בסרגל הכלים מצד ימין יש ללחוץ על :  פקודות יומן > מסמכים לטיפול

סינון מהיר ע"פ סטטוס

נוכל לבצע סינון מהיר בטבלה לפי סטטוס המסמכים ע"י לחיצה על הכפתורים בצד שמאל מעל הטבלה

ממתינים לטיפול - מסמכים חדשים הדורשים טיפול מידי

מסמכים בבירור - מסמכים הדורשים השלמת מידע

חשודים ככפולים - מסמכים שזוהו כפוטנציאל לכפילות

מסמכים בעיבוד - מסמכים בתהליך טיפול

כלי סינון וחיפוש

בחלק העליון - צד ימין - אפשרויות סינון

חיפוש ע"פ לקוח / מספר לקוחות / כלל הלקוחות

שימו לב! בכדי לחפש לפי לקוח ספציפי יש להוריד את הסימון בצ'קבוקס - כל הלקוחות

כמו כן ניתן לחפש חופשי בשדה העליון

סינון לפי טווח סכומים

ניקוי כל הסינונים

או לבצע סינון מתקדם לפי פרמטרים נוספים

סימן ניקוי של כל הסינונים ע"י לחיצה על כפתור ניקוי

העלאת מסמך חדש 

לאחר שבחרנו לקוח נוכל להעלות לו מסמך

דרך כפתור פלוס בצד הטבלה משמאל

לאחר לחיצה על כפתור זה נבחר לאיזה לקוח, 

סוג המסמך/ים (הכנסה/הוצאה)

ונוכל לסמן אם זה מקבץ

נלחץ של קלוט קבצים לשמירת המסמכים

סינון עמודות 

נוכל לסנן את השדות לתצוגת הטבלה  - מצד שמאל מעל הטבלה בגלגל השיניים

גישה לפעולות נוספות 

ניתן לגשת לפעולות נוספות או על מסמך אחד בטבלה או לבחור מספר מסמכים ביחד ולבצע עליהם פעולות בבת אחת

מסמך בודד

דרך תפריט הנקודות מצד שמאל בטבלה

מספר מסמכים (בחירה מולטי)

כאשר מסמנים מצד ימין בטבלה וי בצ'בוקס (ניתן גם לבחור במולטי) נפתח מעל הטבלה מספר אפשרויות לביצוע על הפקודה/פקודות

שימו לב! לחיצה על שורת מסמך תוביל למסך הסיווג המפורט, שם ניתן לערוך את כל פרטי המסמך

כאשר נרצה להיכנס למסך הפקודה לסווג ולקלוט אותה, נלחץ על הסטטוס בטבלה במסך טיפול מסמכים וניכנס למסך הפקודה

לקריאה על מסך הסיווג/טיפול לחץ כאן

מסך "מסמכים לטיפול" הוא מסך מרכזי במערכת המשמש לניהול ועיבוד מסמכים חשבונאיים. במסך זה מרוכזים כל המסמכים הדורשים טיפול חשבונאי, הן הכנסות והן הוצאות, שנשלחו למערכת על ידי עסקים. המסך מאפשר ניהול יעיל של תהליך העבודה - מקבלת המסמך ועד לסיווגו הסופי והכנסתו לספרי הלקוח.

במסך זה ניתן למצוא מגוון מסמכים חשבונאיים אשר נשלחו באופן יזום ע"י הלקוח קצה (העסק) או מסמכים שהמשרד העלה ללקוח:

• חשבוניות הכנסה
• חשבוניות הוצאה

המסמכים במסך מסווגים לפי מספר סטטוסים מרכזיים:

• ממתינים לטיפול - מסמכים חדשים שהתקבלו במערכת וטרם טופלו
• חשודים ככפולים - מסמכים שזוהו על ידי המערכת כבעלי פוטנציאל לכפילות עם מסמכים קיימים
• מסמכים בבירור - מסמכים שהטיפול בהם החל אך נדרשת השלמת מידע או בירור נוסף
• מסמכים בעיבוד - מסמכים שכבר החל בהם תהליך הטיפול ועדיין לא הושלם

ניתן לסנן את המסמכים במספר דרכים:

