שלב 1 - לקוח קצה/העסק (לעיתים גם צד המשרד בשם העסק) מעלה מסמכים (דרך וואטסאפ, מייל הוצאות אישי, צילום/העלאה דרך האפליקציה)

שלב 2 - המסמכים מתקבלים ומועברים לעיבוד ראשוני (סטטוס מסמכים בעיבוד), ניתן לראות את המסמכים שהתקבלו במסך מסמכים לטיפול

שלב 3 - המערכת מעבדת את המסמכים ע"י טכנולגית OCR ובינה מלאכותית, כמו כן ישנו צוות אנושי שמוודא את איכות הקריאה ופענוח המסמכים (ולכן רמת הדיוק הגבוהה בשוק) 

שלב 4 - לאחר סריקת המסמך, סטטוס המסמך משתנה ל-"ממתין לטיפול" במסך במסמכים לטיפול ובלחיצה על המסמך יפתח מסך הסיווג כאשר שדות עיקריים כבר יהיו ממולאים אוטומטית כמו: מספר אסמכתא, חפ ספק, שם הספק וכו. 

שלב 5 - נותר רק למלא פרטים חסרים, לבחור אם לסווג כפקודה זמנית או קבועה, ופקודת היומן תיווצר ע"פ הגדרתכם. 

שימו לב! ניתן להחליט שלא להכניס את המסמך לספרים אלא לבחור תיקייה, לשלוח לארכיון הלקוח או להעביר לבירור אל מול הלקוח על המסמך

בכדי להיכנס לסיווג המסמך ישנם מספר דרכים, דרך dashboard או דרך מסך מסמכים לטיפול ע"י לחיצה על המסמך

מהטבלה נבחר מסמך

וכעת יפתח לנו עמוד הסיווג המרכזי

שימו לב :

 ניתן לבחור אם זה פקודת יומן רגילה או מורכבת בבחירה מעל פרטי המסמך

בחלק העליון של טופס הסיווג תוכלו להגדיר:

• סוג התנועה (הכנסה/הוצאה)
• סוג המסמך (חשבונית מס/קבלה/חשבונית מס קבלה)
• מספר מסמך (מספר האסמכתא)
• האם זו פקודת יומן רגילה או מורכבת (מעל פרטי המסמך)

הגדרת תאריכים

במסך הסיווג עליכם להגדיר שלושה תאריכים חשובים:

• תאריך אסמכתא - התאריך המופיע על המסמך המקורי
• תאריך ערך - התאריך שבו התבצעה הפעולה החשבונאית בפועל
• תאריך למע"מ - התאריך הרלוונטי לדיווח המע"מ

הזינו את הנתונים הכספיים הרלוונטיים:

• סכום לרוה"ס
• סכום המע"מ (המערכת יכולה לחשב זאת אוטומטית)
• סכום כולל (סה"כ לתשלום)
• סוג מטבע
• המרת מטבע ושער המרה

המערכת מבצעת חישובים אוטומטיים בהתאם לאחוזי המע"מ, ומציגה התראות במקרה של אי התאמה.

פעולות אפשריות

בחלק התחתון של המסך

 שמירה - קיבוע הנתונים במערכת - ניתן לבחור פקודה זמנית/קבועה

לארכיון - העברה לארכיון

פעולות נוספות - תפריט פעולות מורחב

לחצו על "הוספת אמצעי תשלום" כדי להגדיר תנאי תשלום למסמך. תוכלו להגדיר:

• תאריך תשלום
• אמצעי תשלום (מזומן, המחאה, העברה בנקאית וכו')
• סכום התשלום
• אחוז מהסכום הכולל

ניתן להוסיף מספר אמצעי תשלום למסמך אחד במקרה של פריסת תשלומים.

בצד שמאל של המסך מוצג המסמך המקורי. כאן תוכלו:

• להגדיל/להקטין את התצוגה
• להוריד את המסמך למחשב
• להעלות מסמך חדש או נוסף
• ליצור קשר עם הלקוח בנוגע למסמך זה - בקרוב

לאחר השלמת הסיווג, תוכלו:

• לשמור את המסמך כפקודה זמנית (לעריכה עתידית)
• לשמור את המסמך כפקודה קבועה (להכללה בדוחות)
• להעביר את המסמך לארכיון או לתיקיות (למקרים של מסמכים כפולים או לא רלוונטיים)

אם נדרשת פקודת יומן מורכבת (כמו פיצול הוצאה למספר סעיפים):

