סיווג מסמכים
מדריך מקיף לסיווג מסמכים במערכת, כולל הגדרת קטגוריות, יצירת מבנה היררכי, סיווג מסמכים קיימים וחיפוש לפי סיווג.
סיווג מסמכים במערכת מאפשר ארגון יעיל של המידע העסקי שלך.
באמצעות סיווג נכון של מסמכים תוכלו לשפר את יכולת החיפוש, המעקב והניהול של המידע הארגוני, ולהבטיח שכל המסמכים מאורגנים בצורה לוגית ונגישה.
דגשים חשובים
- ✓ סיווג מסמכים מאפשר ארגון היררכי של המידע העסקי
- ✓ ניתן להגדיר קטגוריות ותתי-קטגוריות לפי צרכי הארגון
- ✓ סיווג נכון משפר משמעותית את יכולת החיפוש והאחזור של מסמכים
שלבי ביצוע סיווג מסמכים
הגדרת מבנה הסיווג
תכנון מקדים
לפני הגדרת הסיווגים במערכת, מומלץ לתכנן את מבנה הקטגוריות בהתאם לצרכי הארגון ולסוגי המסמכים השונים.
שיקולים מרכזיים
- מבנה ארגוני
- סוגי מסמכים
- תהליכים עסקיים
- דרישות רגולטוריות
כניסה למערכת הניהול ובחירה באפשרות "הגדרות מערכת" > "סיווג מסמכים". במסך זה תוכלו להגדיר את מבנה הסיווג ההיררכי של המסמכים בארגון.
טיפ מקצועי
מומלץ להגדיר מראש את כל רמות הסיווג הנדרשות, כולל קטגוריות ראשיות ותתי-קטגוריות, כדי ליצור מבנה עקבי ואחיד.
יצירת קטגוריות ראשיות
שלב 1: פתיחת מסך הגדרות סיווג
לחצו על כפתור "הוספת קטגוריה ראשית" בחלק העליון של המסך.
שלב 2: הזנת פרטי הקטגוריה
הזינו את שם הקטגוריה הראשית ותיאור קצר (אופציונלי) שיעזור למשתמשים להבין את סוג המסמכים שיש לסווג תחת קטגוריה זו.
שלב 3: הגדרת הרשאות
בחרו אילו קבוצות משתמשים יוכלו לצפות ולערוך מסמכים בקטגוריה זו.
דוגמאות לקטגוריות ראשיות נפוצות
כספים
משאבי אנוש
שיווק
תפעול
יצירת תתי-קטגוריות
תהליך יצירת תת-קטגוריה
- בחרו את הקטגוריה הראשית הרלוונטית
- לחצו על כפתור "הוסף תת-קטגוריה"
- הזינו שם ותיאור לתת-הקטגוריה
- הגדירו הרשאות ספציפיות (אופציונלי)
- לחצו על "שמור"
דוגמה למבנה היררכי
-
כספים
- חשבוניות
- קבלות
- דוחות כספיים
-
משאבי אנוש
- קורות חיים
- חוזי העסקה
- הערכות עובדים
סיווג מסמכים קיימים
סיווג מסמך בודד
- פתחו את המסמך הרצוי
- לחצו על כפתור "עריכת מאפיינים"
- בחרו את הקטגוריה המתאימה מהרשימה הנפתחת
- לחצו על "שמור"
סיווג מרובה מסמכים
- במסך רשימת המסמכים, סמנו את המסמכים הרצויים
- לחצו על "פעולות מרובות" בתפריט העליון
- בחרו באפשרות "שינוי סיווג"
- בחרו את הקטגוריה המתאימה
- אשרו את הפעולה
שימו לב
שינוי סיווג של מסמך עשוי להשפיע על הרשאות הגישה אליו. ודאו שהמשתמשים הרלוונטיים יוכלו לגשת למסמך גם לאחר שינוי הסיווג.