1. סינון מהיר לפי סטטוס - באמצעות הכפתורים בחלק העליון של המסך (ממתינים לטיפול, חשודים ככפולים, מסמכים בבירור, מסמכים בעיבוד)
2. סינון לפי לקוח - באמצעות בחירת לקוח ספציפי (יש להסיר את הסימון מתיבת "כל הלקוחות")
3. סינון לפי טווח תאריכים - באמצעות הגדרת תאריך התחלה וסיום
4. סינון לפי טווח סכומים - באמצעות הגדרת סכום מינימלי ומקסימלי
5. חיפוש חופשי - באמצעות הזנת מילות מפתח בשדה החיפוש

להעלאת מסמך חדש למערכת יש לבצע את הפעולות הבאות:

1. לחצו על כפתור "העלאת מסמך" (סמל ה-+) בצד שמאל של הטבלה
2. בחרו את הלקוח הרלוונטי (אם טרם נבחר)
3. בחרו את סוג המסמך (הכנסה/הוצאה)
4. סמנו אם מדובר במקבץ מסמכים (מספר מסמכים בקובץ אחד)
5. לחצו על “לחצו כאן להעלאה” בצד שמאל של הפופ-אפ שקפץ לכם ובחרו את הקובץ/קבצים הרצויים
6. לחצו על "קלוט קבצים" 

כאשר מסמך מזוהה כ"חשוד ככפול", יש ללחוץ על סטטוס המסמך ובחלון יפתח מסך עם 2 הפקודות החשודות ככפולות, כעת נדרש לבדוק האם אכן מדובר בכפילות:

1. בדקו את פרטי המסמך (מספר, תאריך, סכום, ספק/לקוח)
2. השוו אותו למסמך הקיים שעמו יש חשש לכפילות
3. אם מדובר באותו מסמך שהועלה פעמיים, ניתן לשלוח לארכיון את אחד המסמכים
4. אם מדובר במסמכים שונים עם מאפיינים דומים, יש לסמן במערכת שאין מדובר בכפילות ולהמשיך בטיפול

לחיצה על שורת המסמך - מובילה למסך הסיווג המפורט, שם ניתן לסווג את המסמך ולבצע את כל פעולות העריכה הנדרשות

לחיצה על תפריט הנקודות (שלוש נקודות בצד שמאל)-  פותחת תפריט פעולות נוספות שניתן לבצע על המסמך, כגון: הצגת המסמך המקורי, שינוי סטטוס, העברה ללקוח אחר, מחיקה, וכדומה

לטיפול במספר מסמכים בו-זמנית:

1. סמנו את תיבות הסימון (צ'קבוקס) בצד ימין של המסמכים הרצויים
2. לאחר בחירת המסמכים, יופיע תפריט פעולות מעל הטבלה מצד שמאל
3. בחרו בפעולה הרצויה מהתפריט (כגון: קליטה מהירה, איחוד מסמכים, העברה לארכיון, העברה לתיקיה)
4. בצעו את הפעולה על כל המסמכים שנבחרו

להתאמת העמודות המוצגות בטבלה:

1. לחצו על אייקון גלגל השיניים בפינה השמאלית העליונה של הטבלה
2. סמנו את העמודות שברצונכם להציג והסירו סימון מעמודות שאינכם מעוניינים להציג
3. לחצו על "אישור" לשמירת השינויים

מסמך שכבר טופל ונכנס לספרים או הועבר לפקודות זמניות לא יופיע יותר במסך זה (מסמכים לטיפול) 
ניתן לראות את הפקודה שנוצרה ממנו במסך "פקודות יומן קבועות" או במסך “פקודות יומן זמניות” בהתאם לדרך שבה סיווגתם 

אופציית קליטה מהירה הינה רק כאשר המערכת מזהה שהמשרד כבר סיווג בעבר מסמך דומה מאותו ספק, 

ולכן המערכת תשתמש בנתוני הספק הקודמים עם פרטי המסמך הנוכחי. 

שימו לב! קליטה מהירה הינה אופציה מתקדמת ומדלגת על שלב הבקרה שלכם בתור מנהלי החשבונות - יש להשתמש באופציה זו במשנה זהירות שלא יקלטו פקודות בדרך שלא רציתם