התחברו למערכת פינבוט, מצד שמאל יש ללחוץ על אייקון הפרופיל ולננוט לאינדקס עובדים - זהו מסך ניהול העובדים במערכת.

במסך ניהול העובדים תוצג רשימה של כל העובדים במערכת. סקרו את הרשימה ואתרו את העובד שאת פרטיו והרשאותיו תרצו לערוך.

לאחר שאיתרתם את העובד הרלוונטי, לחצו על אייקון שלוש הנקודות (⋮) המופיע בצד שמאל של שורת העובד. פעולה זו תפתח תפריט אפשרויות לפעולות שניתן לבצע על חשבון המשתמש.

מתוך התפריט שנפתח, בחרו באחת מהאפשרויות הבאות:

- עריכה - לעדכון פרטי העובד והרשאותיו
- איפוס סיסמה - לאיפוס סיסמת העובד במקרה שהוא שכח אותה

- הפוך ללא פעיל - הפיכת סטטוס העובד ללא פעיל

אם בחרתם באפשרות "איפוס סיסמה", המערכת תציג חלון אישור. לחצו על "אישור" כדי לאפס את הסיסמה. המערכת תשלח באופן אוטומטי הודעת דוא"ל לעובד עם קישור לקביעת סיסמה חדשה.

אם בחרתם באפשרות "עריכה", תועברו לדף עריכת פרטי העובד. כאן תוכלו לעדכן מגוון פרטים בלשוניות השונות:

- בלשונית 'פרטים אישיים': עדכנו שם, כתובת, פרטי התקשרות וכדומה
- בלשונית 'פרטי העסקה': עדכנו תאריך תחילת עבודה, שיוך תחת סניף או מנהל ושיוך לקוחות
- בשלונית "שיוך עובדים " שייכו עובדים עבור המשתמש במידה ומדובר במנהל
- בלשונית " שיוך לקוחות " שייכו לקוחות תחת העובד הנבחר

בדף עריכת פרטי העובד, אתרו את השדה המציג את רמת ההרשאות הנוכחית (בדרך כלל בלשונית 'הרשאות' או 'אבטחה'). בחרו את רמת ההרשאה החדשה המתאימה לתפקיד העובד מתוך הרשימה הנפתחת. מערכת פינבוט מציעה מספר רמות הרשאה מוגדרות מראש, המותאמות לתפקידים שונים במשרד רואי חשבון.

לאחר ביצוע כל השינויים הרצויים, לחצו על כפתור "שמירה" בחלק העליון של הדף כדי לאשר ולהחיל את השינויים. המערכת תעדכן את פרטי העובד והרשאותיו באופן מיידי.

רק משתמשים בעלי הרשאות אדמין (הרמה הגבוהה ביותר) יכולים לשנות הרשאות של עובדים אחרים במערכת. זוהי מגבלה מכוונת שנועדה להבטיח שרק גורמים מורשים יוכלו לשנות את מבנה ההרשאות במערכת.

לאחר איפוס סיסמה, העובד יקבל הודעת דוא"ל עם קישור לקביעת סיסמה חדשה.

כן, ברגע שהשינויים נשמרים, הם חלים באופן מיידי. אם המשתמש מחובר למערכת בזמן השינוי, ייתכן שיידרש ממנו להתחבר מחדש כדי שההרשאות החדשות ייכנסו לתוקף במלואן.

אם העניקתם בטעות הרשאות גבוהות מדי לעובד, מומלץ לתקן זאת בהקדם האפשרי. עקבו אחר אותו תהליך כדי להוריד את רמת ההרשאות לרמה המתאימה. המערכת אינה מתעדת באופן אוטומטי פעולות שבוצעו בזמן שלעובד היו הרשאות גבוהות.

בגרסה הסטנדרטית של פינבוט, ניתן לבחור רק מבין רמות ההרשאה המוגדרות מראש. עם זאת, בגרסאות מתקדמות יותר או בהתאמה אישית, ייתכן שתהיה אפשרות ליצור רמות הרשאה מותאמות אישית. פנו לצוות התמיכה של פינבוט לבירור אפשרות זו.