היכנס למערכת פינבוט ונווט אל מודול "התאמות בנק" מהתפריט הראשי. בחלק מהגרסאות, ייתכן שתצטרך לנווט דרך "כספים" או "ניהול פיננסי" ואז לבחור ב"התאמות בנק".

בחר את חשבון הבנק שברצונך להתאים מהרשימה הנפתחת. לאחר מכן, הגדר את טווח התאריכים לביצוע ההתאמה. מומלץ לבצע התאמות לפי תקופות קבועות, כגון חודש קלנדרי.

לאחר בחירת החשבון וטווח התאריכים, המערכת תציג שני חלקים עיקריים במסך:

 פקודות יומן

פקודות שנרשמו במערכת פינבוט

 

תנועות של בנק וכרטיסי אשראי

תנועות של בנק וכרטיסי אשראי 

 

סקור את שתי הרשימות כדי לקבל תמונה כללית של הנתונים לפני תחילת ההתאמה.

במסך של התאמת בנקים ניתן לבצע פעולות נוספות שחשוב להכיר ואיך לעבוד :

ניתן ליצור פקות יומן חדשה מתוך המסך של התאמת בנק 
 

ניתן לסמן פקודות יומן ותנועות בנק שאנחנו רוצים ליראות וללחוץ על אפשרות “ הצג מסומנים בלבד”
 

ניתן לבצע התאמה חלקית ולשנות את סכום ההתאמה בצורה ידנית גם בצד של פקודות יומן וגם בצד של תנועות בנק “ סכום להתאמה” 
 

ניתן ליראות בעמודה של הסטטוס האם בוצע התאמה חלקית או לא בוצע התאמה כלל
 

1. אתר תנועה בצד הבנק שאתה מזהה שיש לה תנועה מקבילה בצד פקודות היומן
2. סמן את התנועה בצד הבנק על ידי לחיצה על תיבת הסימון לצידה
3. סמן את התנועה המקבילה בצד פקודות היומן
   בחלק התחתון אתם תיראו את האם יש התאמה ותוכלו לבצע פעולות בהתאם : 
   להקים פקודת יומן על הסכום שלא מותאם :
   
   

   

   
   או
   לשנות את סכום ההתאמה או בצד ספרים או תנועות בנק 
   במידה ויש התאמה החלון יוצג בצבע ירוק 
   
    

לעתים, תנועה אחת בצד אחד מקבילה למספר תנועות בצד השני. למשל, הפקדה מרוכזת של מספר המחאות או תשלום אחד עבור מספר חשבוניות. במקרים אלה:

אם זיהית תנועות בצד הבנק שאין להן רישום מקביל בפקודות היומן, תוכל ליצור פקודות יומן חדשות ישירות ממסך ההתאמה:

לאחר שהתאמת את כל התנועות שניתן להתאים, בדוק את סיכום ההתאמה בחלק העליון של המסך על ידי לחיצת כפתור “ התאמות שבוצעו ” 

• מספר התנועות שהותאמו
• מספר התנועות שנותרו ללא התאמה בכל צד
• סכום כולל של תנועות לא מותאמות

מומלץ לבצע התאמות בנק לפחות פעם בחודש, בסוף כל חודש כחלק מסגירת הספרים החודשית. עסקים עם נפח פעילות גבוה עשויים להזדקק להתאמות תכופות יותר, אפילו שבועיות.

עבור תנועות בנק שאין להן תיעוד, יש לחקור את מקורן ולהחליט על הטיפול המתאים:

1. אם מדובר בהוצאה או הכנסה לגיטימית שלא תועדה - צור פקודת יומן מתאימה
2. אם מדובר בטעות בנקאית - פנה לבנק לבירור ותיקון

הפרשים קטנים (עד מספר שקלים) יכולים לנבוע מעיגול סכומים, הפרשי מט"ח או טעויות קלות. ניתן לטפל בהם באחת מהדרכים הבאות:

1. יצירת פקודת יומן להפרשים לכרטיס "הפרשי התאמה"
2. תיקון הסכום בפקודת היומן המקורית אם מדובר בטעות רישום
3. התעלמות מהפרשים זניחים מאוד (פחות משקל), בהתאם למדיניות החשבונאית של העסק

כן, ניתן לבטל התאמה שבוצעה בטעות. אתר את התנועות המותאמות, סמן אותן ולחץ על "בטל התאמה" או אפשרות דומה. התנועות יחזרו למצב "לא מותאם" ותוכל להתאים אותן מחדש באופן נכון.