מסך דוח רציפות
הסברים על מסך דוח רציפות ושימושיות
מסך קוד רציפות מאפשר לכם לאתר במהירות בעיות ברצף המסמכים והתנועות במערכת
מסך קוד רציפות מאפשר לכם לאתר במהירות בעיות ברצף המסמכים והתנועות במערכת, למנוע טעויות בדיווח ולהבטיח שלמות בהנהלת החשבונות של לקוחותיכם.
דגשים חשובים
- ✓ בחרו תמיד את הלקוח הרלוונטי לפני תחילת הבדיקה להצגת מידע מדויק
- ✓ המסך מאפשר לזהות כפילויות במסמכים (כמו חשבונית שהופיעה מספר פעמים)
- ✓ ניתן לאתר מסמכים חסרים ברצף המספרים (לדוגמה מספרים 12-15)
- ✓ מומלץ לבצע בדיקת רציפות באופן תקופתי, במיוחד לפני הגשת דוחות לרשויות
סוגי סטטוסים בדוח רציפות
פונקלינאליות מסך דוח רציפות
1. כניסה למסך קוד רציפות
הגישה למסך מתבצעת דרך תפריט "דוחות" במערכת פינבוט. לאחר הכניסה לתפריט הדוחות, בחרו באפשרות דוח רציפות. חשוב לוודא כי בחרתם את הלקוח הרלוונטי במערכת לפני תחילת הבדיקה.
2. סינון לפי סטטוס
המערכת מאפשרת לסנן את התוצאות לפי סטטוסים שונים: "כל הסטטוסים" להצגת כל המסמכים ללא סינון, "תקין" להצגת מסמכים שהרצף שלהם תקין, או "חסר" להצגת מקומות בהם קיים חוסר ברצף המסמכים. בחרו את הסטטוס המתאים לצורכי הבדיקה שלכם.
3. בדיקת תיקונים נדרשים בהכנסות
באמצעות המסך ניתן לבדוק האם יש תיקונים שנדרש לבצע בהכנסות. המערכת מציגה בצורה ברורה היכן נדרשת התערבות ומה סוג הבעיה שזוהתה. עברו על הרשימה המוצגת וזהו את הפריטים הדורשים טיפול.
4. איתור כפילויות
אחת הפונקציות החשובות במסך היא היכולת לזהות כפילויות במסמכים. המערכת מציגה מקרים בהם מסמך מסוים הופיע מספר פעמים במערכת. לדוגמה, אם מסמך מספר 100 הופיע 5 פעמים, המערכת תציג זאת בבירור, מה שמאפשר לכם לטפל בכפילות.
5. זיהוי מסמכים חסרים
המערכת מזהה ומציגה מסמכים חסרים ברצף. לדוגמה, אם חסרים מסמכים ממספר 12 עד 15, המערכת תציג זאת בבירור. זיהוי זה מאפשר לכם לאתר את החוסרים ולטפל בהם - לברר האם המסמכים בוטלו, אבדו, או פשוט לא הוזנו למערכת.
6. טיפול בממצאים
לאחר זיהוי הבעיות (כפילויות או חוסרים), פעלו לתיקון המצב: בדקו את המסמכים המקוריים, תקנו רישומים שגויים, השלימו מסמכים חסרים או תעדו את סיבת החוסר. תיעוד מסודר של הטיפול בממצאים חשוב במיוחד לצורכי ביקורת עתידית.
קישורים לתהליכים נוספים
שאלות נפוצות
האם ניתן לסנן את התוצאות לפי סוגי סטטוס שונים?
כן, המערכת מאפשרת לסנן לפי "כל הסטטוסים", "תקין" או "חסר", בהתאם לצורך הספציפי של הבדיקה שלכם.
כיצד מטפלים בכפילויות שהתגלו במסך קוד רציפות?
כאשר מזוהה כפילות, יש לבדוק את המסמכים המקוריים ולהחליט איזה רישום לשמור ואיזה למחוק. חשוב לתעד את ההחלטה ואת הסיבה לה, במיוחד אם מדובר בביטול חשבונית או תיקון רישום.
מה ההשלכות של חוסר רציפות במסמכים?
חוסר רציפות עלול להצביע על מסמכים שאבדו, לא נרשמו, או בוטלו ללא תיעוד מתאים. הדבר עלול להוביל לדיווחים שגויים לרשויות, אי-התאמות בספרים, ובעיות בעת ביקורת מס.
באיזו תדירות מומלץ לבצע בדיקת רציפות?
מומלץ לבצע בדיקת רציפות לפחות פעם בחודש, ובהחלט לפני כל דיווח תקופתי לרשויות (מע"מ, דוחות שנתיים וכדומה). בדיקה תקופתית מונעת הצטברות של בעיות ומקלה על הטיפול בהן.
האם ניתן להפיק דוח של ממצאי בדיקת הרציפות?
כן, המערכת מאפשרת להפיק דוח מסודר של כל הממצאים שהתגלו בבדיקת הרציפות. דוח זה יכול לשמש לתיעוד הטיפול בבעיות ולמעקב אחר תיקונן.
מאמרים קשורים
-
מסך אינדקס כרטיסי חשבון ללקוח (עסק)
עריכת אינדקס כרטיסי חשבון לעסק ספציפי
המשך למאמר -
מסך כרטסת
הסברים על דוח הכרטסת במערכת
המשך למאמר