הגדרת פרופיל אישי והרשאות

תוכן עניינים

דגשים חשובים שלבי ביצוע הגדרת פרופיל והרשאות 1. גישה לפרופיל אישי דרך הגדרות המערכת 2. יצירת פרופיל משתמש חדש או עדכון משתמש קיים 3. הגדרת רמת הרשאות למשתמש 4. שיוך עובדים ו/או לקוחות למשתמשים קישורים לתהליכים נוספים שאלות נפוצות האם ניתן להגדיר הרשאות ייחודיות ללקוחות? האם יש הגבלה על מספר המשתמשים שניתן להגדיר במערכת? מה קורה כאשר עובד עוזב את המשרד? האם ניתן להגדיר הרשאות זמניות?

הגדרת פרופיל אישי והרשאות במערכת פינבוט

פינבוט מאפשרת לך לנהל בקלות את הרשאות העובדים במשרד, להגן על מידע רגיש ולהבטיח שכל עובד יוכל לגשת רק למידע הרלוונטי לתפקידו.

הדגמה מעשית: ניהול הרשאות במערכת פינבוט

דגשים חשובים

✓ הגדרת הרשאות נכונה מגנה על מידע רגיש של לקוחות ומייעלת את העבודה במשרד
✓ המערכת מציעה מספר רמות הרשאה מובנות - מאדמין ועד עובד זוטר
✓ מומלץ לעבוד לפי עיקרון ההרשאה המינימלית - לתת לכל עובד רק את ההרשאות הנחוצות לתפקידו
✓ אין הגבלה על מספר המשתמשים שניתן להגדיר במערכת
✓ חשוב לבצע בדיקה תקופתית של הרשאות המשתמשים, במיוחד לאחר שינויים ארגוניים

שלבי ביצוע הגדרת פרופיל והרשאות

1. גישה לפרופיל אישי דרך הגדרות המערכת

כדי להתחיל בהגדרת פרופילים והרשאות, היכנס למערכת פינבוט עם חשבון בעל הרשאות ניהול. נווט אל תפריט "הגדרות" בפינה העליונה של המסך ובחר באפשרות "ניהול משתמשים" או "פרופיל אישי". שים לב שרק משתמשים בעלי הרשאות מתאימות יכולים לגשת לאזור זה.

2. יצירת פרופיל משתמש חדש או עדכון משתמש קיים

במסך ניהול המשתמשים, תראה רשימה של כל המשתמשים הקיימים במערכת. ליצירת משתמש חדש, לחץ על כפתור "הוסף משתמש חדש". בטופס שייפתח, מלא את הפרטים הנדרשים: שם מלא, כתובת דוא"ל (שתשמש כשם משתמש), מספר טלפון (אופציונלי), תפקיד במשרד ופרטים נוספים לפי הצורך.

3. הגדרת רמת הרשאות למשתמש

לאחר יצירת המשתמש או בחירת משתמש קיים לעריכה, הגדר את רמת ההרשאות שלו. בחר מתוך רמות ההרשאה המובנות: מנהל מערכת (אדמין), מנהל בכיר, רואה חשבון/מנהל צוות, מנהל חשבונות או עובד זוטר. בנוסף, באפשרותך להגדיר הרשאות ספציפיות לפונקציות שונות במערכת, כגון הרשאות צפייה בלבד, הרשאות עריכה, הרשאות אישור פעולות והרשאות להפקת דוחות.

4. שיוך עובדים ו/או לקוחות למשתמשים

במסך השיוך, בחר את הלקוחות הספציפיים מתוך רשימת הלקוחות של המשרד, או בחר קבוצות לקוחות לפי קטגוריות שונות. באופן דומה, ניתן לשייך עובדים למנהלים בהתאם למבנה הארגוני של המשרד. שיוך זה קובע לאילו לקוחות יהיה למשתמש גישה ואילו עובדים יהיו תחת ניהולו.

קישורים לתהליכים נוספים

ניהול לקוחות במערכת פינבוט
הגדרת תבניות דוחות מותאמות אישית
ניהול תזרים מזומנים
אוטומציה של תהליכי עבודה

שאלות נפוצות

האם ניתן להגדיר הרשאות ייחודיות ללקוחות?

בשלב זה, המערכת אינה מאפשרת הגדרת הרשאות ייחודיות ללקוחות, אלא רק לעובדי המשרד. הלקוחות מקבלים גישה סטנדרטית למידע שלהם בלבד.

האם יש הגבלה על מספר המשתמשים שניתן להגדיר במערכת?

לא, אין הגבלה על מספר המשתמשים שניתן להגדיר במערכת פינבוט.

מה קורה כאשר עובד עוזב את המשרד?

כאשר עובד עוזב, מומלץ להשבית את חשבון המשתמש שלו במערכת ולא למחוק אותו לחלוטין. כך נשמרת היסטוריית הפעולות שביצע במערכת לצרכי ביקורת ומעקב.

האם ניתן להגדיר הרשאות זמניות?

המערכת אינה תומכת באופן ישיר בהרשאות זמניות. שינויי הרשאות הם קבועים ויש לשנותם ידנית כאשר אין בהם עוד צורך.