שיפור התקשורת עם לקוחות: מערכת שליחת הודעות על דיווחים-copy-330
אמצעי שליחה הודעות ללקוחות ממערכת ניהול הדיווחים
תוכן עניינים
אחד האתגרים המרכזיים במשרדי המייצגים הינו תקשורת יעילה עם הלקוחות בנוגע לדיווחי מס ותשלומים. פינבוט פיתחה פתרון פשוט ויעיל לאתגר זה - מערכת שליחת הודעות מובנית שמאפשרת לך לעדכן את לקוחות ולקבל אישורים בקלות. במאמר זה נסקור איך זה עובד בפועל.
חיסכון בזמן
שלח עדכונים בלחיצת כפתור במקום להתקשר לכל לקוח
הגדלת יעילות
מעקב אחר אישורים ותגובות באופן אוטומטי
תקשורת אחידה
פורמט מקצועי ואחיד לכל סוגי ההודעות
💡 דגשים חשובים
- ✓ המערכת מזהה אוטומטית אילו לקוחות דורשים אישור
- ✓ ניתן לשלוח הודעות במקביל למספר לקוחות נבחרים
- ✓ ההודעות יכולות להישלח במספר ערוצים: מייל, SMS או וואטסאפ
- ✓ לקוחות הדורשים אישור סכומים לתשלום מקבלים קישור ייעודי
- ✓ המערכת מתעדת את היסטורית ההודעות שנשלחו לכל לקוח
סוגי ההודעות
במהלך עבודתך השוטפת עם לקוחות (עסקים) דיווחי המס הינם רגעים מרכזיים שבהם תקשורת ברורה חיונית חשובה לעבודה השוטפת, תוכלו לבחור בין סוגי ההודעות המובנות או מלל חופשי לתקשורת עם לקוחותיכם
💰עדכון על סכומים לתשלום

בסוף תקופת דיווח, כאשר הגיע הזמן לשדר את המע"מ והמקדמות, ניתן לשלוח ללקוחות הודעה מפורטת עם הסכומים המדוייקים לתשלום.
המערכת מזהה ע"פ ההגדרה בכרטיס הלקוח ומבחינה בין לקוחות שנדרש מהם אישור אקטיבי לתשלום ובין אלה שמספיק רק לעדכן אותם.
במידה ונדרש אישור ישלח לינק בגוף ההודעה שעל הלקוח (עסק) ללחוץ לאישור והאישור יתעדכן במערכת
📄תזכורות להעברת מסמכים

כאשר תקופת הדיווח החלה המשרד ממתין שהלקוח (עסק) יסים את שליחת המסמכים שיאפשרו את סגירת הדיווח.
בפינבוט הלקוח יכול לאשר את סיום העלאת המסמכים דרך לחיצה על אישור העברת מסמכים בצד הלקוח (עסק).
בחירה בסוג הודעה זו תשלח תזכורת לעסק לאשר סיום שליחת המסמכים
✍️הודעות בטקסט חופשי

מערכת ניהול הדיווחים מאפשרת לכם לשלוח הודעות במלל חופשי מתוך המערכת.
נדרש רק להקליד את המלל ולבחור את ערוץ השליחה וההודעה תשלח ללקוח (עסק) שלכם בקלות ופשטות
חווית השימוש - איך שולחים?
במהלך עבודתך השוטפת במשרד, תהליך שליחת ההודעות משתלב בקלות בעבודתך:
1. בחירת הלקוחות הרלוונטים

תוך כדי שימוש במסך פירוט כלל הדיווחים, תוכל לסמן את הלקוחות שברצונך לשלוח הודעות (או לשלוח פרטנית ע"י לחיצה בשורה של הלקוח בטבלה), ניתן לסנן את הרשימה לפי קריטריונים שונים - לדוגמה, להציג רק לקוחות שעדיין לא שילמו מע"מ או כאלה שטרם העבירו מסמכים
2. שליחת ההודעה המתאימה

