ישנן מספר דרכים להתחיל את תהליך הפקת חשבונית מס במערכת פינבוט:

אפשרות א': בדף הבית (דשבורד), לחץ על אחד הריבועים תחת "פעולות מהירות" המיועדים להפקת מסמכים.

אפשרות ב': בדף הבית, לחץ על שלוש הנקודות (⋮) כדי לפתוח את תפריט האפשרויות, ובחר באפשרות "מסמכי הכנסות".
 

אפשרות ג': נווט אל "הכנסות" > "מסמכי הכנסות" בתפריט הראשי, ולאחר מכן לחץ על "יצירת מסמך חדש" ובחר "חשבונית מס".
 

לאחר בחירת סוג המסמך "חשבונית מס", תועבר למסך הפקת המסמך. כאן עליך להגדיר את הפרטים הבסיסיים:

בחר את הלקוח עבורו מופקת החשבונית:

1. בחר לקוח מרשימת הלקוחות הקיימים על ידי הקלדת שמו בשדה "פרטי לקוח"
2. לחלופין, הוסף לקוח חדש על ידי הקלדת שמו ומילוי פרטיו
3. במידת הצורך, הוסף תיאור כללי למסמך בשדה "תיאור המסמך" (לא חובה)
4. במידה ולאותו לקוח יהיו קבלות או מסמכים אחרים על סטטוס "פתוח" המערכת תציג לך את המסמכים שניתן לקשר לאותו לקוח, ניתן לקשר מסמך חדש לכמה מסמכים פתוחים במידה והם מאותו סוג מסמך והגדרת מע"מ

הוסף את הפריטים או השירותים שסופקו ללקוח:

1. לחץ על כפתור "פריטים" להוספת פריט
2. מלא את הפרטים הבאים:

1. לחץ על "אישור" לשמירת הפריט

ניתן להוסיף מספר פריטים לחשבונית אחת. המערכת תחשב אוטומטית את הסכום הכולל, כולל מע"מ.

במידת הצורך, הוסף פרטים נוספים לחשבונית:

פרטים נוספים

הוסף הערות שיופיעו על גבי החשבונית
 

תוכן לצירוף במייל ללקוח

הוסף תוכן שיופיע בגוף המייל שיישלח ללקוח

 

כותרת מייל

הגדר את כותרת המייל שיישלח ללקוח

 

הגדר את אפשרויות השליחה:

• החשבונית תישלח אוטומטית לכתובת המייל המוזנת בפרטי הלקוח
• ניתן להוסיף כתובות מייל נוספות (מופרדות בפסיק)
• סמן את האפשרות "שלחו גם אליי למייל את מסמך המקור" אם ברצונך לקבל העתק

לפני הפקת החשבונית הסופית, תוכל ללחוץ על "הצגת טיוטה" כדי לראות כיצד תיראה החשבונית. לאחר שבדקת שהכל תקין, לחץ על "הפקת מסמך" כדי להפיק את החשבונית הסופית.

לאחר הפקת החשבונית, תקבל אישור והמערכת תציג אפשרויות נוספות:

החשבונית שהופקה תישמר אוטומטית במערכת תחת "מסמכי הכנסות" לצורך מעקב ותיעוד.

חשבונית מס היא מסמך המתעד עסקה ומשמש לצורכי מס, אך אינו מאשר קבלת תשלום. לעומת זאת, חשבונית מס/קבלה משלבת חשבונית מס וקבלה במסמך אחד, ומתאימה כאשר התשלום מתקבל בעת הפקת החשבונית.

לביטול או תיקון חשבונית שכבר הופקה, עליך להפיק מסמך מבטל או מתקן. נווט אל "מסמכי הכנסות", אתר את החשבונית הרלוונטית, לחץ על שלוש הנקודות בצד ימין ובחר "הפקת זיכוי" או יש להיכנס לתוך החשבונית מס ובמסמכים מקושרים להפיק חשבונית זיכוי.

כן, ניתן להפיק חשבוניות במטבעות שונים. בשלב ההגדרות הבסיסיות, בחר את המטבע הרצוי מהרשימה הנפתחת. המערכת תציג את הסכומים במטבע שנבחר ותוסיף הערה מתאימה לגבי שער ההמרה.

כן, ניתן להגדיר תבניות לחשבוניות שחוזרות על עצמן. נווט אל "הגדרות העסק" > "הגדרת מסמכים", ובחר "תבנית מהרשימה" והגדר את פרטי התבנית.

אם אתה צריך להפיק חשבונית עם פטור ממע"מ, בחר באפשרות "פטור ממע"מ" בשלב הגדרת פרטי המסמך הבסיסיים. המערכת תוסיף אוטומטית הערה מתאימה לחשבונית המציינת את הסיבה לפטור ממע"מ בהתאם להגדרות העסק שלך.

אם הלקוח לא קיבל את החשבונית במייל, ניתן לשלוח אותה שוב. נווט אל "מסמכי הכנסות", אתר את החשבונית הרלוונטית, לחץ עליה כדי לפתוח אותה, ובחר באפשרות "שליחה במייל". ודא שכתובת המייל של הלקוח מוזנת נכון, ובמידת הצורך, הוסף כתובת מייל חלופית.

כן, ניתן להפיק חשבונית מס עבור עסקה שבוצעה בעבר, אך יש לשים לב למספר נקודות חשובות:

• בעת הפקת החשבונית, סמן את האפשרות "הפקת מסמך לתאריך מוקדם יותר"
• בחר את התאריך המתאים לעסקה
• שים לב שהפקת חשבוניות לתאריכים מוקדמים עלולה להשפיע על הדיווחים למס הכנסה ומע"מ
• מומלץ להתייעץ עם רואה החשבון לפני הפקת חשבוניות לתאריכים מוקדמים

אם הופקה חשבונית עם טעות בסכום, יש לבצע את הפעולות הבאות:

1. יש להפיק חשבונית זיכוי עבור החשבונית המקורית השגויה. ניתן לעשות זאת על ידי כניסה לחשבונית המקורית ובחירה באפשרות "הפקת זיכוי"
2. לאחר מכן, יש להפיק חשבונית חדשה עם הסכום הנכון
3. חשוב לשמור את כל המסמכים (החשבונית המקורית, חשבונית הזיכוי והחשבונית החדשה) לצורכי תיעוד ומעקב

כן, ניתן להפיק חשבונית מס מרוכזת ללקוח עבור מספר עסקאות או שירותים שסופקו במהלך תקופה מסוימת. לשם כך:

1. בעת הפקת החשבונית, הוסף את כל הפריטים או השירותים שברצונך לכלול בחשבונית המרוכזת
2. בשדה "תיאור המסמך" או "פרטים נוספים", ציין שמדובר בחשבונית מרוכזת ואת התקופה הרלוונטית
3. במידת הצורך, ניתן לצרף פירוט נוסף של העסקאות או השירותים שכלולים בחשבונית

שים לב: הפקת חשבוניות מרוכזות צריכה להיות בהתאם לדרישות החוק ולהנחיות רשות המיסים.