, ייבוא באמצעות קובץ Excel אינו תומך בהעלאת תמונות.
מה קורה אם יש שגיאות בקובץ הייבוא?
במידה ויש שגיאה בהעלאת הקובץ, יש לפנות לתמיכה טכנית לעזרה.
תוכן עניינים
מאמרים קשורים
-
ביטול חיוב מחזורי
המשך למאמר -
יבוא ויצוא רשימת לקוחות
המשך למאמר -
ניהול פריטים
המשך למאמר