בסרגל הכלים מצד ימין יש לנווט לפקודות יומן > יומן פקודות קבועות

יש לוודא שעובדים על הלקוח הרצוי

ניתן לסנן את רשימת הפקודות הקבועות באמצעות אפשרויות הסינון בחלק העליון של המסך:

חיפוש טקסט חופשי מעל הטבלה מימין

סינון מתקדם לפי תאריכים, סכומים, מספרי אסמכתא ותנאים נוספים

ניתן לנקות את כל הסינונים באמצעות לחצן “ניקוי”

בצד שמאל מעל הטבלה, ניתן ללחוץ על אייקון גלגל השיניים  כדי להתאים אילו עמודות יוצגו בטבלה

בצד שמאל של כל שורת פקודה בטבלה, ניתן ללחוץ על אייקון שלוש הנקודות לפתיחת תפריט הפעולות

ניתן לבצע:

עריכה -  עדכון פרטים טכניים מוגבלים בלבד 

שכפול -  יצירת העתק של הפקודה עם מספר פקודה חדש 

מחיקה/צור סטורנו - יצירת פקודה זהה עם סימון הפוך, המסומנת כלא משודרת למע"מ

ניתן לבחור מספר פקודות במקביל לביצוע סטורנו

נבחר מספר פקודות ע"י לחיצה על הצ'ק-בוקס מימין לפקודה בטבלה

לאחר הבחירה יפתח לנו אפשרות לבחור ביצוע סטורנו לכלל הפקודות שנבחרו מצד שמאל מעל הטבלה

שימו לב! רק ברגע שנבחר מספר פקודות תפתח לנו אופציה זו

בחלק העליון של המסך מצד ימין ניתן למצוא כפתורים למעבר בין המסכים

ניתן להדפיס או לייצא את טבלת הפקודות המוצגת באמצעות לחיצה על אייקון המדפסת בחלק העליון של המסך.

ההדפסה תכלןל את כל הפקודות העומדות בתנאי הסינון הנוכחיים

המערכת מאפשרת העלאת פקודות יומן מקובץ חיצוני

לחיצה על כפתור “העלאה מקובץ” בחלק העליון מצד שמאל של המסך

בחרו את הקובץ המכיל את פקודות היומן בפורמט המתאים

אשרו את העלאת הקובץ והמערכת תייבא את הפקודות

ישנם שלושה סוגים של סטטוסים על פקודות קבועות

פקודת יומן קבועה הינה רישום חשבונאי סופי ומחייב בספרי הלקוח. בניגוד לפקודות זמניות, פקודות קבועות אינן ניתנות לעריכה מהותית, מה שמבטיח את שלמות ואמינות הרישום החשבונאי. פקודות אלו משמשות את הנהלת החשבונות לתיעוד עסקאות באופן רשמי ובלתי ניתן לשינוי.

פקודת יומן זמנית ניתנת לעריכה מלאה ומשמשת כטיוטה לפני הרישום הרשמי. לעומתה, פקודת יומן קבועה היא רישום סופי שלא ניתן לערוך את תוכנו המהותי, אלא רק פרטים טכניים מוגבלים כמו תאריך ומספר אסמכתא. כל תיקון בפקודה קבועה דורש פעולה חשבונאית נפרדת כגון סטורנו או פקודה נגדית.

לא ניתן לשנות את התוכן המהותי של פקודת יומן קבועה. במקרה שנדרש תיקון, יש להשתמש בפעולות חשבונאיות מקובלות - רישום פקודת יומן נגדית או ביצוע פקודת סטורנו. ניתן לבצע שינויים טכניים בלבד כגון עדכון תאריך או מספר אסמכתא.

פקודת סטורנו היא יצירת פקודת יומן זהה לפקודה המקורית, אך עם סימנים הפוכים לכל החיובים והזיכויים. משתמשים בה כאשר נדרש לבטל פקודת יומן קבועה שגויה או לא רלוונטית. הפקודה החדשה מסומנת כלא משודרת למע"מ והיא תשודר בתאריך המע"מ שייקבע לה, כאשר ברירת המחדל היא תאריך המע"מ הקרוב.

שכפול פקודה מעתיק את כל הפרטים של פקודת יומן קיימת, אך מקבלת מספר פקודה חדש. הסטטוס של הפקודה החדשה (זמני או קבוע) נקבע לפי הגדרות ברירת המחדל של המשתמש. משתמשים בשכפול כאשר יש צורך לרשום פקודה דומה מאוד לפקודה קיימת, וכך לחסוך זמן הקלדה וטעויות אפשריות.

כן, המערכת מאפשרת העלאת פקודות יומן מקובץ חיצוני בפורמט מתאים. לאחר ההעלאה, הפקודות ייקלטו במערכת וניתן יהיה לראותן במסך פקודות היומן. חשוב לוודא שהקובץ עומד בדרישות הפורמט של המערכת לפני ההעלאה.

למעשה, לא ניתן למחוק פקודת יומן קבועה באופן ישיר. כאשר בוחרים באפשרות "מחיקה/צור סטורנו", המערכת יוצרת פקודה חדשה עם ערכים הפוכים מהפקודה המקורית, מה שמבטל את השפעתה מבחינה חשבונאית. הפקודה המקורית נשארת בספרים כחלק מנתיב הביקורת, אך השפעתה מתבטלת.

כן, פקודות יומן קבועות משפיעות על דיווחי המע"מ בהתאם לתאריך המע"מ המוגדר בהן. כאשר יוצרים פקודת סטורנו, היא מסומנת כלא משודרת למע"מ והיא תשודר בתאריך המע"מ שייקבע לה על ידי המשתמש. ברירת המחדל היא תאריך המע"מ הקרוב.

כן, המערכת מאפשרת בחירה מרובה של פקודות יומן קבועות לביצוע פעולות מרוכזות. ניתן לסמן מספר פקודות באמצעות תיבות הסימון בצד ימין של הטבלה, ולאחר מכן לבחור בפעולה הרצויה מהתפריט שיופיע בחלק העליון של המסך.

תאריך ערך הוא התאריך שבו הפעולה החשבונאית נכנסת לתוקף מבחינה כלכלית, והוא עשוי להיות שונה מתאריך הרישום. תאריך הערך משמש לחישובי ריבית, תזרים מזומנים ודוחות תקופתיים. גם בפקודות קבועות ניתן לעדכן את תאריך הערך במסגרת השינויים הטכניים המותרים.