מסך אינדקסים ורשימות - הגדרות משרד
צפייה ועריכת אינדקס ורשימות ברמת המשרד
תוכן עניינים
אינדקס ורשימות (הגדרות משרד)
מסך אינדקס ורשימות מאפשר לך להגדיר תשתית עבודה רוחבית למשרד, שתייעל את הקמת הלקוחות החדשים ותבטיח אחידות בניהול החשבונאי.
מבנה היררכיה אינדרס ורשימות בהקמת אינדקסי חשבון ברמה רוחבית

מבנה היררכיה חשבונאית כללי במערכת


דגשים חשובים
- ✓ ההגדרות במסך זה משפיעות על כלל המשרד ולא על לקוח ספציפי
- ✓ מומלץ להגדיר סוגי עסקים שונים (עוסק פטור, מורשה, חברה בע"מ) וקטגוריות מותאמות לתחומי פעילות
- ✓ הגדרות אלו נקבעות לראשונה בתהליך האונבורדינג, אך ניתן לשנותן בכל עת
- ✓ גם לאחר קביעת הגדרות רוחביות, תמיד ניתן לבצע התאמות ברמת לקוח ספציפי
- ✓ ההגדרות יוצרות תבניות שיחסכו זמן רב בהקמת לקוחות חדשים

שלבי ביצוע הגדרת אינדקס ורשימות
1. ניווט למסך אינדקס ורשימות
לחצו על תמונת המשתמש בצד שמאל למעלה (אזור אישי) ובתפריט בחרו באפשרות "אינדקס ורשימות". במסך זה תוכלו לנווט בין מספר לשוניות: סוגי עסקים וענפי עיסוק, סעיפים חשבונאיים, קודי מיון ואינדקס כרטיסים.

2. הגדרת ועריכת סוגי עסקים וענפי עיסוק
הקמת סוג עסק חדש
בחרו בלשונית "סוגי עסקים וענפי עיסוק" במידה ותרצו להקים סוג חדש לחצו על הוסף ומלאו את השדות הנדרשים: מספר, סוג עסק (למשל "עוסק מורשה") וענף עיסוק (תחום פעילות). לאחר מכן לחצו על כפתור "הוסף".

חשוב לדעת: חשוב להגדיר את סוגי העסקים תחילה (אדמין המערכת מבצע זאת לרוב בתהליך האונבורדינג הראשוני), שכן הם מהווים את הבסיס להגדרות הבאות.
עריכת סוג עסק קיים

במידה ותרצו לערוך סוג עסק קיים ניתן ללחוץ בטבלה מצד שמאל על שלושת הנקודות בתפריט פעולות נוספות יש ללחוץ על עריכה וכעת ניתן לערוך את השדות בטבלה.

3. הגדרת ועריכת סעיפים חשבונאיים
הקמת סעיפים חשבונאיים
עברו ללשונית "סעיפים חשבונאיים", בחרו את סוג העסק הרלוונטי מהרשימה, הזינו את שם הסעיף החשבונאי וחברו אליו את חשבון האב המתאים. לחצו על "+הוסף" לשמירה.

יתרון: הסעיפים החשבונאיים משמשים לארגון הנתונים הפיננסיים ויוצגו בדוחות הכספיים.
עריכת סעיפים חשבונאיים

במידה ותרצו לערוך סעיפים חשבונאיים בתוך סוג עסק קיים ניתן ללחוץ בטבלה מצד שמאל על שלושת הנקודות בתפריט פעולות נוספות יש ללחוץ על עריכה וכעת ניתן לערוך את השדות בטבלה.

4. הגדרת ועריכת קודי מיון
הקמת קודי מיון
בלשונית "קודי מיון", בחרו את סוג העסק הרלוונטי, הזינו את שם קוד המיון וחברו אותו לסעיף החשבונאי המתאים. לחצו על "+הוסף" לשמירה.

