בעת יצירת פקודת יומן קבועה, המערכת תציג התראה   אם היא מזהה פרמטרים דומים לפקודה קיימת. ההתראה תופיע במסך הפקודה ותציין שמדובר בפקודה חשודה ככפולה ותפתח מסך עם הפקודה החשודה והמקורית.

במסך ההשוואה, המערכת תציג את הפקודה החשודה לצד הפקודה הקיימת במערכת. בחן את הפרטים המוצגים בשני המסמכים: מספר אסמכתא, ספק/לקוח, תאריך האסמכתא, סכום, מע"מ וסה"כ. בדוק האם אכן מדובר באותו מסמך שכבר הוזן למערכת או שמדובר במסמכים שונים עם פרטים דומים.

לאחר השוואת הפקודות במערכת, בדוק את המסמך המקורי והכפול (חשבונית, קבלה וכו') שעל בסיסו נוצרה הפקודה החשודה. ודא שהפרטים במסמך המקורי תואמים לפרטים שהוזנו בפקודה. שים לב במיוחד למספר האסמכתא, תאריך האסמכתא והסכום.

לאחר בדיקת הפקודות והמסמך המקורי, קבל החלטה לגבי אופן הטיפול בפקודה החשודה. קיימות מספר אפשרויות:

א. אישור הפקודה כתקינה: אם בדקת ומצאת שאין מדובר בכפילות אלא במסמך נפרד ותקין, לחץ על "פקודה לא כפולה" כדי להעביר את הפקודה למצב קבוע.

ב. עדכון הפקודה: אם מצאת שיש טעות בפרטי הפקודה, לחץ על "עדכון" כדי לערוך את הפרטים השגויים.

ג. מחיקת הפקודה: אם מצאת שמדובר בכפילות מוחלטת, לחץ על "מחיקה" כדי למחוק את הפקודה החדשה.

לאחר קבלת ההחלטה, תעד את הסיבה לפעולה שביצעת בשדה "הערות" של הפקודה. רישום זה יסייע בעתיד אם יעלו שאלות לגבי הטיפול בפקודה. לדוגמה: "אושר כפקודה נפרדת לאחר אימות מול הספק" או “נמחק עקב כפילות - המסמך כבר הוזן ”
לאחר הטיפול בפקודה החשודה, לחץ על "שמירה" כדי לשמור את השינויים שביצעת. המערכת תעדכן את סטטוס הפקודה בהתאם להחלטתך ותציג הודעת אישור על השלמת התהליך.

פקודות זמניות נועדו לאפשר הזנת נתונים ראשונית ללא בדיקות מחמירות. רק כאשר אתה מבקש להפוך פקודה לקבועה, המערכת מבצעת בדיקות מקיפות יותר כדי למנוע טעויות וכפילויות שעלולות להשפיע על הדוחות הפיננסיים.

אם אישרת בטעות פקודה כפולה, תוכל לבטל אותה באמצעות פעולת סטורנו. נווט אל הפקודה הכפולה ביומן פקודות קבועות , לחץ על "סטורנו" . המערכת תיצור פקודת ביטול אוטומטית שתקזז את הפקודה השגויה.

המערכת מתריעה על כפילות כאשר  פרמטרים העיקריים דומים: מספר אסמכתא, ספק, תאריך האסמכתא וסכום. אם אחד מהפרמטרים הללו שונה משמעותית, ייתכן שהמערכת לא תזהה את הפקודה כחשודה. לכן, חשוב לבצע בדיקות תקופתיות של פקודות היומן גם באופן יזום.