הגדרת מספור
הגדרת מספור מסמכים היא אחד התהליכים החשובים ביותר שיש לבצע לפני תחילת השימוש במערכת פינבוט.
תהליך זה קובע את אופן המספור של כל המסמכים הפיננסיים שתפיק בעסק שלך, כגון חשבוניות, קבלות, חשבוניות מס קבלה והצעות מחיר. הגדרה נכונה של מספור המסמכים חיונית לניהול תקין ולעמידה בדרישות רשויות המס.
דגשים חשובים
- ✓ הגדרת המספור חייבת להתבצע לפני הפקת המסמך הראשון במערכת
- ✓ לאחר הפקת מסמך ראשון, לא ניתן לשנות את שיטת המספור או להתחיל מספר שונה
- ✓ בעת מעבר ממערכת אחרת, יש להתחיל את המספור מהמספר העוקב למספר האחרון שהופק במערכת הקודמת
- ✓ ברגע שמתחברים למערכת בפעם הראשונה, תוצג הודעה המבקשת לאשר הקמת ספרים
- ✓ אם לא תעדכן את המספור בשלב זה, המערכת תשתמש במספרים ברירת מחדל
- ✓ שמירה על רצף מספרים תקין היא דרישה חוקית של רשויות המס
שלבי ביצוע הגדרת מספור מסמכים
1. כניסה להגדרות מספור מסמכים
מיד לאחר ההתחברות הראשונית למערכת פינבוט, תוצג הודעה המבקשת לאשר הקמת ספרים: "הגדרת העסק" > "הגדרת מסמכים" > בחלק התחתון של הדף ניתן ליראות הגדרת מספור ספרור
טיפ: אם אתה מנהל מספר עסקים במערכת, ודא שבחרת את העסק הנכון לפני הגדרת המספור.
3. הגדרת מספור למעבר ממערכת אחרת
אם אתה עובר ממערכת הנהלת חשבונות אחרת לפינבוט, חשוב להמשיך את רצף המספור הקיים. עבור כל סוג מסמך:
בדוק מהו המספר האחרון שהופק במערכת הקודמת
הזן את המספר העוקב
דוגמה: אם החשבונית האחרונה במערכת הקודמת הייתה מספר 458 לכן מספר העוקב הוא 459
מספור רציף
ניתן לרשום רק מספרים רציפים ללא סימנים או סמלים או אותיות.
דוגמה: 1001, 1002, 1003…
6. אישור והפעלת המספור
לאחר שהגדרת את המספור לכל סוגי המסמכים, לחץ על כפתור “עדכן מספור” בתחתית המסך. המערכת תציג הודעת אישור שהמספור נשמר בהצלחה.
אזהרה חשובה: לאחר שמירת ההגדרות והפקת המסמך הראשון, לא תוכל לשנות את המספור ההתחלתי או את שיטת המספור. שינויים יתאפשרו רק לקידומות וסיומות, ורק אם טרם הופק מסמך עם הגדרות אלו.
7. בדיקת המספור בהפקת מסמך ראשון
לאחר שמירת הגדרות המספור, הפק מסמך לדוגמה מכל סוג (חשבונית, קבלה וכו') כדי לוודא שהמספור מופיע כפי שהגדרת. בדוק שהמספר, הקידומת והסיומת מופיעים בצורה הנכונה.
התהליך הושלם בהצלחה כאשר המספור של כל סוגי המסמכים מופיע בצורה הנכונה ותואם את הדרישות של העסק שלך ושל רשויות המס.
קישורים לתהליכים נוספים
שאלות נפוצות
מה קורה אם כבר הפקתי מסמך ואני רוצה לשנות את המספור?
לאחר הפקת המסמך הראשון, לא ניתן לשנות את המספור ההתחלתי או את שיטת המספור. זוהי מגבלה מכוונת שנועדה לשמור על שלמות ורציפות המספור כנדרש על ידי רשויות המס. אם הפקת מסמך בטעות עם מספור שגוי, פנה לתמיכה הטכנית של פינבוט לבדיקת האפשרויות העומדות בפניך.
האם חובה להשתמש במספור רציף או שניתן לדלג על מספרים?
על פי דרישות רשויות המס, חובה לשמור על רצף מספרים במסמכים פיננסיים כמו חשבוניות וקבלות. אסור לדלג על מספרים או להשתמש באותו מספר פעמיים.
האם ניתן להשתמש באותיות במספור המסמכים?
לא, לא ניתן להשתמש באותיות כחלק מהקידומת או הסיומת של מספר המסמך.
תוכן עניינים
מאמרים קשורים
-
דוח ניכויים
מדריך מקיף להגדרת והפקת דוח ניכויים במערכת פינבוט, כולל הסבר על סוגי הקבצים השונים ותהליך העבודה המומלץ
המשך למאמר -
יתרה לגביה
המשך למאמר