יבוא ויצוא רשימת לקוחות
ניהול יעיל של מסד נתוני הלקוחות הוא אחד המרכיבים החיוניים בתפעול עסק מצליח.
מערכת פינבוט מאפשרת לך לייבא ולייצא נתוני לקוחות בקלות, בין אם מדובר בהעברת נתונים ממערכת אחרת, גיבוי מידע, או עדכון מרוכז של פרטי לקוחות. מאמר זה יסביר את התהליכים המדויקים לייבוא וייצוא נתוני לקוחות במערכת פינבוט.
דגשים חשובים
- ✓ שים לב שקובץ הייבוא חייב להיות בפורמט מדויק - הורד תמיד את קובץ הדוגמה מהמערכת
- ✓ קובץ הייבוא שונה מקובץ הייצוא - אל תנסה להשתמש בקובץ שייצאת לצורך ייבוא חוזר ללא התאמות
- ✓ בדוק את הנתונים בקובץ הייבוא לפני העלאתו למערכת למניעת שגיאות
שלבי ביצוע ייבוא וייצוא נתוני לקוחות
1. ייצוא נתוני לקוחות
א. כניסה למודול לקוחות
היכנס למערכת פינבוט ונווט אל תפריט "הכנסות" בסרגל הניווט הראשי. מתוך התפריט הנפתח, בחר באפשרות "לקוחות" כדי להציג את מסך ניהול הלקוחות.
ב. ייצוא הנתונים
לחץ על סמל האקסל (Excel) בסרגל הכלים העליון של מסך הלקוחות. המערכת תתחיל בהכנת קובץ הייצוא ותציע לך להוריד אותו כאשר יהיה מוכן.
טיפ: בהתאם להגדרות הדפדפן שלך, הקובץ יורד אוטומטית לתיקיית ההורדות או שתתבקש לבחור מיקום לשמירת הקובץ.
ג. עבודה עם קובץ הייצוא
פתח את קובץ האקסל שהורדת. הקובץ יכיל את כל נתוני הלקוחות שסוננו, כולל:
- פרטים אישיים (שם, טלפון, דוא"ל)
- פרטי חברה (שם חברה, ח.פ./עוסק מורשה)
- כתובת
- פרטי התקשרות נוספים
- נתונים פיננסיים (יתרות, תנאי תשלום)
שים לב: קובץ הייצוא מיועד בעיקר לצפייה, ניתוח וגיבוי. אם ברצונך לערוך נתונים ולייבא אותם חזרה למערכת, עליך להשתמש בתבנית הייבוא הייעודית.
2. ייבוא נתוני לקוחות
א. הורדת קובץ תבנית לדוגמה
לחץ על כפתור עם סמל “ הורדה ” להורדת קובץ מבנה כדי להוריד את התבנית הייבוא הייעודית.
אזהרה: חשוב להשתמש בקובץ התבנית הייעודי ולא בקובץ שייצאת מהמערכת, שכן מבנה הקבצים שונה.
ב. מילוי קובץ התבנית
פתח את קובץ התבנית שהורדת והזן את נתוני הלקוחות בהתאם להנחיות:
- הקפד למלא את כל שדות החובה (המסומנים בכוכבית או בצבע)
- שמור על פורמט הנתונים הנדרש (תאריכים, מספרי טלפון, דוא"ל)
- אל תשנה את שמות העמודות או את מבנה הקובץ
- אל תמחק את השורה הראשונה (כותרות העמודות)
- ודא שאין תאים ריקים בשדות החובה
- שמור על פורמט אחיד בכל השדות
טיפ: בקובץ התבנית יש בדרך כלל שורה לדוגמה המראה את הפורמט הנכון. תוכל להשאיר אותה או למחוק אותה לפני הייבוא.
ג. שמירת קובץ התבנית
לאחר שמילאת את כל הנתונים, שמור את הקובץ בפורמט Excel במיקום נגיש במחשב שלך.
שים לב: אל תשנה את סיומת הקובץ ואל תשמור אותו בפורמטים אחרים כמו CSV או PDF.
ד. העלאת קובץ הייבוא למערכת
חזור למסך ייבוא הלקוחות במערכת פינבוט. לחץ על כפתור "העלאת קובץ אקסל" או "העלה קובץ" ובחר את קובץ התבנית הממולא שהכנת. לאחר בחירת הקובץ, לחץ על כפתור "התחל ייבוא" או "העלה".
3. בדיקה ואימות לאחר הייבוא
לאחר השלמת הייבוא, חשוב לבדוק שהנתונים נקלטו כראוי:
רשימת בדיקות לאחר ייבוא:
- חזור למסך רשימת הלקוחות
- חפש מספר לקוחות מייצגים שייבאת ובדוק את פרטיהם
- ודא שכל השדות החשובים (פרטי קשר, פרטים פיסקליים) נקלטו כראוי
- בדוק שאין כפילויות של לקוחות במערכת
- ודא שהנתונים הפיסקליים (ח.פ., עוסק מורשה) נכונים
- בדוק שכל השדות המיוחדים נקלטו כראוי
טיפ: אם זיהית בעיות בנתונים שיובאו, תוכל לערוך את פרטי הלקוח באופן ידני או לתקן את קובץ הייבוא ולבצע את תהליך הייבוא מחדש.
התהליך הושלם בהצלחה כאשר כל הלקוחות שייבאת מופיעים במערכת עם כל הפרטים הנכונים, ואתה יכול להשתמש בהם בעת יצירת מסמכים חדשים או ביצוע פעולות אחרות במערכת.
קישורים לתהליכים נוספים
שאלות נפוצות
האם ייבוא לקוחות חדשים ידרוס לקוחות קיימים?
לא, המערכת תקים את הלקוחות שהועלו מהקובץ ללא בדיקה של כפילויות.
כמה לקוחות ניתן לייבא בבת אחת?
מערכת פינבוט מאפשרת ייבוא של מאות ואף אלפי לקוחות בפעולה אחת. עם זאת, קבצים גדולים מאוד (מעל 5,000 רשומות) עלולים לגרום לעיכובים בתהליך הייבוא. במקרה של כמות גדולה במיוחד של לקוחות, מומלץ לפצל את הייבוא למספר קבצים קטנים יותר.
מה קורה אם יש שגיאות בקובץ הייבוא?
במידה ומתגלות שגיאות בקובץ יבוא יש לפנות לתמיכה טכנית לקבלת עזרה.
האם ניתן לייבא גם פרטי אמצעי תשלום של לקוחות?
מטעמי אבטחת מידע ועמידה בתקני PCI-DSS, לא ניתן לייבא פרטי כרטיסי אשראי באמצעות קובץ אקסל. פרטי אמצעי תשלום רגישים כגון מספרי כרטיסי אשראי יש להזין ידנית במערכת או באמצעות ממשקים מאובטחים ייעודיים.
תוכן עניינים
מאמרים קשורים
-
ניהול לקוח- עריכה פרטי קשר ונתונים
המשך למאמר -
עדכון פרטי אשראי ללקוח
המשך למאמר -
בדיקה של חיובים מחזורים שבוצעו
המשך למאמר