לאחר סימון הלקוחות הרצויים יש ללחוץ על כפתור בצד שמאל מעל הטבלה ולבחור את סוג ההודעה הרצויה מתפריט בחירת סוג ההודעה
לדוגמה, אם בחרת סכומים לתשלום, המערכת תשלח אוטומטית את הסכומים הרלוונטים לכל לקוח כפי שחושבו במערכת
3. בחירת ערוץ התקשורת המועדף

בהתאם להעדפות הלקוח, ניתן לבחור לשלוח את ההודעות באמצעות מייל, SMS או וואטסאפ
שימו לב! וואטסאפ ניתן לשליחה רק בצורה פרטנית ולא בסימון מספר לקוחות
לאחר בחירת הערוץ המערכת תשלח את ההודעות מיד, בפורמט מסודר ומקצועי שכולל את שם ופרטי איש הקשר במשרד.
חווית הלקוח

הלקוחות שלך מקבלים חוויה מקצועית ופשוטה
- ▶ לקוח שמקבל עדכון על סכומים לתשלום רואה את ההודעה כפי שרואים בתמונה
- ▶ במידה והלקוח צריך לאשר את התשלום, מתווסף לינק לאישור והוא רק צריך ללחוץ לאישור שידווחו וישלמו בשמו
- ▶ לקוח שמקבל תזכורת להעברת מסמכים יכול להיכנס ולאשר את ההעברת המסמכים
איך זה תורם למשרד?
באמצעות שליחת ההודעות חווית העבודה במשרד משתנה בכמה אופנים
⏱️
חיסכון בזמן
במקום להתקשר או לדוור אישית לכל לקוח, ניתן לעדכן עשרות לקוחות בלחיצת כפתור
👁️
שקיפות מלאה
המערכת מתעדת את כל ההודעות שנשלחו, כלל זמנים ואישורים, כל שתמיד ישנה תמונה ברורה לגבי מצב התקשורת עם כל לקוח
🏆
מקצועיות ואחידות
כל ההודעות נשלחות בפורמט אחיד ומקצועי מה שמחזק את התדמית המקצועית של המשרד
✅
פחות טעויות אנוש
אין יותר צורך להעתיק סכומים ממסמך למסך או לנהל רשימות מעקב ידניות - המערכת מספקת את כל המידע הנדרש ומתעדכנת בהתאם לתגובות הלקוח.
🔄 תהליכים קשורים נוספים במערכת ניהול הדיווחים
מערכת ניהול הדיווחים בפינבוט כוללת מגוון רחב של תהליכים ופונקציות נוספות מעבר לשליחת הודעות ללקוחות. להלן מאמרים קשורים שיעזרו לכם להכיר את היכולות הנוספות של המערכת:
📊 מסך פירוט כלל הדיווחים
הכירו את מסך הניהול המרכזי של המערכת המאפשר מעקב אחר כלל הדיווחים של לקוחות המשרד.
🔔 מסך מעקב דיווחים חדשים
למדו כיצד לעקוב אחר דיווחים חדשים ולנהל את העבודה השוטפת של המשרד בצורה יעילה.
💰 ניכויי מס הכנסה וביטוח לאומי
הסבר מקיף על ניהול ודיווח ניכויי מס הכנסה וביטוח לאומי באמצעות המערכת.
⚙️ דיווח ותשלום מע"מ באמצעות API
גלו כיצד המערכת מתממשקת ישירות עם רשויות המס לדיווח ותשלום מע"מ אוטומטי.
🔄 דיווח ותשלום מס הכנסה באמצעות API
הסבר על תהליך הדיווח האוטומטי למס הכנסה והיתרונות של השימוש בממשק ה-API.
📋 שימוש במערכת עבור לקוחות ללא הנה"ח בפינבוט
למדו כיצד להשתמש במערכת ניהול הדיווחים גם עבור לקוחות שאינם מנהלים הנהלת חשבונות בפינבוט.

שאלות נפוצות
תוכן עניינים