שימוש במסמך טיוטה
שמירת מסמכים כטיוטות במערכת פינבוט מאפשרת לך לעבוד על מסמכים באופן הדרגתי ולחזור אליהם בכל עת לפני הפקתם הסופית.
תהליך זה חוסך זמן יקר ומאפשר לך לנהל את עבודתך ביעילות, במיוחד כאשר אתה עובד על מסמכים מורכבים או כאשר אתה ממתין למידע נוסף.
דגשים חשובים
- ✓ טיוטות אינן משפיעות על נתונים פיננסיים או דוחות עד להפקתן הסופית
- ✓ המערכת שומרת את כל הטיוטות ללא הגבלת זמן, אך מומלץ לסיים את הטיפול בטיוטות ישנות
- ✓ טיוטות שאינן בשימוש יותר יש למחוק כדי לשמור על סדר במערכת
שלבי התהליך
1. יצירת טיוטת מסמך
התחל ביצירת המסמך הרצוי במערכת (חשבונית, קבלה, הצעת מחיר וכו'). הזן את הפרטים הידועים לך בשלב זה. לפני סיום התהליך, לחץ על כפתור "שמור כטיוטה".
תהליך יצירת טיוטה:
- התחל ביצירת מסמך חדש (חשבונית, קבלה, הצעת מחיר וכו')
- מלא את הפרטים הידועים לך בשלב זה (לקוח, פריטים, מחירים וכו')
- במקום ללחוץ על "הפק מסמך", לחץ על כפתור "שמור כטיוטה" בתחתית המסך
- הוסף תיאור לטיוטה (אופציונלי) כדי שתוכל לזהות אותה בקלות מאוחר יותר
2. גישה לטיוטות שמורות
כדי לגשת לטיוטות ששמרת, נווט לתפריט "הכנסות" בסרגל הניווט העליון, ואז בחר באפשרות "טיוטות מסמכים". המערכת תציג רשימה של כל הטיוטות השמורות, ממוינות לפי תאריך השמירה האחרון.
אפשרויות ניהול הטיוטות:
- סינון: ניתן לסנן את הטיוטות לפי סוג המסמך, תאריך, או לקוח
- חיפוש: השתמש בשדה החיפוש כדי לאתר טיוטה ספציפית לפי שם או תיאור
- מיון: ניתן למיין את הטיוטות לפי תאריך, סוג מסמך, לקוח או סכום
שים לב: ניתן לסנן את הטיוטות לפי סוג המסמך, תאריך, או לקוח באמצעות אפשרויות הסינון בחלק העליון של המסך וניתן לתת תיאור של הטיוטה.
3. עריכת טיוטה קיימת
בחר את הטיוטה שברצונך לערוך מרשימת הטיוטות על ידי לחיצה על שמה או על כפתור "ערוך" בשורה המתאימה. המערכת תפתח את הטיוטה עם כל הנתונים שהוזנו קודם לכן. ערוך את הפרטים הנדרשים והוסף מידע חדש לפי הצורך.
אפשרויות עריכה:
- עדכון פרטי לקוח: ניתן לשנות את הלקוח או לעדכן את פרטיו
- עדכון פריטים: הוסף, הסר או ערוך פריטים ומחירים
- עדכון תאריכים: שנה את תאריך המסמך או תאריכי תשלום
- הוספת הערות: הוסף הערות פנימיות או הערות ללקוח
- עדכון תיאור הטיוטה: שנה את תיאור הטיוטה לזיהוי קל יותר
טיפ: כאשר אתה עורך טיוטה, בדוק אם חלו שינויים במחירים או בפרטי הלקוח מאז השמירה האחרונה, ועדכן בהתאם.
4. שמירת שינויים בטיוטה
לאחר עריכת הטיוטה, באפשרותך לשמור אותה שוב כטיוטה אם עדיין חסרים פרטים, או להמשיך לשלב הפקת המסמך הסופי. לשמירה נוספת כטיוטה, לחץ על "שמור שינויים" או "עדכן טיוטה" בתחתית המסך.