1. בחרו באפשרות "פקודה מורכבת" בחלק העליון של המסך
2. הוסיפו שורות פקודה נוספות באמצעות כפתור "+"
3. הגדירו בכל שורה את החשבון, הסכום והפרטים הרלוונטיים
4. ודאו שסך כל הסכומים בחובה וזכות מאוזנים

מהסרגל הצדדי בצד ימין תוכלו:

• לעבור בין מסמכים נוספים של אותו לקוח
• לסנן ולהציג רק סוגים מסוימים של מסמכים
• לראות את סטטוס הטיפול בכל מסמך
• לזהות במהירות מסמכים שטרם טופלו

מסך סיווג המסמכים משמש כממשק המרכזי לעיבוד וקיטלוג מסמכים חשבונאיים. המטרה העיקרית היא לאפשר למשתמש לנהל את המסמכים שהתקבלו מהלקוחות, לפענח את המידע בהם, ולהפוך אותם לפקודות יומן זמנית או קבועה מדויקות באופן יעיל ונוח.

המסך מחולק לשני חלקים עיקריים עם חלק נוסף קטן מצד ימין של מסמכים נוספים לאותו לקוח: 

בצד שמאל מוצג המסמך המקורי (כגון חשבונית או קבלה), 

ובצד ימין נמצאים שדות הסיווג והעריכה לפרטי המסמך. מבנה זה מאפשר עבודה יעילה תוך השוואה מתמדת בין פקודת היומן למסמך המקורי.

ניתן להגיע למסך דרך לחיצה על סטטוס המסמך בתוך מסך “מסמכים לטיפול”

התהליך מתחיל כאשר לקוח קצה (או רואה חשבון בשמו) מעלה מסמכים דרך אחד מערוצי השליחה (וואטסאפ, מייל, אפליקציה וכו'). המסמך נסרק באמצעות טכנולוגיית OCR  ו בינה מלאכותית, ולעיתים גם נבדק ידנית להבטחת דיוק. בתחילה המסמך נמצא בסטטוס "ממתין לעיבוד", ולאחר עיבוד ראשוני הסטטוס משתנה ל"ממתין לטיפול". בשלב זה מנהל החשבונות יכול לסווג את המסמך ולהפוך אותו לפקודה זמנית או קבועה.

בסיווג מסמך יש להגדיר שלושה תאריכים חשובים:

• תאריך אסמכתא - התאריך המופיע על המסמך המקורי
• תאריך ערך - התאריך שבו התבצעה הפעולה החשבונאית בפועל
• תאריך למע"מ - התאריך הרלוונטי לדיווח המע"מ

פקודה זמנית ניתנת לעריכה מלאה ואינה משפיעה על הדוחות הכספיים. היא משמשת כטיוטה שמאפשרת שינויים ובדיקות לפני אישור סופי. 

פקודה קבועה, לעומת זאת, משולבת באופן סופי בספרי החשבונות ומשפיעה על הדוחות הכספיים. לא ניתן לערוך פקודה קבועה, אלא רק לבטל אותה באמצעות פקודת סטורנו או פקודה נגדית.

לטיפול במסמך מורכב יש לבחור באפשרות "פקודה מורכבת" בחלק העליון של המסך. אפשרות זו מאפשרת להוסיף מספר שורות פקודה עבור אותו מסמך, כך שניתן לפצל את הסכום לכמה חשבונות או סעיפים שונים. יש לוודא שסך כל הסכומים בחובה וזכות מאוזנים.

כן, בצד שמאל של המסך ניתן להעלות מסמכים נוספים כחלק מאותה פקודה. זו אפשרות שימושית כאשר יש מסמכים תומכים נוספים לאותה עסקה, כמו תעודות משלוח, הזמנות, או אישורים נוספים.

המערכת מאפשרת ליצור קשר ישיר עם הלקוח בנוגע למסמך ספציפי. כך ניתן לברר שאלות או לבקש הבהרות לגבי המסמך בלי לצאת מהמערכת ובהקשר המדויק של המסמך הרלוונטי.

מצד ימין של המסך ניתן לראות ולגשת למסמכים נוספים של אותו לקוח. אפשרות זו מאפשרת לעבור בקלות בין מסמכים שונים מבלי לחזור למסך הראשי. ניתן גם לסנן ולהציג רק סוגים מסוימים של מסמכים כדי להתמקד במשימות ספציפיות.

במסך סיווג של המסמך ניתן לבחור סוג מטבע לחיצה על הקורדיון של בחירת סוג המטבע, בחירת סכום המרה ושער המטבע