מידע שימושי: קודי המיון מאפשרים סיווג מפורט יותר של פעולות חשבונאיות ומשפרים את הדיוק בדוחות הכספיים.
עריכת קודי מיון

במידה ותרצו לערוך קודי מיון קיימים בתוך סעיפים חשבונאיים ניתן ללחוץ בטבלה מצד שמאל על שלושת הנקודות בתפריט פעולות נוספות יש ללחוץ על עריכה וכעת ניתן לערוך את השדות בטבלה.

5. ניהול אינדקס כרטיסי חשבון
הקמת כרטיסי חשבון
בלשונית "אינדקס כרטיסים", בחרו את סוג העסק הרלוונטי ולחצו על "כרטיס חדש". במסך שייפתח, חברו את הכרטיס לקוד מיון מתאים.

הסבר: אינדקס הכרטיסים מהווה את הבסיס לרישום פעולות בהנהלת חשבונות, כאשר כל כרטיס מייצג סוג של הוצאה, הכנסה, נכס או התחייבות.
עריכת כרטיסי חשבון

במידה ותרצו לערוך כרטיסי חשבון קיימים בתוך האינדקס ניתן ללחוץ בטבלה מצד שמאל על שלושת הנקודות בתפריט פעולות נוספות יש ללחוץ על עריכה וכעת ניתן לערוך את פרטי הכרטיס בתפריט שיפתח מצד שמאל.

6. ייבוא נתונים לאינדקס כרטיסי חשבון
במסך אינדקס כרטיסי חשבון מצד שמאל למעלה, ניתן ללחוץ על כפתור המופיע מצד שמאל מעל הטבלה. אפשרות זו שימושית במיוחד למשרדים המעבירים נתונים ממערכת אחרת או כאשר יש צורך בהגדרת כמות גדולה של רשומות.
שימו לב! יבוא כרטיסי החשבון כאן הינו ברמה רוחבית משרדית ולא ללקוח ספציפי. בנוסף, ייבוא הכרטיסים יהיה רק לסוג העסק (לא עסק ספציפי) שעליו אתם עובדים.
7. פעולות נוספות
לאורך כלל הלשוניות בטבלה מצד שמאל ניתן ללחוץ על כפתור שלושת הנקודות ולבחור עריכה, שכפול או מחיקה של השורה בטבלה.

שימו לב! לא ניתן למחוק במידה ויש עסקים במערכת עם סעיפים אלו ומשויכים אליהם כבר כרטיסים.
8. התאמת תצוגת הטבלה - רק באינדקס כרטיסי חשבון
לחצו על סמל גלגל השיניים בפינה השמאלית מעל הטבלה, סמנו את העמודות שברצונכם להציג או להסתיר, שנו את סדר העמודות לפי הצורך ולחצו על "אישור" לשמירת השינויים.


קישורים לתהליכים נוספים

שאלות נפוצות
האם חובה להגדיר סוגי עסקים שונים או שניתן לעבוד עם הגדרות בסיסיות בלבד?
אין חובה להגדיר סוגי עסקים מפורטים, וניתן להסתפק בהגדרות הבסיסיות. עם זאת, הגדרת סוגי עסקים מפורטת חוסכת זמן רב בהקמת לקוחות חדשים ומאפשרת ניהול יעיל יותר של המשרד.
האם ניתן למחוק קוד מיון שכבר משויכים אליו כרטיסי חשבון?
לא ניתן למחוק ישירות קוד מיון שמשויכים אליו כרטיסי חשבון. יש תחילה לשייך את כרטיסי החשבון לקוד מיון אחר, ורק לאחר מכן ניתן למחוק את קוד המיון שהתפנה.
מה קורה אם מוחקים סעיף חשבונאי שכבר בשימוש?
לא ניתן למחוק סעיף חשבונאי שכבר משויכים אליו קודי מיון או כרטיסי חשבון. יש תחילה להסיר את כל הקישורים אליו, ורק אז ניתן למחוק אותו.
תוכן עניינים