שליחת הכנסה בווטצאפ או במייל לאחר ההפקה
שליחת מסמכים ללקוחות היא חלק חשוב מהתנהלות עסקית יעילה. מערכת פינבוט מאפשרת לך לשלוח מסמכים שהופקו במערכת ישירות באמצעות מייל או וואטסאפ, ללא צורך בהורדת המסמך ושליחתו בנפרד.
תהליך זה מסביר כיצד לשלוח מסמכים בקלות ובמהירות לאחר הפקתם.
דגשים חשובים
- ✓ שליחה בוואטסאפ מתאימה במיוחד ללקוחות הזקוקים לתגובה מהירה
- ✓ ניתן לשלוח מסמך למספר נמענים במקביל באמצעות המייל
שלבי התהליך
1. גישה לרשימת המסמכים
כדי להתחיל את תהליך שליחת המסמך, יש להיכנס לרשימת המסמכים במערכת. נווט לתפריט "הכנסה" ובחר באפשרות "מסמכי הכנסות" או "מסמכים נלווים", בהתאם לסוג המסמך שברצונך לשלוח.
צעדים לגישה לרשימת המסמכים:
- היכנס למערכת פינבוט עם שם המשתמש והסיסמה שלך
- לחץ על תפריט "הכנסה" בסרגל הניווט העליון
- בחר באפשרות "מסמכי הכנסות" לחשבוניות, קבלות וחשבוניות מס-קבלה
- או בחר באפשרות "מסמכים נלווים" להצעות מחיר, הזמנות ותעודות משלוח
טיפ: השתמש בפילטרים בחלק העליון של המסך כדי למצוא במהירות את המסמך הרצוי לפי תאריך, לקוח, או סוג מסמך.
2. בחירת המסמך לשליחה
מתוך רשימת המסמכים המוצגת, אתר את המסמך שברצונך לשלוח. לחץ על שם המסמך או על מספר המסמך כדי לפתוח אותו בתצוגה מלאה.
שים לב: ודא שאתה בוחר את המסמך הנכון על ידי בדיקת פרטי המסמך כמו תאריך הפקה, סכום, ושם הלקוח לפני הפתיחה.
3. פתיחת אפשרויות שליחה
לאחר פתיחת המסמך, גלול לחלק התחתון של המסך. שם תמצא את סרגל אפשרויות השליחה, הכולל מספר כפתורים לשיטות שליחה שונות: "שליחה במייל", "שליחה בוואטסאפ", "שליחה בוואטסאפ ביזנס", "הצגת המסמך" ו"בקשת מספר הצגה".
אפשרויות השליחה הזמינות:
📧 שליחה במייל
שליחת המסמך כקובץ PDF מצורף להודעת דוא"ל
📱 שליחה בוואטסאפ
שליחת המסמך כקובץ PDF בהודעת וואטסאפ
🔍 הצגת המסמך
פתיחת המסמך בחלון חדש לצפייה או הדפסה
🔗 בקשת מספר הקצאה
בקשה מספר הקצאה בדיעבד
4. סיום והשלמת התהליך
לאחר שהגדרת את כל פרטי השליחה, לחץ על כפתור "שלח" כדי לשלוח את המסמך. המערכת תציג הודעת אישור כאשר המסמך נשלח בהצלחה.
תיעוד ומעקב אחר שליחת המסמך:
- אישור שליחה: המערכת תציג הודעת אישור כאשר המסמך נשלח בהצלחה
- שליחה חוזרת: ניתן לשלוח את המסמך שוב בכל עת, אם יש צורך בכך
קישורים לתהליכים נוספים
שאלות נפוצות
האם ניתן לשלוח את אותו המסמך למספר נמענים במקביל?
כן, בעת שליחת מסמך במייל, ניתן להוסיף מספר כתובות מייל בשדה הנמענים, מופרדות בפסיק. בשליחה בוואטסאפ, יש לבצע שליחה נפרדת לכל מספר טלפון.
מה קורה אם כתובת המייל או מספר הטלפון של הלקוח אינם מעודכנים במערכת?
מומלץ לעדכן את פרטי הלקוח במערכת לאחר מכן, כדי להקל על שליחות עתידיות.
תוכן עניינים
מאמרים קשורים
-
הפקת חשבונית מס
המשך למאמר -
הפקת חשבונית מס קבלה
המשך למאמר -
הפקת חשבונית זיכוי וקבלה במינוס
המשך למאמר