טיפול במסמכים נלווים
מסמכים נלווים הם חלק חשוב במערכת הפיננסית של העסק, המשלימים את המסמכים הפיננסיים הרשמיים.
מערכת פינבוט מאפשרת ניהול יעיל של מסמכים נלווים כגון הזמנות, תעודות משלוח, והצעות מחיר. תהליך זה מסביר כיצד לנהל ולטפל במסמכים נלווים באופן מקצועי ויעיל.
דגשים חשובים
- ✓ מסמכים נלווים אינם מסמכים פיננסיים רשמיים ואינם מדווחים לרשויות המס
- ✓ ניתן לקשר מסמכים נלווים למסמכים פיננסיים רשמיים (כמו חשבוניות) ליצירת רצף תיעודי שלם
- ✓ שמירה על מספור עקבי של מסמכים נלווים מסייעת בניהול ומעקב
- ✓ המערכת שומרת היסטוריה מלאה של כל המסמכים הנלווים
שלבי התהליך
1. גישה למודול המסמכים הנלווים
כדי להתחיל את התהליך, התחבר למערכת פינבוט ונווט אל לשונית "מסמכים נלווים" בתפריט ואז לבחור ב"מסמכים נלווים" או לחיצה על 3 נקודות באזור הדשבורד כפעולה מהירה.
דרכים לגישה למודול המסמכים הנלווים:
① דרך תפריט ראשי
לחץ על "הכנסות" בתפריט הראשי ואז בחר ב"מסמכים נלווים"
② דרך הדשבורד
לחץ על אייקון 3 הנקודות בדשבורד ובחר במסמך הרלוונטי מהרשימה שתוצג
2. יצירת מסמך נלווה חדש
לחץ על כפתור "יצירת מסמך חדש" בחלק העליון של המסך. בחר את סוג המסמך הנלווה שברצונך ליצור (הצעת מחיר, תעודת משלוח, הזמנה וכו'). מלא את הפרטים הנדרשים, כולל פרטי הלקוח, תאריך, פריטים או שירותים, כמויות ומחירים.
שלבי יצירת מסמך נלווה:
- לחץ על כפתור "יצירת מסמך חדש" בחלק העליון של המסך דרך הכנסות > מסמכים נלווים
- בחר את סוג המסמך הנלווה מהתפריט הנפתח (הצעת מחיר, הזמנה, תעודת משלוח)
- בחר את הלקוח מרשימת הלקוחות או צור לקוח חדש
- הזן את תאריך המסמך
- הוסף פריטים או שירותים, כולל תיאור, כמות ומחיר
- הוסף הערות או תנאים מיוחדים במידת הצורך
- לחץ על "הפקת מסמך" לשמירה וסיום
3. צפייה וניהול מסמכים נלווים קיימים
במסך המסמכים הנלווים, תוכל לראות רשימה של כל המסמכים הנלווים שנוצרו במערכת. השתמש בפילטרים בחלק העליון של המסך כדי לסנן את המסמכים לפי סוג, תאריך, לקוח או סטטוס. לחץ על מספר המסמך או על שם המסמך כדי לפתוח אותו לצפייה מלאה.
אפשרויות ניהול וסינון:
🔍 סינון מסמכים
- לפי סוג מסמך
- לפי תאריך
- לפי לקוח
- לפי סטטוס (פתוח/סגור) ועוד…
⚙️ פעולות אפשריות
- צפייה במסמך
- שליחה במייל/וואטסאפ מתוך המסמך
- הדפסה/ייצוא לPDF
- שכפול מסמך
- קישור מסמכים
- סגירת מסמך
4. המרת מסמך נלווה למסמך פיננסי
כאשר לקוח מאשר הצעת מחיר או כאשר הזמנה מוכנה לחיוב, ניתן להמיר את המסמך הנלווה למסמך פיננסי רשמי. פתח את המסמך הנלווה ולחץ על אייקון ה-+ בסרגל הפעולות בתחתית המסמך. בחר את סוג המסמך הפיננסי שברצונך ליצור (חשבונית, חשבונית מס קבלה וכו').
