קישור מסמכים במערכת פינבוט: מדריך מקיף
קישור מסמכים במערכת פינבוט הוא תהליך חיוני המאפשר לך ליצור רצף לוגי בין מסמכים עסקיים שונים, לעקוב אחר התקדמות עסקאות, ולשמור על תיעוד מסודר של כל שלבי העסקה.
מאמר זה מציג את השיטות השונות לקישור מסמכים במערכת פינבוט ומסביר כיצד להשתמש בהן ביעילות.
דגשים חשובים
- ✓ ניתן לקשר רק מסמכים בסטטוס "פתוח"
- ✓ קישור מסמכים עם סכום חלקי ישאיר את המסמך המקורי פתוח עם היתרה
- ✓ המערכת מאפשרת קישור רק בין מסמכים שהגיוניים ברצף העסקי
- ✓ ניתן לקשר מסמכים של אותו לקוח בלבד - שימו לב שאתם לא מקימים לקוח מזדמן כאשר מטפלים בלקוח שהוא קבוע
שיטות לקישור מסמכים
1. קישור מסמכים מתוך המסמך עצמו
שיטה זו מאפשרת לך להפיק מסמך מקושר ישירות מתוך מסמך קיים.
שלבים:
- פתח את המסמך המקורי על ידי לחיצה על שם המסמך מתוך רשימת המסמכים המופקים או מסמכי הכנסות או במסמכים נלווים, יש ללחוץ על שם המסמך כדי להיכנס לפרטיו
- גלול לחלק התחתון של העמוד עד לאזור "הוספת מסמך מקושר" ולחץ על הכפתור
- בחר את סוג המסמך שברצונך להפיק מהתפריט שייפתח
- המערכת תפתח מסך חדש להפקת המסמך הנבחר, עם הפרטים מהמסמך המקורי
- השלם את הפרטים הנדרשים ולחץ על “הפקת מסמך”
2. קישור מסמכים מרשימת המסמכים בעת הקמת מסמך חדש
שיטה זו מאפשרת לך להפיק מסמך מקושר ישירות מרשימת המסמכים, מבלי להיכנס למסמך המקורי.
שלבים:
- נווט אל "הכנסות" > "מסמכי הכנסות" או "הכנסות" > "מסמכים נלווים"
- אתר את המסמך המקורי ברשימה
- לחץ על העיגול הכחול עם סימן הפלוס "+" בעמודת "פעולות" > הוספת מסמך מקושר
- בחר את סוג המסמך שברצונך להפיק מהתפריט שייפתח
- המערכת תפתח מסך חדש להפקת המסמך הנבחר
3. קישור מסמכים בעת הפקת מסמך חדש
שיטה זו מאפשרת לך לקשר מסמכים קיימים בעת הפקת מסמך חדש, כמו קבלה או חשבונית מס.
שלבים:
- התחל בהפקת מסמך חדש (למשל, קבלה)
- בחר את הלקוח הרצוי
- המערכת תציג אוטומטית רשימה של מסמכים פתוחים של אותו לקוח
- סמן את המסמכים שברצונך לקשר למסמך החדש
- לחץ על "שייך מסמך"
- המערכת תעדכן את סכום המסמך החדש בהתאם למסמכים שנבחרו
4. קישור מסמכים בדיעבד
שיטה זו מאפשרת לך לקשר מסמכים שכבר הופקו, אך לא קושרו בעת הפקתם.
שלבים:
- כנסו או למסמכי הכנסות או למסמכים נלווים> בחרו מסמך שברצונכם לקשר אליו מסמכים אחרים
- בחרו באייקון שרשרת בתפריט הפעולות ליד כל מסמך
- המערכת תציג רשימה של מסמכים פתוחים שניתן לקשר
- סמן את המסמכים שברצונך לקשר
- לחץ על "שייך מסמך"
קישורים לתהליכים נוספים
שאלות נפוצות
האם ניתן לבטל קישור בין מסמכים?
לא ניתן לבטל קישור בין מסמכים.
מה קורה אם אני מקשר מסמך בסכום חלקי?
אם אתה מקשר מסמך בסכום חלקי (למשל, קבלה על חלק מסכום החשבונית), המסמך המקורי יישאר פתוח עם היתרה לתשלום. תוכל להפיק מסמך נוסף עבור היתרה בהמשך.
האם ניתן לקשר מסמכים של לקוחות שונים?
לא, ניתן לקשר רק מסמכים של אותו לקוח. המערכת מציגה אוטומטית רק מסמכים של הלקוח שנבחר בעת הפקת המסמך החדש.
מה קורה עם המסמך המקורי לאחר קישור?
כאשר מקשרים מסמך חדש למסמך מקורי בסכום זהה, המסמך המקורי ייסגר אוטומטית. אם הסכום חלקי, המסמך המקורי יישאר פתוח עם היתרה. בכל מקרה, המסמך המקורי והמסמך החדש יהיו מקושרים זה לזה במערכת.
האם ניתן לקשר מסמכים לאחר שכבר הופקו?
כן, ניתן לקשר מסמכים בדיעבד גם לאחר שכבר הופקו. השתמש באפשרות "קישור מסמך" בתחתית המסמך או באייקון הקישור בעמודת הפעולות ברשימת המסמכים.
תוכן עניינים
מאמרים קשורים
-
שינוי נתוני סינון בכרטסת
איך לבצע שינוי בסינון לתצוגת כרטסת
המשך למאמר -
הפקת חשבונית מס
המשך למאמר -
הפקת חשבונית מס קבלה
המשך למאמר