אפשרויות שמירה:
- שמור שינויים: עדכון הטיוטה הקיימת עם השינויים החדשים
- שמור כטיוטה חדשה: יצירת טיוטה חדשה תוך שמירה על הטיוטה המקורית (אם קיימת אפשרות זו)
- שמור וחזור לרשימה: שמירת השינויים וחזרה לרשימת הטיוטות
- שמור והמשך לעריכה: שמירת השינויים והמשך עריכת הטיוטה
טיפ: אם ערכת שינויים משמעותיים, שקול לעדכן את שם הטיוטה או להוסיף הערה המתארת את השינויים שבוצעו.
5. הפקת מסמך מטיוטה
כאשר הטיוטה מוכנה להפקה סופית, פתח אותה ובדוק שכל הפרטים מלאים ומדויקים. לאחר מכן, לחץ על כפתור "הפק מסמך" בתחתית המסך. המערכת תבקש אישור להפקת המסמך הסופי. אשר את הפעולה, והמסמך יופק ויישמר במערכת.
תהליך הפקת המסמך הסופי:
- פתח את הטיוטה שברצונך להפיק
- בדוק שכל הפרטים מלאים ומדויקים
- לחץ על כפתור "הפק מסמך" בתחתית המסך
- אשר את הפקת המסמך בחלון האישור שיופיע
- המסמך יופק ויישמר במערכת, והטיוטה תימחק אוטומטית
שים לב: לאחר הפקת המסמך הסופי, הטיוטה תימחק אוטומטית מרשימת הטיוטות.
6. מחיקת טיוטה
אם אינך זקוק יותר לטיוטה מסוימת, באפשרותך למחוק אותה מהמערכת. ברשימת הטיוטות, אתר את הטיוטה הרצויה ולחץ על כפתור "מחק" בשורה המתאימה. המערכת תבקש אישור למחיקה. אשר את הפעולה, והטיוטה תימחק לצמיתות.
תהליך מחיקת טיוטה:
- נווט לרשימת הטיוטות
- אתר את הטיוטה שברצונך למחוק
- לחץ על כפתור "מחק" בשורה המתאימה
- אשר את המחיקה בחלון האישור שיופיע
אזהרה: מחיקת טיוטה היא פעולה בלתי הפיכה. ודא שאינך זקוק למידע שבטיוטה לפני מחיקתה.
קישורים לתהליכים נוספים
שאלות נפוצות
האם ישנה הגבלה על מספר הטיוטות שניתן לשמור?
לא, אין הגבלה על מספר הטיוטות שניתן לשמור במערכת פינבוט. עם זאת, לשמירה על סדר וארגון יעיל, מומלץ למחוק טיוטות שאינן בשימוש יותר.
האם טיוטות מתעדכנות אוטומטית כאשר נתוני הלקוח משתנים?
לא, טיוטות שומרות את הנתונים כפי שהיו בזמן השמירה. אם פרטי הלקוח השתנו במערכת, תצטרך לפתוח את הטיוטה ולעדכן את הפרטים באופן ידני.
האם ניתן להפוך מסמך קיים לטיוטה?
לא ניתן להפוך מסמך שכבר הופק לטיוטה. עם זאת, ניתן ליצור טיוטה חדשה המבוססת על מסמך קיים באמצעות פונקציית "שכפל מסמך" ואז בחירה ב"שמור כטיוטה" במקום הפקה מיידית.
תוכן עניינים
מאמרים קשורים
-
שינוי נתוני סינון בכרטסת
איך לבצע שינוי בסינון לתצוגת כרטסת
המשך למאמר -
סגירת מסמכים
המשך למאמר -
ניווט ושימוש בדף הבית (דשבורד)
סקירה של תכונות ושימושיות הדשבורד המרכזי על מנת להבין ולנווט ביעילות בפלטפורמה
המשך למאמר