תהליך המרת מסמך נלווה למסמך פיננסי:
- פתח את המסמך הנלווה (הצעת מחיר, הזמנה או תעודת משלוח)
- לחץ על אייקון ה-+ בסרגל הפעולות בתחתית המסמך
- בחר את סוג המסמך הפיננסי שברצונך ליצור:
- חשבונית מס
- חשבונית מס-קבלה
- דרישת תשלום
- קבלה
- בדוק ועדכן את פרטי המסמך החדש במידת הצורך
- לחץ על "הפקת מסמך" ליצירת המסמך הפיננסי
דוגמה:
המרת הצעת מחיר שאושרה לחשבונית מס תעביר את כל פרטי ההצעה לחשבונית באופן אוטומטי, כולל פריטים, כמויות ומחירים.
5. קישור מסמכים נלווים למסמכים אחרים
ניתן לקשר מסמכים נלווים למסמכים אחרים במערכת כדי ליצור רצף תיעודי שלם. פתח את המסמך הנלווה ולחץ על אייקון השרשרת בסרגל הפעולות בתחתית המסמך. בחר את המסמך שברצונך לקשר מתוך רשימת המסמכים הקיימים.
אפשרויות קישור מסמכים:
קישור מסמך נלווה למסמך פיננסי או למסמכים נלווים אחרים , לחיצה על אייקון שרשרת ובחירת מסמך לקישור.
או הפקת מסמך מקושר מתוך מסמך נלווה
יתרונות: קישור מסמכים מאפשר מעקב אחר כל שלבי העסקה, מהצעת המחיר הראשונית ועד לתשלום הסופי, ומקל על איתור מסמכים קשורים בעתיד.
6. סיום והשלמת התהליך
לאחר שסיימת לטפל במסמך הנלווה (יצירה, קישור), המערכת תשמור את השינויים באופן אוטומטי. תוכל לחזור למסך רשימת המסמכים הנלווים כדי להמשיך לעבוד עם מסמכים אחרים.
פעולות אפשריות לאחר סיום הטיפול במסמך:
- שליחת המסמך ללקוח: באמצעות מייל, וואטסאפ או הדפסה
- סגירת מסמך: סימון מסמך כסגור כאשר הטיפול בו הסתיים
שים לב: התהליך הושלם בהצלחה כאשר המסמך הנלווה נוצר, עודכן, הומר או קושר בהתאם לצרכים העסקיים שלך, והמידע מתועד במערכת לצורך מעקב ושימוש עתידי.
קישורים לתהליכים נוספים
שאלות נפוצות
האם אפשר לבטל מסמך נלווה לאחר שכבר נשלח ללקוח?
כן, ניתן לבטל או לסגור מסמך נלווה גם לאחר שליחתו ללקוח ( תלוי בסוג ממסך נלווה) .
מה ההבדל בין ביטול מסמך נלווה לסגירתו?
ביטול מסמך נלווה משמעותו שהמסמך אינו תקף יותר ולא ניתן לבצע עליו פעולות נוספות. סגירת מסמך נלווה, לעומת זאת, מציינת שהטיפול במסמך הסתיים (למשל, הצעת מחיר שהומרה לחשבונית או הזמנה שסופקה במלואה), אך המסמך עדיין תקף ומהווה חלק מהתיעוד העסקי.
האם ניתן לשכפל מסמך נלווה קיים?
כן, ניתן לשכפל מסמך נלווה קיים כדי ליצור מסמך חדש עם אותם פרטים. פתח את המסמך המקורי ולחץ על אייקון השכפול בסרגל הפעולות. המערכת תיצור עותק של המסמך עם מספר חדש ותאריך עדכני. .
תוכן עניינים
מאמרים קשורים
-
סגירת מסמכים
המשך למאמר -
מסמכים נלווים ודרישת תשלום
המשך למאמר -
כיצד עוברים בין סוגי דוחות (רוה"ס/מאזן) במערכת
הסברים על מעבר מהיר בין דוח רווח הפסד או מאזן במערכת
המשך למאמר