מסך אינדקס עובדים
צפייה ועריכת אינדקס עובדים במשרד
תוכן עניינים
אינדקס העובדים הוא כלי ניהולי מרכזי המאפשר ניהול מקיף של צוות המשרד במערכת פינבוט.
באמצעות מסך זה תוכלו לנהל את פרטי העובדים, לשייך להם לקוחות, להגדיר את המבנה הארגוני של המשרד ולקבוע הרשאות מתאימות לכל תפקיד. גישה למסך זה מבוססת הרשאות הניתנות ע"י אדמין המערכת.
דגשים חשובים
- ✓ ממסך זה ניתן לשייך בעלי תפקידים ואת לקוחותיהם או עובדים תחתם במשרד
- ✓ סטטוס פעיל במערכת מציין עובד פעיל, סטטוס לא פעיל אינו יכול להתחבר למערכת וכל לקוחותיהם/עובדיהם הופכים ללא משוייכים
- ✓ כאשר משוייכים עובדים תחת משתמש, הוא הופך אוטומטית למנהל
- ✓ המספר המופיע בעמודות "רשימת עובדים" ו-"רשימת לקוחות" מציג את כמות הרשומות המשוייכות
פונקציונאליות מסך אינדקס עובדים
ניווט למסך אינדקס עובדים
לגישה למסך פרטי משרד ניתן ללחוץ מצד שמאל למעלה על תמונת המשתמש ובתפריט לבחור אינדקס עובדים
כמו כן במעמד האונבורדינג האדמין הראשי יכול להקים משתמשים (עובדים) ולשייכם
שימו לב! נדרשת הרשאת גישה למסך זה אשר רק אדמין המערכת יכול לתת
בטבלה המופיעה ניתן לראות את כלל העובדים במערכת
חיפוש וסינון עובדים
אפשרויות חיפוש
- חיפוש חופשי - הזנת טקסט בשדה החיפוש בצד ימין
- סינון מתקדם - לחיצה על שדה "סינון" יפתח אפשרויות סינון מורחבות
אפשרויות סינון
- סניפים
- סטטוסים
- דרגות ניהול
- רמות הרשאה
דרך סינון מתקדם ניתן להקים סניף חדש למשרד
יצירת עובד חדש
בכדי ליצר עובד חדש ניתן ללחוץ מעל הטבלה מצד שמאל על כפתור 
במסך שיפתח ישנם 4 טאבים שבהם נדרש למלא את הפרטים הבאים:
פרטי עובד
- שם פרטי ומשפחה
- מספר עובד
- בחירת סניף
- רמת הרשאה (תפקיד)
- תאריך תחילת עבודה
- סטטוס עובד
- הערות
פרטי קשר
- טלפון
- נייד
- מייל
שיוך עובדים
בחירת העובדים שיהיו תחת ניהול העובד החדש
שיוך לקוחות
בחירת הלקוחות שיהיו משויכים לעובד החדש
לאחר מילוי הפרטים נדרש ללחוץ על כפתור 
בצד שמאל למעלה
עריכת פרטי עובד
אתרו את העובד בטבלה המרכזית
לחצו על שלושת הנקודות 
מצד שמאל של שורת העובד בטבלה
בחרו באפשרות "עריכה"
ערכו את הפרטים הרצויים במסך הצד שיפתח
לחצו על לאישור הנתונים
שיוך לקוחות / עובדים למשתמש
ניתן לשייך לקוחות או עובדים ב-2 דרכים:
דרך 1 - עריכת עובד
לחיצה על עריכת עובד וגלילה לשיוך עובדים / שיוך לקוחות בחלון העריכה
דרך 2 - דרך הטבלה המרכזית
- יש ללחוץ על המספר המופיע בעמודות רשימת עובדים/רשימת לקוחות
- בחלון שיפתח יוצגו כלל הלקוחות / עובדים במערכת
- בחרו את הלקוחות / עובדים שברצונכם לשייך לעובד זה (ניתן לבחור בחירה בודדת או קבוצות שלמות)
- לחצו על כפתור "שמור" לאישור השיוך
ניהול סטטוס עובד
בטבלה המרכזית יש לאתר את העובד
לחצו על שלוש הנוקודות בצד שמאל
בחרו באפשרות הפוך לפעיל/לא פעיל
שימו לב! עובד לא פעיל אינו יכול להתחבר למערכת וכל הלקוחות / עובדים המשוייכים אליו יהפכו להיות ללא שיוך
איפוס סיסמה לעובד
בטבלה המרכזית יש לאתר את העובד
לחצו על שלוש הנוקודות בצד שמאל
בחרו באפשרות איפוס סיסמה בפופ-אפ שיפתח יש לאשר שאיפוס הסיסמא ישלח למייל העובד הרשום
התאמת תצוגת הטבלה
לחצו על סמל גלגל השיניים בפינה השמאלית מעל הטבלה
בחלון שיפתח סמנו את העמודות שברצונכם להציג/להסתיר בטבלה
שנו את סדר העמודות לפי הצורך
לחצו על "אישור" לשמירת השינויים
קישורים לתהליכים נוספים
שאלות נפוצות
מה קורה ללקוחות של עובד שעזב את המשרד?
