הקמת חיוב מחזורי
חיובים מחזוריים הם כלי יעיל לניהול הכנסות קבועות מלקוחות, כגון מנויים, שירותים חודשיים, או תשלומים תקופתיים אחרים.
מערכת פינבוט מאפשרת לך להגדיר חיובים מחזוריים שיופקו אוטומטית בתדירות קבועה, ללא צורך בהתערבות ידנית בכל פעם . תהליך זה מסביר כיצד להקים ולנהל חיובים מחזוריים באופן יעיל ומדויק.
דגשים חשובים
- ✓ ודא שפרטי הלקוח מעודכנים לפני הקמת החיוב המחזורי, כולל פרטי התקשרות ואמצעי תשלום
- ✓ קבע תאריך תפוגה לחיוב המחזורי אם מדובר בהסכם לתקופה מוגבלת
- ✓ בדוק את החיובים המחזוריים באופן תקופתי כדי לוודא שהם עדיין רלוונטיים
- ✓ חיבו מחזורי לא תופס מסגרת בכרטיס אשראי של הלקוח
שלבי ביצוע הקמת וניהול חיובים מחזוריים
1. גישה למודול החיובים המחזוריים
כדי להתחיל את התהליך, התחבר למערכת פינבוט ונווט אל תפריט "הכנסות" בסרגל הימני. מתוך התפריט הנפתח, בחר באפשרות "חיובים מחזוריים".
2. יצירת חיוב מחזורי חדש
במסך החיובים המחזוריים, לחץ על כפתור "הוספת חיוב מחזורי" בחלק העליון של המסך. מסך יצירת החיוב המחזורי ייפתח, ובו תוכל להגדיר את כל פרטי החיוב.
שים לב: אם אין לך עדיין חיובים מחזוריים במערכת, תראה הודעה "אין מידע להצגה בטבלה זו" ברשימת החיובים המחזוריים.
3. הגדרת פרטי החיוב המחזורי
מלא את פרטי החיוב המחזורי בטופס:
פרטי לקוח ותזמון:
- שם: בחר את הלקוח מהרשימה הנפתחת או הקלד את שמו
- סוג המסמך: בחר את סוג המסמך שיופק (חשבונית מס קבלה )
- תאריך המסמך: הגדר את תאריך ההתחלה של החיוב המחזורי
- תדירות חיוב: בחר את התדירות (חודשי, דו-חודשי, רבעוני, חצי שנתי, שנתי)
- מספר חיובים: הגדר כמה פעמים יתבצע החיוב
- חיוב אוטומטי: בחר "כן" אם ברצונך שהמערכת תפיק את החיובים באופן אוטומטי, או "לא" אם תרצה לאשר כל חיוב לפני הפקתו
המלצה: מומלץ להגביל תדירות של הפקת המסמך עד שנה.
4. הוספת פריטי החיוב
בחלק "פריטים" של הטופס, הוסף את השירותים או המוצרים שייכללו בחיוב המחזורי:
① לחץ על שורה בשם “שם פריט” להוספת פריט
② בחר את שם הפריט מהרשימה או הקלד תיאור חדש
③ הזן את הכמות והמחיר ליחידה
5. הגדרת אמצעי תשלום
בחלק "אמצעי תשלום" של הטופס, הגדר כיצד הלקוח ישלם עבור החיוב המחזורי:
- לחץ על כפתור "הוספת אמצעי תשלום"
- בחר את סוג כרטיס אשראי מהרשימה
6. הוספת פרטים נוספים (אופציונלי)
בחלק "פרטים נוספים" של הטופס, תוכל להוסיף:
תיאור מסמך
הוסף תיאור שיופיע בחשבונית
הערות שיופיעו על המסמך
הוסף הערות שיופיעו בחלק התחתון של החשבונית
הערות פנימיות
הוסף הערות לשימוש פנימי שלא יופיעו בחשבונית ללקוח
דוגמה: "חיוב חודשי עבור שירותי תמיכה טכנית לפי הסכם מיום 01/01/2025"
7. שמירת החיוב המחזורי
לאחר שמילאת את כל הפרטים הנדרשים, לחץ על כפתור "הפקת חיוב מחזורי" בתחתית הטופס. המערכת תשמור את הגדרות החיוב המחזורי ותציג הודעת אישור.
החיוב המחזורי יופיע כעת ברשימת החיובים המחזוריים, ויופק אוטומטית בהתאם לתדירות שהגדרת.
9. סיום והשלמת התהליך
לאחר הגדרת החיובים המחזוריים, המערכת תטפל בהפקת החיובים באופן אוטומטי בהתאם להגדרות שקבעת. תוכל לעקוב אחר החיובים שהופקו דרך מודול "מסמכי הכנסות".
התהליך הושלם בהצלחה כאשר:
- החיובים המחזוריים מוגדרים במערכת
- החיובים מופקים בתדירות הנדרשת
- הלקוחות מקבלים את החשבוניות
- התשלומים מתקבלים בהתאם להסכם
קישורים לתהליכים נוספים
שאלות נפוצות
האם ניתן לשנות את סכום החיוב המחזורי לאחר הגדרתו?
לא ניתן לערוך חיוב מחזורי קיים ולשנות את הסכום או כל פרט אחר. יש לבטל את החיוב מחזורי שהוקם ולהקים חדש.
האם ניתן להגדיר חיוב מחזורי עם עליית מחיר אוטומטית?
המערכת הבסיסית אינה תומכת בעליית מחיר אוטומטית בחיובים מחזוריים. עם זאת, ניתן להגדיר תזכורת לעצמך לעדכן את המחיר בתאריך מסוים, או ליצור מראש מספר חיובים מחזוריים עם תאריכי התחלה שונים ומחירים שונים.
תוכן עניינים
מאמרים קשורים
-
הפקת חיובים מחזוריים
המשך למאמר -
שליחת הכנסה בווטצאפ או במייל לאחר ההפקה
המשך למאמר -
הפקת חשבונית מס
המשך למאמר