חיפוש מסמכים לפי סיווג
לביצוע חיפוש לפי סיווג:
- לחצו על כפתור "חיפוש מתקדם" בחלק העליון של המסך
- בחרו באפשרות "סיווג" מרשימת שדות החיפוש
- בחרו את הקטגוריה או תת-הקטגוריה הרצויה
- לחצו על "חפש" לקבלת רשימת המסמכים המסווגים תחת הקטגוריה שבחרתם
טיפ לחיפוש יעיל
ניתן לשלב את החיפוש לפי סיווג עם פרמטרים נוספים כגון תאריך יצירה, סוג מסמך או מילות מפתח, כדי לצמצם את תוצאות החיפוש ולמצוא במהירות את המסמך הרצוי.
קישורים לתהליכים נוספים
שאלות נפוצות
האם ניתן לשנות את מבנה הסיווג לאחר שכבר הוגדר?
כן, ניתן לשנות את מבנה הסיווג בכל עת. המערכת מאפשרת להוסיף, לערוך או למחוק קטגוריות וכן לשנות את המבנה ההיררכי. עם זאת, יש לשים לב שכאשר משנים או מוחקים קטגוריה, יש להחליט מה לעשות עם המסמכים המסווגים תחתיה - האם להעביר אותם לקטגוריה אחרת או להשאיר אותם ללא סיווג.
האם מסמך יכול להיות מסווג תחת מספר קטגוריות במקביל?
בגרסה הנוכחית של המערכת, מסמך יכול להיות מסווג תחת קטגוריה אחת בלבד בכל רגע נתון. עם זאת, ניתן להשתמש בתגיות (tags) כדי לסמן מסמך במספר נושאים או תחומים במקביל, מה שמאפשר גמישות נוספת בארגון וחיפוש המסמכים.
האם ניתן להגדיר סיווג אוטומטי למסמכים חדשים?
כן, המערכת מאפשרת להגדיר כללים לסיווג אוטומטי של מסמכים חדשים על בסיס מאפיינים שונים כגון סוג המסמך, מקור המסמך, תוכן המסמך או מילות מפתח. ניתן להגדיר את הכללים הללו במסך "הגדרות מתקדמות" > "כללי סיווג אוטומטי". בנוסף, המערכת כוללת יכולות למידת מכונה שיכולות להציע סיווג מתאים על בסיס דפוסים קודמים.
מה ההבדל בין סיווג לתיוג (tagging)?
סיווג מתייחס למבנה היררכי מוגדר מראש שבו כל מסמך שייך לקטגוריה אחת ספציפית במבנה העץ. לעומת זאת, תיוג (tagging) מאפשר להוסיף מספר תגיות חופשיות למסמך, ללא מבנה היררכי מוגדר. השילוב של שניהם מאפשר גמישות מרבית - הסיווג מספק מבנה ארגוני ברור, בעוד שהתגיות מאפשרות חיפוש וסינון גמיש יותר לפי נושאים שונים.
מאמרים קשורים
-
ניהול כרטסת במערכת פינבוט
מדריך מקיף לניהול כרטסת במערכת פינבוט, כולל יצירת כרטיסים חדשים, סינון וחיפוש, צפייה בפרטים, עריכת נתונים והוספת פקודות יומן.
המשך למאמר -
איפוס סיסמה למנהל
מדריך מפורט לאיפוס סיסמה למנהל במערכת פינבוט - תהליך פשוט ומהיר לשחזור גישה למערכת
המשך למאמר -
אונבורדינג - פרטי משרד
מדריך להגדרת פרטי המשרד במערכת פינבוט כחלק מתהליך האונבורדינג
המשך למאמר -
עריכת כרטיס חשבון
מדריך מקיף לעריכת כרטיסי חשבון במערכת פינבוט, כולל הסבר על אפשרויות העריכה השונות, סינון פעולות והוספת פעולות ידניות.
המשך למאמר