מילוי אוטומטי לכרטיס ספק במערכת פינבוט - על ידי שימוש בדאטה
מילוי אוטומטי לכרטיס ספק הוא כלי חכם במערכת פינבוט שחוסך זמן רב בתהליך הקמת ספקים חדשים.
הכלי מאפשר למלא באופן אוטומטי את פרטי הספק ממאגר נתונים עשיר, ובכך מייעל את תהליך העבודה ומפחית טעויות בהזנת נתונים. יתרון משמעותי במיוחד של הכלי הוא בניהול נכון של פרטי ספקים עבור עסקים המחויבים בדיווח מפורט למע"מ (PCN), שם דיוק בפרטי הספק הוא קריטי להצלחת הדיווח.
דגשים חשובים
- ✓ מאגר הנתונים של פינבוט כולל מידע שנצבר במשך למעלה מ-5 שנים, המכיל מיליוני רשומות של ספקים
- ✓ המערכת מחוברת באמצעות ממשק API לרשות התאגידים, המאפשר אימות ועדכון אוטומטי של פרטי חברות
- ✓ כפתור אפור מציין שכרטיס הספק אינו קיים במערכת
- ✓ כפתור כתום מציין שקיים מידע זמין במאגר הנתונים של פינבוט שניתן למלא אוטומטית
- ✓ לחיצה על הכפתור הכתום תמלא באופן אוטומטי את כל פרטי הספק הזמינים במאגר
- ✓ השימוש במאגר הנתונים הוא אופציונלי - ניתן לבחור אם להשתמש במידע המוצע או להזין את הפרטים באופן ידני
- ✓ מילוי אוטומטי מדויק של פרטי ספקים מסייע משמעותית בהצלחת דיווחי PCN
שלבי ביצוע מילוי אוטומטי לכרטיס ספק
1. קבלת חשבונית לסיווג
כאשר מגיעה חשבונית לסיווג במערכת פינבוט, המערכת תציג את כל הפרטים של הספק אבל יש צורך גם בהקמת כרטיס ספק. אם הספק אינו קיים במערכת, יופיע כפתור אפור המציין שכרטיס הספק אינו קיים.
אם המערכת מזהה שפרטי הספק קיימים במאגר הנתונים של פינבוט, יופיע כפתור כתום לצד פרטי הספק. כפתור זה מסמן שניתן למלא את פרטי הספק באופן אוטומטי מהמאגר המשותף.
שים לב: הכפתור הכתום מופיע רק כאשר המערכת מזהה התאמה במאגר הנתונים. אם לא מופיע כפתור כתום, ייתכן שהספק אינו קיים במאגר או שנדרשים פרטים נוספים לזיהוי.
2. בדיקת הפרטים שמולאו אוטומטית
לאחר המילוי האוטומטי, יש לבדוק את הפרטים שהתקבלו כדי לוודא שהם מדויקים ומתאימים לחשבונית. המערכת תסמן בצבע שונה שדות שלא מולאו אוטומטית או שדות שעשויים לדרוש תשומת לב מיוחדת.
טיפ: כדאי להשוות בין הפרטים שמולאו אוטומטית לבין הפרטים המופיעים בחשבונית, במיוחד מספר עוסק מורשה/ח.פ. ושם הספק המדויק. דיוק בפרטים אלו חיוני במיוחד לדיווחי PCN.
3. שמירת כרטיס הספק
לאחר וידוא שכל הפרטים נכונים ומלאים, יש ללחוץ על כפתור "שמור" כדי ליצור את כרטיס הספק במערכת. המערכת תאשר את יצירת הכרטיס ותחזיר למסך סיווג ההוצאות, כאשר הספק החדש כבר מקושר להוצאה.
התהליך הושלם בהצלחה כאשר כרטיס הספק נשמר במערכת ומוכן לשימוש בתהליכי סיווג הוצאות, קליטת חשבוניות, תשלומים ודיווחי PCN.
טיפ: בפעם הבאה שתגיע חשבונית מאותו ספק, המערכת תזהה אותו אוטומטית ולא יהיה צורך להקים את כרטיס הספק מחדש.
קישורים לתהליכים נוספים
שאלות נפוצות
האם המידע שמתמלא אוטומטית מדויק ומעודכן?
כן, מאגר הנתונים של פינבוט מתעדכן באופן שוטף ממספר מקורות אמינים, כולל רשות התאגידים. המידע שנצבר במשך למעלה מ-5 שנים עובר בדיקות איכות ועדכונים תכופים. עם זאת, תמיד מומלץ לבדוק את הפרטים אל מול החשבונית המקורית.
כיצד המילוי האוטומטי מסייע בדיווחי PCN?
דיווחי PCN (דיווח מפורט למע"מ) דורשים דיוק מרבי בפרטי הספקים והלקוחות. שגיאות בפרטים כמו מספר עוסק מורשה, שם מדויק או כתובת עלולות לגרום לדחיית הדיווח על ידי רשויות המס. המילוי האוטומטי מבטיח שהפרטים שנשאבים ממאגר הנתונים של פינבוט תואמים את הרשומות הרשמיות, ובכך מפחית משמעותית את הסיכוי לדחיית דיווחים.
מה קורה אם לא מופיע כפתור כתום לספק מסוים?
אם לא מופיע כפתור כתום, ייתכן שהספק אינו קיים במאגר הנתונים של פינבוט או שהמערכת לא הצליחה לזהות אותו באופן חד-משמעי. במקרה כזה, יש להזין את פרטי הספק באופן ידני או לנסות לחפש אותו באמצעות מספר עוסק מורשה/ח.פ.
האם ניתן לערוך את הפרטים שהתמלאו אוטומטית?
בהחלט! כל הפרטים שהתמלאו אוטומטית ניתנים לעריכה. המערכת מספקת את המידע כנקודת פתיחה נוחה, אך ניתן לשנות, להוסיף או למחוק כל פרט לפי הצורך לפני שמירת כרטיס הספק.
תוכן עניינים
מאמרים קשורים
-
חדש- מהיום ניתן לשדר PCN (מעמ מפורט) דרך API מתוך מערכת ניהול
המשך למאמר -
התממשקות להפקת הכנסות דרך Make
המשך למאמר -
התממשקות רופאים סגמנט <> פינבוט
המשך למאמר