הלקוח (בעל העסק) נכנס למערכת פינבוט ובוחר ליצור מסמך חדש. מרשימת סוגי המסמכים, עליו לבחור באפשרות "חשבונית עצמית". המסמך יופק עם פרטי בעל העסק עצמו (ולא פרטי הספק), מאחר והוא מוציא את החשבונית "לעצמו" עבור העסקה שבוצעה מול נותן השירות הפרטי.

המסמך מגיע לרשימת המסמכים לטיפול במשרד רואה החשבון. המסמך מסומן כחשבונית עצמית ומוצג בתבנית פקודה מעורבת, כאשר הטוגל "חשבונית עצמית" דולק ומסומן בכתום. פקודה מעורבת נדרשת כי חשבונית עצמית דורשת רישום של 3 פקודות יומן נפרדות במסמך אחד.

שים לב: שלוש הפקודות הן: 

(1) רישום הכנסה לצורכי מע"מ, 

(2) רישום ההוצאה בפועל, 

(3) נטרול ההכנסה ממחזור העסקאות.

בפעם הראשונה שהמשרד עובד עם חשבונית עצמית לעסק מסוים, יש להקים 4 כרטיסים ייעודיים. שלב זה מתבצע פעם אחת בלבד עבור כל עסק.

כרטיס 1: ספק – נותן השירות הפרטי

זהו האדם הפרטי שלא יכול להפיק חשבונית (למשל: המשכיר של הדירה).

הגדרות נדרשות:

• שם הכרטיס: שם האדם הפרטי שלא יכול להפיק חשבונית
• סוג הכרטיס: ספק
• קוד מיון: ספקים
• מספר ת.ז של הספק + סימון "עוסק פטור"
• סוג תשומה ל-PCN: חשבונית עצמית - C
• נכלל בדו"ח ניכוי: כבוי
• האם יש ניכוי מס במקור: כבוי
• אישור ניהול ספרים: כבוי

 

 

 

 

 

 

 

כרטיס 2: הכנסות חשבונית עצמית (זכות) – לרישום ההכנסה 

כרטיס הכנסות שישמש לפקודה הראשונה (רישום ההכנסה לצורכי מע"מ).

הגדרות נדרשות:

• סוג כרטיס: הכנסות
• קוד מיון: הכנסות
• הכנסה כולל מע"מ: מופעל
• נכלל בדו"ח מע"מ: כן
• נכלל בדו"ח מקדמות מס: לא
• נכלל בדו"ח רוה"ס: מופעל

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

פקודה זו רושמת את ההכנסה לצורכי דיווח מע"מ. העסקה צריכה להירשם כהכנסה כדי שהמע"מ ידווח כראוי.

מבנה הפקודה:

כרטיס	חובה	זכות
הכנסות חשבונית עצמית (ז)		✓ סכום לפני מע"מ
מע"מ עסקאות		✓ סכום המע"מ
הספק (נותן השירות)	✓ סכום כולל מע"מ

פקודה זו רושמת את ההוצאה בפועל של העסק (למשל: שכר דירה). ההוצאה מדווחת למע"מ כתשומה.

מבנה הפקודה:

כרטיס	חובה	זכות
הוצאה (למשל: שכר דירה)	✓ סכום לפני מע"מ
מע"מ תשומות אחרות	✓ סכום המע"מ
הספק (נותן השירות)		✓ סכום כולל מע"מ

פקודה זו מנטרלת את ההכנסה ממחזור העסקאות, מאחר ואינה הכנסה בפועל של העסק. בנוסף, למשתמשי הנהלת חשבונות כפולה, פקודה זו מייצרת איזון בכרטיס נותן השירות מול התשלום.

מבנה הפקודה:

כרטיס	חובה	זכות
הספק (נותן השירות)		✓ סכום ללא מע"מ
הכנסות חשבונית עצמית (ח)	✓ סכום ללא מע"מ

לאחר השלמת שלוש הפקודות, בדוק שכל הנתונים נכונים ולחץ על "שמור" או "אשר" לסיום הרישום. המערכת תשמור את הפקודה המעורבת ותעדכן את כל הכרטיסים הרלוונטיים.

התהליך הושלם בהצלחה כאשר:

• שלוש הפקודות נרשמו ונשמרו במערכת
• המסמך עבר מרשימת "מסמכים לטיפול" לרשימת "פקודות יומן זמניות/קבועות בהתאם לשמירתכם"
• הכרטיסים עודכנו בהתאם (ניתן לבדוק בכרטסת הספק)

כרטיס הכנסות (ז) נכלל בדו"ח מע"מ וכרטיס הכנסות (ח) לא. כך ההכנסה נרשמת לצורכי מע"מ (כדי לדווח על העסקה) אבל מנוטרלת ממחזור העסקאות לצורכי מס הכנסה (כי זו לא הכנסה אמיתית של העסק).

אם הכרטיסים כבר קיימים עם ההגדרות הנכונות, ניתן להשתמש בהם ואין צורך להקים כרטיסים חדשים. יש לוודא שההגדרות תואמות בדיוק את המפורט בשלב 3 של המאמר, במיוחד את ההגדרה "נכלל בדו"ח מע"מ".

בתבנית הפקודה המעורבת, הטוגל "חשבונית עצמית" מופיע בחלק העליון של המסך ומסומן בצבע כתום כשהוא דולק (פעיל).
 

המערכת לא תאפשר להשלים את הרישום אם חסר כרטיס נדרש. תקבל הודעת שגיאה המציינת איזה כרטיס חסר. חזור לשלב 3 והקם את הכרטיס החסר עם כל ההגדרות הנדרשות.

רק במידה ושמרת כפקודה זמנית, ניתן לערוך פקודה מעורבת כל עוד התקופה החשבונאית לא נסגרה. היכנס לפקודה, בצע את התיקונים הנדרשים ושמור מחדש. אם התקופה נסגרה, יש לפתוח אותה מחדש או לבצע פקודת תיקון.

אם הפקודה נשמרה כפקודה קבועה אין אפשרות לשנותה