היכנס למערכת פינבוט ובחר באפשרות "הגדרת העסק" ולאחר מכן לחץ על "הגדרת מסמכים". במסך שייפתח, תוכל לראות את לשונית "מסמכי הכנסות" שבה ניתן להגדיר את ההערות הכלליות למסמכים.

נווט לשדה "הערה כללית למסמכי הכנסות" והזן את ההערה שתופיע בכל מסמכי ההכנסות שלך, כולל חשבוניות, קבלות, חשבוניות מס קבלה והצעות מחיר. הערה זו תחול על כל המסמכים אלא אם כן הגדרת הערה ספציפית לסוג מסמך מסוים. ניתן גם להגדיר בשפה האנגלית.

נווט לשדה "הערה לקבלה לחשבונית דרישת תשלום (ערך משמש לפירוט בנקים)" והזן את ההערה שתופיע בחשבוניות דרישת תשלום. זהו המקום להוסיף פרטי חשבון בנק או אמצעי תשלום אחרים שברצונך להציג ללקוחות.

בחר מהתפריט הנפתח את סוג מסמך  “ דרישת תשלום” או חשבונית עסקה"  .

בחר מהתפריט הנפתח “סוג הכנסה עיקרית בעסק” , כלומר האם מדובר בהכנסה ממכירות או ממתן שירות וכו', כך ההכנסה שלכם תסווג גם בדוח רווח והפסד ובכרטסת.

בחר מהתפריט  “ ברירת מחדל מע”מ בהפקת מסמכים" האם תרצו שהמסמכים אוטומטי יהיו עם “מע”מ או פטורים ממע"מ.

בחר מהתפריט הנפתח את תבנית העיצוב שתשמש כברירת מחדל למסמכים שלך. אם הגדרת מספר תבניות עיצוב במערכת, תוכל לבחור את התבנית המועדפת עליך מהרשימה.

לאחר שהגדרת את כל ההערות הרצויות והאפשרויות הנוספות, לחץ על כפתור "עדכון" בתחתית המסך כדי לשמור את השינויים. כדי לבדוק כיצד ההערות מופיעות במסמכים בפועל, צור מסמך לדוגמה (חשבונית, קבלה וכו') ובדוק שההערות מופיעות כראוי במיקום הנכון ובפורמט הרצוי.

התהליך הושלם בהצלחה כאשר ההערות הכלליות מופיעות כראוי בכל המסמכים הרלוונטיים שאתה מפיק במערכת.