כאשר עובד עוזב את המשרד ומשנים את הסטטוס שלו ל"לא פעיל", כל הלקוחות שהיו משויכים אליו יהפכו להיות ללא שיוך. לכן, חשוב לוודא שלפני שינוי סטטוס העובד, משייכים את הלקוחות שלו לעובדים אחרים. מומלץ לבצע את השיוך מחדש דרך מסך "שיוך לקוחות" באינדקס העובדים.
האם ניתן לשייך לקוח למספר עובדים במקביל?
כן, ניתן לשייך לקוח למספר עובדים בו-זמנית. דבר זה שימושי במקרים של עבודת צוות על לקוח מסוים, או כאשר עובדים שונים אחראים על שירותים שונים עבור אותו לקוח. לשיוך מרובה, יש לבחור את הלקוח בחלון השיוך של כל אחד מהעובדים הרלוונטיים.
האם אינדקס העובדים משפיע על אופן הצגת הנתונים בדוחות המערכת?
כן, שיוך העובדים והלקוחות משפיע ישירות על הנתונים המוצגים בדוחות המערכת. מנהלים יוכלו לראות דוחות מרוכזים של כלל העובדים תחתם, בעוד שעובדים רגילים יראו רק את הלקוחות המשויכים אליהם. כמו כן, דוחות מחלקתיים וסניפיים מבוססים על מבנה העובדים כפי שמוגדר באינדקס.
כיצד יש לטפל בעובד שיוצא לחופשה ארוכה?
עבור עובד שיוצא לחופשה ארוכה, מומלץ לא לשנות את הסטטוס שלו ל"לא פעיל" אלא אם כן מדובר בחופשה ארוכה במיוחד. במקום זאת, ניתן להשתמש בשדה "הערות" בפרטי העובד לציון תאריכי החופשה, ולשייך זמנית את לקוחותיו לעובד מחליף. לחלופין, ניתן ליצור תפקיד ייעודי עם הרשאות מוגבלות לעובדים בחופשה.
מה ההבדל בין ביטול שיוך לקוחות לבין שינוי סטטוס עובד ל"לא פעיל"?
ביטול שיוך לקוחות משחרר את הלקוחות הספציפיים מהעובד אך משאיר את העובד פעיל במערכת עם כל הרשאותיו. לעומת זאת, שינוי סטטוס העובד ל"לא פעיל" חוסם את גישתו למערכת לחלוטין ומשחרר אוטומטית את כל הלקוחות והעובדים המשויכים אליו. אם מטרתכם היא רק להעביר חלק מהלקוחות לעובד אחר, השתמשו בביטול שיוך ספציפי ולא בשינוי הסטטוס.
תוכן עניינים
מאמרים קשורים
-
מסך פרטי משרד
צפייה ועריכת פרטי המשרד
המשך למאמר -
מסך פרופיל הרשאות
צפייה ועריכת הרשאות ותפקידים במשרד
המשך למאמר