במהלך עבודתך השוטפת עם לקוחות (עסקים) דיווחי המס הינם רגעים מרכזיים שבהם תקשורת ברורה חיונית חשובה לעבודה השוטפת, תוכלו לבחור בין סוגי ההודעות המובנות או מלל חופשי לתקשורת עם לקוחותיכם

עדכון על סכומים לתשלום

בסוף תקופת דיווח, 

כאשר הגיע הזמן לשדר את המע"מ והמקדמות, 

ניתן לשלוח ללקוחות הודעה מפורטת עם הסכומים המדוייקים לתשלום. 

המערכת מזהה ע"פ ההגדרה בכרטיס הלקוח ומבחינה בין לקוחות שנדרש מהם אישור אקטיבי לתשלום ובין אלה שמספיק רק לעדכן אותם. 

במידה ונדרש אישור ישלח לינק בגוף ההודעה שעל הלקוח (עסק) ללחוץ לאישור והאישור יתעדכן במערכת

 

 

 

 

תזכורות להעברת מסמכים

כאשר תקופת הדיווח החלה המשרד ממתין שהלקוח (עסק) יסים את שליחת המסמכים שיאפשרו את סגירת הדיווח, 

בפינבוט הלקוח יכול לאשר את סיום העלאת המסמכים דרך לחיצה על אישור העברת מסמכים בצד הלקוח (עסק) , 

בחירה בסוג הודעה זו תשלח תזכורת לעסק לאשר סיום שליחת המסמכים

 

 

 

 

 

הודעות בטקסט חופשי

מערכת ניהול הדיווחים מאפשרת לכם לשלוח הודעות במלל חופשי מתוך המערכת, 

נדרש רק להקליד את המלל ולבחור את ערוץ השליחה וההודעה תשלח ללקוח (עסק) שלכם בקלות ופשטות

 

 

 

 

 

 

 

במהלך עבודתך השוטפת במשרד, תהליך שליחת ההודעות משתלב בקלות בעבודתך:

בחירת הלקוחות הרלוונטים

 

תוך כדי שימוש במסך פירוט כלל הדיווחים, תוכל לסמן את הלקוחות שברצונך לשלוח הודעות (או לשלוח פרטנית ע"י לחיצה בשורה של הלקוח בטבלה), ניתן לסנן את הרשימה לפי קריטריונים שונים - לדוגמה, להציג רק לקוחות שעדיין לא שילמו מע"מ או כאלה שטרם העבירו מסמכים

 

 

שליחת ההודעה המתאימה

לאחר סימון הלקוחות הרצויים יש ללחוץ על כפתור בצד שמאל מעל הטבלה ולבחור את סוג ההודעה הרצויה מתפריט בחירת סוג ההודעה

 

לדוגמה, אם בחרת סכומים לתשלום, המערכת תשלח אוטומטית את הסכומים הרלוונטים לכל לקוח כפי שחושבו במערכת

 

 

 

בחירת ערוץ התקשורת המועדף

בהתאם להעדפות הלקוח, ניתן לבחור לשלוח את ההודעות באמצעות מייל, SMS או וואטסאפ 

(שימו לב! וואטסאפ ניתן לשליחה רק בצורה פרטנית ולא בסימון מספר לקוחות) 

לאחר בחירת הערוץ המערכת תשלח את ההודעות מיד, בפורמט מסודר ומקצועי שכולל את שם ופרטי איש הקשר במשרד. 

 

 

הלקוחות שלך מקבלים חוויה מקצועית ופשוטה

• לקוח שמקבל עדכון על סכומים לתשלום רואה את ההודעה כפי שרואים בתמונה
• במידה והלקוח צריך לאשר את התשלום, מתווסף לינק לאישור והוא רק צריך ללחוץ לאישורשידווחו וישלמו בשמו
• לקוח שמקבל תזכורת להעברת מסמכים יכול להיכנס ולאשר את ההעברת המסמכים

באמצעות שליחת ההודעות חווית העבודה במשרד משתנה בכמה אופנים

1. חיסכון בזמן - במקום להתקשר או לדוור אישית לכל לקוח, ניתן לעדכן עשרות לקוחות בלחיצת כפתור
2. שקיפות מלאה - המערכת מתעדת את כל ההודעות שנשלחו, כלל זמנים ואישורים, כל שתמיד ישנה תמונה ברורה לגבי מצב התקשורת עם כל לקוח
3. מקצועיות ואחידות - כל ההודעות נשלחות בפורמט אחיד ומקצועי מה שמחזק את התדמית המקצועית של המשרד
4. פחות טעויות אנוש -  אין יותר צורך להעתיק סכומים ממסמך למסך או לנהל רשימות מעקב ידניות - המערכת מספקת את כל המידע הנדרש ומתעדכנת בהתאם לתגובות הלקוח.

המערכת נועדה לפשט ולייעל את התקשורת בין משרד המייצג ללקוחותיו בכל הנוגע לדיווחי מס ותשלומים. המערכת מאפשרת שליחת עדכונים על סכומי תשלום, תזכורות להעברת מסמכים וקבלת אישורים מלקוחות בצורה קלה ומסודרת

המערכת מאפשרת שליחת סוגי הודעות עיקריים:

1. סכומים לתשלום לרשויות - עדכון לקוח עם פירוט הסכומים לתשלום מע"מ, מקדמות מס וביטוח לאומי
2. הודעת תזכורת העברת מסמכים לדיווח - תזכורת ללקוחות להשלמת העברה מסמכים נדרשים לפני ביצוע דיווח
3. מלל חופשי - הודעה בטקסט חופשי לפי צורכי המשרד והלקוח

כן, המערכת מאפשרת סימון מספר לקוחות באמצעות תיבות הסימון בצד ימין, לאחר מכן שליחת הודעה מרוכזת לכולם יחד. 

ניתן לצפות בהיסטוריית ההודעות שנשלחו לכל לקוח באמצעות לחיצה על אייקון “היסטויית הודעות” בעמודת הפעולות בטבלה מצד שמאל. 

ניתן לשלוח הודעות באמצעות:

• אימייל
• SMS
• וואטסאפ (רק בשליחה בודדת)

בהגדרת כרטיס הלקוח נדרש להגדיר האם נדרש אישור לתשלום או לא, לפי זה המערכת תזהה באופן אוטומטי את ההגדרות שנקבעו לכל לקוח ולקוחות שהוגדרו כדורשי אישור לפני תשלום יקבלו הודעה עם קישור לאישור בעוד שלקוחות אחרים יקבלו עדכון בלבד