התחל את התהליך על ידי כניסה למערכת פינבוט ובחירת הלקוח הרלוונטי. לאחר מכן, נווט אל "הגדרות העסק" ובחר סעיפים חשבונאיים או קודי מיון בתפריט הראשי. זהו האזור שבו מבוצעות כל ההגדרות סעיפים חשבונאיים וקודי מיון עבור הלקוח הספציפי.

כעת, לחץ על כפתור "הוסף קוד מיון חדש" כדי לפתוח את טופס יצירת קוד המיון. מלא את הפרטים הבאים: 
- מספר קוד מיון (מזהה ייחודי) 
- שם קוד המיון (תיאור ברור של מטרת הקוד) 
- בחר את הסעיף החשבונאי המתאים מהרשימה הנפתחת 

לאחר מילוי כל הפרטים, לחץ על כדי ליצור את קוד המיון החדש.

אם במהלך הקמת קוד המיון מתברר שחסר סעיף חשבונאי ספציפי שאליו יש לשייך את הקוד, ניתן להקים סעיף חשבונאי חדש. לחץ על האפשרות "סעיפים חשבונאיים" בחלק העליון של מסך קודי המיון, ולאחר מכן לחץ על "הוסף סעיף חשבונאי חדש". 

מלא את פרטי הסעיף החשבונאי החדש: 
- מספר הסעיף 
- שם הסעיף 
- סוג הסעיף (הכנסה/הוצאה/נכס/התחייבות/הון) 
- סעיף אב (במידה ורלוונטי) 

לחץ על כדי ליצור את הסעיף החשבונאי החדש.

לאחר הקמת קוד המיון (והסעיף החשבונאי במידת הצורך), חזור למסך קודי המיון כדי לוודא שהקוד החדש נוצר בהצלחה ומופיע ברשימה. בדוק שהפרטים נכונים ושהקוד משויך לסעיף החשבונאי המתאים.

לאחר שווידאת שקוד המיון הוקם כראוי, ניתן להתחיל להשתמש בו בפעולות החשבונאיות השוטפות של הלקוח. בעת הזנת פקודות יומן או רישום הוצאות והכנסות, הקוד החדש יופיע ברשימת קודי המיון הזמינים לבחירה וניתן לשייך אליו כרטיסי חשבון.

ניתן להקים סעיף חשבונאי חדש על ידי כניסה לחלק "סעיפים חשבונאיים" לחץ על "הוסף סעיף חשבונאי חדש", מלא את הפרטים הנדרשים (מספר, שם, סוג וסעיף אב במידת הצורך) ולחץ על "שמור".

כן, אך יש להבחין בין שני מצבים: (1) קודי מיון כלליים זמינים אוטומטית לכלל הלקוחות במערכת. (2) אם ברצונך להשתמש באותו קוד מיון ספציפי עבור מספר לקוחות, עליך להקים אותו בנפרד עבור כל לקוח. לחלופין, ניתן לפנות למנהל המערכת כדי להפוך קוד מיון ספציפי לקוד מיון כללי.

קוד מיון כללי משמש את כלל הלקוחות במערכת ומתאים לסיווגים סטנדרטיים (כמו "הוצאות משרדיות" או "הכנסות ממכירות"). קוד מיון ספציפי ללקוח מותאם לצרכים הייחודיים של לקוח מסוים (כמו "הוצאות פרויקט X" או "הכנסות מלקוח Y") ונגיש רק בחשבון של אותו לקוח. כמו כן קודי מיון כללים ניתן לערוך דרך אינדקסים ורשימות במודול אזור אישי.

כן, ניתן לשנות את השיוך של קוד מיון לסעיף חשבונאי אחר על ידי עריכת קוד המיון (לחיצה על סמל העיפרון ליד הקוד ברשימה) ובחירת סעיף חשבונאי אחר מהרשימה הנפתחת. עם זאת, יש לשים לב שהשינוי עלול להשפיע על דוחות היסטוריים ועל הניתוח החשבונאי.

לא מומלץ למחוק קוד מיון שכבר נעשה בו שימוש בפקודות יומן או בתנועות פיננסיות אחרות, שכן הדבר עלול לפגוע בשלמות הנתונים ובדוחות ההיסטוריים. כמו כן לא ניתן למחוק אם משויכיים אליו כרטיסי חשבון, נדרש להעביר את כרטיסי החשבון המקושרים קודם.