העלת קבצי הכנסה ממערכת חיצונית
העברת נתוני הכנסות ממערכות חיצוניות למערכת פינבוט היא פעולה חיונית לעסקים המשתמשים במספר מערכות לניהול פעילותם.
תהליך זה מאפשר לך לרכז את כל נתוני ההכנסות במקום אחד, לייעל את הדיווח הפיננסי ולקבל תמונה מלאה ומדויקת של מצב העסק. המאמר מסביר כיצד להעלות הכנסות ממערכות חיצוניות למערכת פינבוט בצורה יעילה ומדויקת.
דגשים חשובים
- ✓ ודא שאין כפילויות בהעלאת הכנסות כדי למנוע רישום כפול של הכנסות
- ✓ שמור על עקביות בתדירות העלאת הנתונים (יומית, שבועית, חודשית) לפי צרכי העסק
- ✓ בדוק את הנתונים לאחר ההעלאה כדי לוודא שכל ההכנסות נקלטו כראוי
שלבי התהליך
1. גישה למודול העלאת הכנסות
כדי להתחיל את התהליך, התחבר למערכת פינבוט ונווט אל תפריט "פעולות נוספות" בסרגל הימני. מתוך התפריט הנפתח, בחר באפשרות "העלאת הכנסות ממערכת חיצונית".
צעדים לגישה למודול:
- התחבר למערכת פינבוט עם שם המשתמש והסיסמה שלך
- לחץ על תפריט "פעולות נוספות" בסרגל העליון
- בחר באפשרות "העלאת הכנסות ממערכת חיצונית" מהתפריט הנפתח
- המערכת תפתח את מסך העלאת ההכנסות
טיפ: אם אתה משתמש בתכונה זו באופן קבוע, שקול להוסיף אותה לתפריט המועדפים שלך לגישה מהירה יותר.
2. בחירת שיטת העלאה
במסך העלאת ההכנסות, תוצג בפניך אפשרות לבחור את שיטת ההעלאה המועדפת. ישנן שלוש אפשרויות עיקריות:
① הכנסה בודדת
להעלאת עסקה בודדת או מספר מצומצם של עסקאות
② דוח מרכז
להעלאת קובץ המכיל ריכוז של מספר עסקאות
③ הכנסות (PDF)
להעלאת מסמכי PDF המכילים נתוני הכנסות
שים לב: ניתן לשלוח עד 50 מגה בייט בפעימה אחת. אם הקובץ גדול יותר, חלק אותו למספר קבצים קטנים יותר.
3. העלאת הכנסה בודדת
אם בחרת באפשרות “הכנסה בודדת” - זה אומר שאתם מעלים מסמך 1 של הכנסה
טיפ: השתמש באפשרות זו כאשר יש לך מספר קטן של עסקאות להזין, או כאשר יש לך עסקה מיוחדת שדורשת תשומת לב מיוחדת.
4. העלאת דוח מרכז
אם בחרת באפשרות "דוח מרכז", תועבר למסך העלאת קובץ. לחץ על כפתור "בחר קובץ" ובחר את קובץ PDF .. לאחר בחירת הקובץ, המערכת תציג את אפשרויות המיפוי.
טיפ: יש לשים שאתם לוחצים על כפתור “ שלח הכנסות” לאחר העלת הקובץ. אי לחיצה על כפתור זו לא תבצע את הפעולה.
5. העלאת הכנסות מקובץ PDF
שליחת מספר חשבוניות בקובץ PDF אחד הכולל מספר עמודים שבכל עמוד חשבונית נפרדת.
שים לב: במידה ויש שגיאה בהעלת הקובץ יש לפנות לתמיכה טכנית לעזרה, רוב המיקרים מדובר בקובץ במשקל גדול מידי.
7. סיום והשלמת התהליך
לאחר אישור הקליטה, תוכל לצפות בהכנסות שנקלטו דרך מודול "מסמכי הכנסות" או דרך דוחות ההכנסות במערכת.
שים לב: התהליך הושלם בהצלחה כאשר כל ההכנסות מהמערכת החיצונית נקלטו במערכת פינבוט, והן מופיעות בדוחות ההכנסות ובספרי החשבונות של העסק.
קישורים לתהליכים נוספים
שאלות נפוצות
האם ניתן לבטל הכנסות לאחר העלאתן?
לא ניתן לבטל.
האם המערכת מזהה כפילויות בעת העלאת הכנסות?
כן, המערכת מנסה לזהות כפילויות אפשריות בעת העלאת הכנסות, בהתבסס על פרמטרים כמו תאריך, סכום ופרטי לקוח. אם המערכת מזהה כפילות אפשרית, היא תציג אזהרה במסך בצד של רו"ח המטפל.
האם ניתן להעלות הכנסות היסטוריות משנים קודמות?
כן, ניתן להעלות הכנסות היסטוריות ממערכות חיצוניות. שים לב שהעלאת הכנסות היסטוריות עשויה להשפיע על דוחות ומאזנים קודמים, ולכן מומלץ לבצע זאת בתיאום עם רואה החשבון של העסק.
תוכן עניינים
מאמרים קשורים
-
עבודה נכונה עם דוחות (רוה"ס ומאזן)
הסברים על עבודה נכונה עם דוח רווח הפסד או מאזן במערכת
המשך למאמר -
איך למקבל דוחות - שימוש בטאבים
פתיחת מספר דוחות במקביל בטאבים שונים במערכת פינבוט
המשך למאמר -
שליחת הכנסה בווטצאפ או במייל לאחר ההפקה
המשך למאמר