נווט אל סרגל הכלים העליון במערכת פינבוט ולחץ על האפשרות "ייצוא/ייבוא". מתפריט האפשרויות שייפתח, בחר באפשרות "ייבוא קובץ" כדי להתחיל בתהליך.

במסך ייבוא הקבצים, בחר באפשרות "ייבוא קובץ משכורת" מתוך רשימת סוגי הייבוא המוצגים. המערכת תציג את מסך ייבוא פקודות משכורת עם האפשרויות הרלוונטיות.

במסך ייבוא קובץ משכורת, תוכל לראות אזור להעלאת הקובץ. יש שתי דרכים להעלות את הקובץ:

לאחר העלאת הקובץ, תוכל להגדיר מספר אפשרויות לייבוא:

 

המערכת תבצע בדיקה ראשונית של הקובץ ותציג סיכום של הנתונים שעומדים להיות מיובאים. בדוק את הפרטים המוצגים:

שים לב: יש לבחור האם אתם רוצים לשמור את כל המנה כזמנית או קבועה ואז ללחוץ על כפתור “שמירה”

לאחר השלמת תהליך הייבוא, תוצג הודעת סיכום המפרטת את תוצאות הייבוא: כמה פקודות יומן נוספו בהצלחה, האם היו שגיאות, וסיכום כללי של התהליך.

התהליך הושלם בהצלחה כאשר פקודות המשכורת נקלטו במערכת ומופיעות ביומן הפקודות. מומלץ לבדוק את הפקודות שנוצרו באמצעות דוח תנועות או מאזן בוחן כדי לוודא שהייבוא בוצע כהלכה ושהנתונים מאוזנים.

מערכת פינבוט תומכת בייבוא פקודות משכורת ממגוון תוכנות שכר נפוצות בישראל, הפורמט הוא בקובץ Movein.dat.

 בדוק עם ספק תוכנת השכר שלך לגבי האפשרות לייצא פקודות יומן בפורמט התואם למערכת פינבוט.

אם המערכת מזהה כרטיסי חשבון שאינם קיימים בקובץ הייבוא, היא תציג הודעת שגיאה ותאפשר לך לבחור באחת משתי אפשרויות:

1. להפסיק את תהליך הייבוא ולהגדיר את הכרטיסים החסרים במערכת

מומלץ להגדיר את כל כרטיסי החשבון הדרושים מראש כדי להבטיח רישום נכון של הוצאות השכר.

אין אפשרות לבטל באופן אוטומטי ייבוא שכבר הושלם. אם זיהית טעות לאחר הייבוא, תצטרך למחוק ידנית את פקודות היומן שנוצרו או לבצע פקודת יומן מתקנת. לכן, חשוב מאוד לגבות את הנתונים לפני ביצוע ייבוא ולבדוק את הפקודות שנוצרו מיד לאחר הייבוא.

אם מופיעה שגיאה במהלך הייבוא, המערכת תציג הודעה עם פרטי השגיאה. הסיבות הנפוצות לשגיאות כוללות:

1. אי-התאמה בפורמט הקובץ
2. כרטיסי חשבון חסרים
3. חוסר איזון בין חובה וזכות
4. תאריכים לא תקינים

בדוק את פרטי השגיאה, תקן את הבעיה בקובץ המקור או במערכת פינבוט, ונסה לבצע את הייבוא שוב.