שכפול מסמך
שכפול מסמכים במערכת פינבוט הוא כלי יעיל המאפשר לך ליצור עותק של מסמך קיים עם אותם פרטים ונתונים.
תכונה זו חוסכת זמן רב בעת יצירת מסמכים דומים ומקטינה את הסיכוי לטעויות בהזנת נתונים, תוך אפשרות לשנות את הלקוח.
דגשים חשובים
- ✓ שכפול מסמך מעתיק את כל הפרטים מהמסמך המקורי, כולל פריטים, מחירים והערות
- ✓ ניתן לשנות את הלקוח במסמך המשוכפל לפני הפקתו
- ✓ המסמך המשוכפל מקבל מספר מסמך חדש ותאריך נוכחי
- ✓ שכפול מסמך אינו יוצר קישור בין המסמך המקורי למסמך המשוכפל
- ✓ ניתן לשכפל כל סוג מסמך במערכת: חשבוניות, קבלות, הצעות מחיר, דרישות תשלום ועוד
שלבי ביצוע שכפול מסמכים במערכת פינבוט
1. איתור המסמך המקורי
כדי להתחיל בתהליך שכפול מסמך, עליך תחילה לאתר את המסמך המקורי שברצונך לשכפל:
- היכנס למערכת פינבוט ונווט אל "הכנסות" > "מסמכי הכנסות" או "הכנסות" > "מסמכים נלווים", בהתאם לסוג המסמך
- השתמש בפילטרים או בשדה החיפוש כדי לאתר את המסמך המקורי
- אתר את המסמך ברשימה
2. הפעלת פעולת השכפול
לאחר שאיתרת את המסמך המקורי, בצע את הפעולות הבאות:
1. לחץ על אייקון עם סימן של מסמך כפול בעמודת "פעולות" בשורת המסמך
3. עריכת המסמך המשוכפל
המערכת תפתח מסך חדש עם עותק של המסמך המקורי. כעת תוכל לערוך את הפרטים לפי הצורך:
שינוי לקוח
שנה את הלקוח (אם נדרש) על ידי לחיצה על שדה הלקוח ובחירת לקוח אחר מהרשימה
עדכון תאריך
בדוק ועדכן את תאריך המסמך (ברירת המחדל היא התאריך הנוכחי)
עדכון הערות
עדכן את ההערות או פרטים נוספים במסמך
4. הפקת המסמך המשוכפל
לאחר שערכת את כל הפרטים הנדרשים:
- בדוק שוב את כל הפרטים במסמך המשוכפל
- לחץ על כפתור "הפקת מסמך" בתחתית המסך
- המערכת תפיק את המסמך החדש ותציג אותו על המסך
חשוב: המסמך המשוכפל יקבל מספר מסמך חדש ויישמר במערכת כמסמך נפרד לחלוטין מהמסמך המקורי.
קישורים לתהליכים נוספים
שאלות נפוצות
האם שכפול מסמך יוצר קישור למסמך המקורי?
לא, שכפול מסמך יוצר מסמך חדש לחלוטין שאינו מקושר למסמך המקורי. המסמך החדש מקבל מספר מסמך חדש ומתנהג כמסמך עצמאי לכל דבר.
האם ניתן לשכפל מסמך שכבר נסגר או בוטל?
כן, ניתן לשכפל כל מסמך במערכת, גם אם הוא נסגר או בוטל. המסמך המשוכפל יהיה מסמך חדש במצב "פתוח" ללא קשר לסטטוס המסמך המקורי.
האם ניתן לשכפל מסמך ולשנות את סוג המסמך?
לא, שכפול מסמך שומר על אותו סוג מסמך. אם ברצונך ליצור מסמך מסוג אחר (למשל, חשבונית מהצעת מחיר), עליך להשתמש בפעולת "הפקת מסמך מקושר" ולא בשכפול.
האם הלקוח יכול לראות שהמסמך שוכפל ממסמך אחר?
לא, הלקוח אינו יכול לדעת שהמסמך שוכפל. המסמך המשוכפל נראה בדיוק כמו כל מסמך אחר שהופק במערכת, עם מספר מסמך ייחודי ותאריך הפקה משלו.
תוכן עניינים
מאמרים קשורים
-
סגירת מסמכים
המשך למאמר -
קישור מסמכים במערכת פינבוט: מדריך מקיף
המשך למאמר -
שינוי נתוני סינון בכרטסת
איך לבצע שינוי בסינון לתצוגת כרטסת
המשך למאמר