כיצד לאחד מסמכים במסמכים לטיפול

כיצד לאחד מסמכים במערכת פינבוט ולנהל אותם בצורה יעילה וממוקדת

איחוד מסמכים הוא תהליך יעיל המאפשר לך לשלב שתי פקודות נפרדות לפקודה אחת מאוחדת במערכת פינבוט. תהליך זה מסייע בארגון וניהול יעיל יותר של המסמכים הפיננסיים, חוסך זמן בעיבוד נתונים ומפשט את המעקב אחר תנועות פיננסיות קשורות.

סקירה כללית

מתי להשתמש

כאשר יש 2 פקודות שהמסמכים שלהן צריכים להיות מאוחדים לפקודה 1

דרישות מקדימות

גישה למערכת פינבוט עם הרשאות לעריכת פקודות יומן
לפחות שני מסמכים מאותו סוג תנועה שאינם בסטטוס "בעיבוד" או "זמני"
המסמכים חייבים להיות בסטטוס "ממתין לטיפול" עם סוג תנועה ומספר חשבונית

דגשים חשובים

✓ ניתן לאחד רק מסמכים מאותו סוג תנועה (לדוגמה: הוצאות עם הוצאות)
✓ לא ניתן לאחד מסמכים שנמצאים בסטטוס "בעיבוד" ו " זמני" - יש לוודא שהמסמכים בסטטוס "ממתין לטיפול"
✓ לאחר איחוד, המערכת תיצור פקודה חדשה המכילה את כל הנתונים של אחת הפקודות ומוסיפה את המסמך לפקודה הראשונה
✓ פעולת האיחוד היא בלתי הפיכה - לא ניתן להפריד בחזרה את המסמכים לאחר האיחוד
✓ בדוק את המסמך המאוחד לאחר האיחוד כדי לוודא שכל הנתונים הועברו כראוי

שלבי התהליך

1 כניסה למודול פקודות יומן

היכנס למערכת פינבוט ונווט אל מודול "פקודות יומן" בתפריט הראשי. לאחר מכן, בחר באפשרות "מסמכים לטיפול" מהתפריט הנפתח כדי להציג את רשימת המסמכים הזמינים לעריכה.

טיפ: השתמש בפילטרים בחלק העליון של המסך כדי למצוא במהירות את המסמכים הרלוונטיים לפי תאריך, סוג תנועה או לקוח.

2 בחירת המסמכים לאיחוד

ודא שהמסמכים אינם בסטטוס "בעיבוד" או "זמני", אלא בסטטוס "ממתין לטיפול" עם כל הפרטים המלאים. סמן את תיבות הסימון (צ'קבוקס) ליד המסמכים שברצונך לאחד. לאחר שסימנת את המסמכים הרצויים, לחץ על כפתור שנמצא בסרגל הכלים בחלק העליון של המסך. המערכת תציג חלון אישור המבקש לאשר את פעולת האיחוד. לאחר השלמת התהליך, המסמך המאוחד יופיע ברשימת המסמכים בסטטוס "ממתין לטיפול".

שים לב: המערכת תאפשר לך לסמן רק מסמכים מאותו סוג תנועה. אם תנסה לסמן מסמכים מסוגים שונים, תקבל הודעת שגיאה.

✓ סיום והשלמת התהליך

התהליך הושלם בהצלחה כאשר המסמך המאוחד נמצא במערכת ומוכן להמשך טיפול או עיבוד. המסמכים המקוריים יסומנו במערכת כמאוחדים ולא יהיו זמינים יותר לעריכה נפרדת.

הצלחה: התוצאה הסופית היא מסמך אחד מאוחד המכיל את כל המידע משני המסמכים המקוריים, מה שמפשט את ניהול המסמכים ומאפשר המשך טיפול יעיל יותר.

שאלות נפוצות

האם ניתן לאחד יותר משני מסמכים בפעולה אחת?

לא, ניתן לאחד 2 מסמכים בפעולה אחת, כאשר כולם מאותו סוג תנועה ובסטטוס המתאים. פשוט סמן את כל המסמכים הרצויים בתיבות הסימון ולחץ על "איחוד מסמכים".

מה קורה למספרי האסמכתא של המסמכים המקוריים לאחר האיחוד?

המסמך המאוחד יקבל מספר אסמכתא של הפקודה הראשונה.

האם ניתן לבטל פעולת איחוד לאחר ביצועה?

לא, פעולת האיחוד היא בלתי הפיכה. לכן, חשוב מאוד לוודא שבחרת את המסמכים הנכונים לפני אישור הפעולה. במקרה של טעות, יהיה צורך ליצור מסמכים חדשים.

מה קורה אם אחד המסמכים שאני מנסה לאחד נמצא בסטטוס "בעיבוד"?

המערכת לא תאפשר לך לאחד מסמכים אם אחד מהם נמצא בסטטוס "בעיבוד". תקבל הודעת שגיאה המציינת שיש לשנות את סטטוס המסמך ל"ממתין לטיפול" לפני

איחוד סינון איחוד מסמכים r-jrn-prc-09 כיצד לאחד ניהול מסמכים פקודות יומן מייצגים חדשה תהליכים

תוכן עניינים

סקירה כללית מתי להשתמש דרישות מקדימות דגשים חשובים שלבי התהליך 1 כניסה למודול פקודות יומן 2 בחירת המסמכים לאיחוד ✓ סיום והשלמת התהליך שאלות נפוצות האם ניתן לאחד יותר משני מסמכים בפעולה אחת? מה קורה למספרי האסמכתא של המסמכים המקוריים לאחר האיחוד? האם ניתן לבטל פעולת איחוד לאחר ביצועה? מה קורה אם אחד המסמכים שאני מנסה לאחד נמצא בסטטוס "בעיבוד"?