נווטו אל מסך "אינדקס עובדים" במערכת פינבוט דרך התפריט הראשי. מסך זה מציג את כל העובדים הפעילים במשרד ומאפשר ניהול מלא של פרטיהם והרשאותיהם.

אתרו את העובד שברצונך לסגור מתוך רשימת העובדים המוצגת. ניתן לגלול ברשימה או להשתמש בפונקציית החיפוש כדי למצוא את העובד הרלוונטי.

לאחר איתור העובד, לחץ על שלוש הנקודות (⋮) המופיעות בצד שמאל של שורת העובד. פעולה זו תפתח תפריט אפשרויות הכולל מספר פעולות שניתן לבצע על העובד הנבחר.

בחרו באפשרות "עריכה" מתוך התפריט. בדף עריכת פרטי העובד, גלול לחלק של "שיוך לקוחות". הורד את הסימון מכל הלקוחות המשויכים לעובד כדי להסיר את השיוך שלהם.

לאחר הסרת שיוך הלקוחות, לחצו על כפתור "שמירה" כדי לשמור את השינויים. המערכת תחזיר אותך לרשימת העובדים.

חזור לשורת העובד, לחץ שוב על שלוש הנקודות (⋮) ובחר באפשרות "הפוך ללא פעיל".

לאחר סגירת העובד, יש לשייך את הלקוחות שנותרו ללא שיוך לעובד חלופי. ניתן לעשות זאת באחת משתי דרכים:

א. לחצו על מספר הלקוחות בשורה של העובד החלופי בטבלת אינדקס עובדים. יפתח חלון עם אפשרויות בחירת לקוחות. בחר באפשרות "לקוחות לא משויכים" ובחר את כל הלקוחות שברצונך לשייך לעובד זה.

ב. היכנסו לכרטיס העובד החלופי דרך אפשרות "עריכה", 

יש לגלול לחלק "שיוך לקוחות" ולסמן את הלקוחות שברצונך לשייך אליו (ניתן בקלות לבחור את לקוחות “ללא שיוך” , לאחר מכן לחצו על שמירה.

לחץ שמירה

לאחר שיוך הלקוחות לעובד החלופי, שמור את השינויים. המערכת תציג הודעת אישור שהפעולה הושלמה בהצלחה.

לא, פעולת סגירת העובד אינה הפיכה לאחר אישורה. אם יש צורך להחזיר את המצב לקדמותו, יהיה צורך להפעיל מחדש את העובד שנסגר ולהעביר אליו בחזרה את הלקוחות והעובדים באותה דרך.

כן, תוכלו לחלק את הלקוחות בין מספר עובדים. בתהליך שיוך הלקוחות, בחרו באופן ספציפי אילו לקוחות לשייך לכל עובד. זה מאפשר לכם לבצע חלוקה מאוזנת של העומס או להתאים לקוחות לעובדים לפי תחומי מומחיות.

לא, לאחר סגירת העובד במערכת, חשבון המשתמש שלו מושבת והוא אינו יכול להתחבר למערכת. אם יש צורך בגישה זמנית למערכת, יש לתאם זאת עם מנהל המערכת.

משימות פתוחות שהיו משויכות לעובד שנסגר נשארות במערכת, אך הן אינן משויכות אוטומטית לעובד החלופי. מומלץ לבדוק את כל המשימות הפתוחות לפני סגירת העובד ולשייך אותן מחדש באופן ידני.

המערכת אינה מספקת אפשרות לסגירה זמנית של עובד. אם יש צורך בהשבתה זמנית, מומלץ לשנות את סטטוס העובד ל"לא פעיל" במקום לסגור אותו לחלוטין, כך שניתן יהיה להפעילו מחדש בקלות בעתיד.